Frais de déplacement minimum c. Deux questions difficiles lors de l'organisation d'un voyage d'affaires : calcul du salaire moyen, indemnités journalières pour les déplacements professionnels dans les pays de la CEI

Les responsabilités des personnes travaillant dans une entreprise dépendent de leur profession et de la portée de l'organisation. Mais dans toute production, il existe des problèmes qui ne peuvent être résolus sur un lieu de travail permanent. Pour résoudre de tels problèmes, les managers organisent des voyages d'affaires, qui sont des voyages dont l'orientation et les objectifs sont décidés par l'employeur. Seuls les salariés officiellement inscrits auprès de l'entreprise peuvent être envoyés. La relation entre le voyageur et le gestionnaire doit être réglée par un contrat de travail destiné à protéger les intérêts du travailleur.

Si ces deux conditions ne sont pas remplies, alors les dépenses effectuées par le salarié lors du déplacement ne pourront plus être compensées par l'entreprise, puisqu'elles n'auront pas le statut de frais de déplacement.

Pour couvrir les dépenses monétaires qui surviendront pendant le voyage, l'employé bénéficie de frais de déplacement et d'une indemnité journalière.

L'indemnité journalière est paiements destinés à couvrir les dommages causés au domicile d'un salarié "pas à la maison". Indemnité journalière en 2017 est resté le même que par le passé : 700 roubles pour les voyages d'affaires en Russie et 2 500 roubles si l'employé part à l'étranger.

Les frais de déplacement, à leur tour, comprennent des éléments tels que le logement locatif, les déplacements, les frais de visa, etc. Les frais de déplacement et les indemnités journalières ne sont pas le même concept. Pour le premier, le salarié sera tenu de se déclarer, mais pour le second, il n'aura rien à confirmer.

La procédure de calcul des indemnités journalières en 2017

Les indemnités journalières sont constituées pour chaque jour passé en déplacement professionnel par un salarié. Les week-ends sont également pris en compte et, en plus, sont payés double. Les jours passés sur la route sont inclus, quel que soit leur nombre et les arrêts imprévus. Le montant est déterminé par le chef d'entreprise ; c'est son droit et sa responsabilité. Le montant du paiement dépend de la destination exacte de l'employé, c'est-à-dire de la destination.

Organiser des voyages d'affaires en 2017 commence par la signature par le chef d'entreprise d'un arrêté désignant un salarié au déplacement professionnel et se termine par le rapport complet des frais de ce dernier espèces qui lui ont été délivrés à titre d'indemnités de déplacement (rapports préalables).

Indemnité journalière en 2017 : déplacement professionnel en Russie et à l'étranger.

Le montant de l'indemnité journalière en 2017 est régi par le Code du travail de la Fédération de Russie. La procédure de traitement des déplacements professionnels en 2017 est également réglementée par le code du travail.

S'il est envoyé à l'étranger, les paiements s'élèveront à 2 500 roubles. Chaque jour, lors de son départ sur le territoire de la Fédération de Russie, l'employé recevra 700 roubles. Ce sont les chiffres prescrits par la loi. L'employeur peut les réduire ou les augmenter à sa discrétion et en lien avec la situation financière de l'organisation. Le montant des versements journaliers doit être réglementé par un document spécifique.

L'essentiel est que si les montants deviennent supérieurs à ceux présentés, alors l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières sera évalué en fonction de la différence. Ainsi, dans certaines entreprises, afin d'éviter des calculs inutiles, les normes requises par la loi sont maintenues. Le montant de l'indemnité journalière n'a pas changé en 2017 en raison de l'inflation.

Il existe également des voyages d'affaires d'une journée. Durée minimale de voyage en 2017, au moins en Russie, elle n'est pas payée ; pour les déplacements transfrontaliers, 50 % du montant de l'indemnité journalière correspondante est déduit. Là encore, le gestionnaire peut affecter certaines sommes au paiement de ces courts déplacements professionnels ; l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières impose également la différence.

Outre les deux types de voyages d'affaires décrits ci-dessus, il existe également des voyages d'affaires dans les pays de la CEI. Ils se trouvent dans une position distincte du fait que l'entrée sur le territoire de ces États n'est pas soumise à l'obligation de visa.

Les déductions des indemnités journalières et des frais de déplacement doivent être reflétées dans le reporting de l’entreprise. Un peu plus tôt, il était prévu d'arrêter ces paiements, mais comme on l'a appris, ils ne disparaîtront pas en 2017. Cette circonstance a grandement plu à ceux qui voyagent souvent en voyage d'affaires.

À propos, ces gens chez qui contrats de travail il est précisé que les déplacements font partie de leurs obligations professionnelles ; ils n'ont pas droit aux indemnités dues aux travailleurs détachés, puisque leurs déplacements n'entrent pas dans cette catégorie. Ils exercent simplement leurs fonctions directes.

Rapport préalable sur les indemnités journalières dépensées

Les frais de déplacement sont soumis à déclaration. Dans les 3 jours suivant son retour d'un déplacement professionnel, le salarié doit fournir tous les documents déclaratifs concernant le déplacement, l'hébergement et parfois aussi la nourriture. En cas de voyages à l'étranger, le paiement des appels téléphoniques et Internet pourra être compensé. Mais sans fournir la documentation nécessaire, il y aura peu de chances que cela se produise. De tels documents sont appelés rapports préalables.

Exemple de remplissage d'un rapport préalable pour un voyage d'affaires :

Nécessité actions similaires s’explique par l’obligation de prendre en compte ces postes de dépenses dans états financiers. Et, comme vous le savez, il est strictement interdit d'y joindre des rapports préalables sans confirmation appropriée.

Indemnités journalières en 2017 ne nécessitent aucune explication. L'enregistrement des voyages d'affaires en 2017 ne s'exprime pas seulement par la fourniture de rapports préalables ; un autre document obligatoire est devenu ce qu'on appelle le mémo, dans lequel sont renseignées les données nécessaires sur les objectifs et la destination.

Cette liste, avant l'apparition de certains arrêtés officiels, était nettement plus longue, comprenant plusieurs types de magazines, un billet de voyage d'affaires, etc.

Indemnités journalières en 2017 sont une condition préalable à l'envoi d'un salarié en déplacement professionnel.

Depuis cette année, des modifications de la procédure de taxation des indemnités journalières sont entrées en vigueur. Les changements et les dernières nouvelles concernant les indemnités journalières en 2017, le montant des frais de déplacement, les nuances de la retenue à la source de l'impôt sur le revenu et le calcul des cotisations qui en découlent - c'est dans l'article.

Indemnité journalière en 2017 : évolutions, dernières actualités

Les déplacements professionnels font partie intégrante des activités de l'entreprise. Les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires sont régies par la législation du travail (article 167 du Code du travail de la Fédération de Russie). Il garantit que le salarié conserve son salaire moyen pendant la durée de son déplacement professionnel et l'indemnisation des dépenses de cette période.

En plus de l'indemnisation des frais d'hébergement et de déplacement pour chaque jour de déplacement professionnel, le salarié a droit à une indemnité journalière calculée pour couvrir les dépenses lors d'un déplacement professionnel.

La législation ne limite pas le montant des versements sous forme d'indemnités journalières aux salariés. L'entreprise, conformément au règlement intérieur et aux spécificités des déplacements professionnels, peut fixer une norme à sa discrétion, fixant les montants dans la réglementation des déplacements professionnels en 2017 et les politiques comptables.

Cependant, depuis le 1er janvier 2017, l'article 422 du Code des impôts de la Fédération de Russie a été complété par le paragraphe 2, d'où il résulte que les indemnités journalières sont désormais exonérées des cotisations d'assurance du même montant que lors du calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Cette modification de l'indemnité journalière en 2017 a été introduite par la loi fédérale du 3 juillet 2016 n° 243-FZ.

Désormais, une norme a été établie selon laquelle les indemnités journalières ne sont pas soumises aux cotisations d'assurance :

• 700 roubles - pour les voyages d'affaires au sein de la Fédération de Russie ;
• 2 500 roubles - en dehors de la Fédération de Russie.

Auparavant, les indemnités journalières étaient exonérées de cotisations pour tout montant fixé par l'entreprise dans son règlement. Il y aura désormais des paiements supplémentaires : les frais de déplacement des organisations en 2017 augmenteront en raison de la nécessité de facturer des primes d'assurance pour les montants excédentaires.

Indemnité journalière en 2017 : frais de déplacement

Les indemnités journalières sont les dépenses d'un employé liées à l'exercice de ses fonctions officielles. Et l'entreprise a le droit de décider elle-même du montant à payer aux employés par jour de déplacement professionnel. Seul le montant de l'indemnité journalière pour les déplacements professionnels en 2017 doit être constaté dans un document interne. Par exemple, dans la réglementation sur les voyages d'affaires.

Notons encore une fois qu'il n'y a pas de restrictions dans la législation sur le montant de l'indemnité journalière et leur révision, par exemple dans des moments différents année. Si les salariés effectuent souvent des déplacements professionnels à travers le pays et à l'étranger et que le coût de l'hébergement et de la nourriture varie selon la saison, vous pouvez réviser le montant de l'indemnité journalière en émettant un arrêté séparé.

Il existe des montants maximaux d'indemnité journalière qui ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux cotisations d'assurance (paragraphe 12, paragraphe 3, article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie) :

• indemnité journalière en Russie (2017) - 700 roubles.
• indemnité journalière lors d'un voyage à l'étranger - 2 500 roubles.

Si, par exemple, une entreprise fixe en Russie une indemnité journalière d'un montant de 1 200 roubles, à partir de 500 roubles, elle devra être retenue et transférée des impôts et des cotisations. Lisez la suite pour plus de détails.

Paiement des indemnités journalières en 2017

Le service comptable émet les indemnités journalières à partir de la caisse ou les transfère sur le compte bancaire du salarié la veille du début du déplacement professionnel. L'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières dépassant la norme en 2017 n'est pas retenu le jour du paiement ; l'impôt peut être retenu lors du paiement des salaires du mois, lorsque le rapport préalable a déjà été approuvé.

Le paiement final des indemnités journalières et autres frais de voyage doit être effectué dans les trois jours suivant la fin du voyage.

Les indemnités journalières ne sont pas versées aux salariés dont le travail est effectué sur la route (en dehors du bureau) et est associé au caractère itinérant du travail (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie), puisque cette activité n'est pas reconnue comme un voyage d'affaires.

La base de paiement de l'indemnité journalière en 2017 est un ordre d'envoi d'un salarié en déplacement professionnel (T-9 ou son propre bon de commande). Les indemnités journalières sont délivrées en fonction du nombre de jours de voyage.

Indemnités journalières en 2017 : attestation comptable

Indemnités journalières au-delà de la norme : la fiscalité en 2017

Impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières dépassant la norme

Indemnité journalière en roubles

Indemnité journalière en devises

Les montants d'indemnité journalière supérieurs à 700 roubles par jour sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (clause 3 de l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie, lettres du Service fédéral des impôts du 15 mars 2016 n° OA-4-17/4241 @, Ministère des Finances du 21 janvier 2016 n° 03-04-06/2002 ). L'impôt doit être calculé le dernier jour du mois au cours duquel le gestionnaire a approuvé le rapport préalable (paragraphe 6, clause 1, article 223 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Et retenir - sur le prochain paiement en espèces. Par exemple, du salaire.

Une indemnité journalière d'un montant de 2 500 roubles pour chaque jour de voyage d'affaires à l'étranger est exonérée de l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Les impôts doivent être retenus sur les paiements dépassant la limite. Le montant de l'indemnité journalière pour le calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques ne doit être déterminé qu'une seule fois - à la date d'émission de l'argent, si l'indemnité journalière est exprimée en devise étrangère et que l'entreprise l'émet en roubles. Il n'est pas nécessaire de recalculer les indemnités journalières au taux de la Banque Centrale du dernier jour du mois (lettre du Ministère des Finances du 02/09/2016 n°03-04-06/6531). La date de réception des revenus sous forme d'indemnité journalière est considérée comme le dernier jour du mois au cours duquel l'entreprise a approuvé le rapport préalable (paragraphe 6, clause 1, article 223 du Code des impôts de la Fédération de Russie). En fonction du taux de change de cette date, il est nécessaire de recalculer les indemnités journalières émises en devises. Si les dépenses quotidiennes pour les voyages à l'étranger dépassent la limite, la différence est alors soumise à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (clause 3 de l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Comment déterminer les revenus si, dans la réglementation des voyages d'affaires, l'entreprise a enregistré le montant de l'indemnité journalière en devises étrangères, mais émet de l'argent en roubles ? Est-il nécessaire de recalculer les indemnités journalières au taux de la Banque centrale de la Fédération de Russie le dernier jour du mois ? Dans sa lettre, le ministère des Finances a conclu qu'il n'était pas nécessaire de recalculer quoi que ce soit. L'employé a initialement reçu de l'argent en roubles, et c'est à partir de ce montant que l'entreprise déterminera si l'employé a un revenu imposable.

Exemple 1

L'employé a été envoyé en voyage d'affaires du 6 au 10 février 2017 à Ivanovo. La réglementation sur les voyages d'affaires établit une indemnité journalière de 1 700 roubles. pour les voyages en Russie. Nombre de jours de voyage d'affaires - 5. Montant des indemnités de déplacement - 8 500 roubles. (1700 x 5).

Le montant non soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques est de 3 500 roubles. (700x5).

Le montant dépassant la norme à partir de laquelle les cotisations et l'impôt sur le revenu des personnes physiques doivent être calculés est de 5 000 roubles. (8 500 - 3 500). Le montant des cotisations à payer (22% de fonds de pension et 8% d'assurance médicale) - 1 500 roubles. (5 000 x 30 %). Le montant de l'impôt sur le revenu des personnes physiques qui doit être retenu sur l'employé lors de la prochaine paie est de 650 roubles. (5 000 x 13 %).

Exemple 2

L'employé était en voyage d'affaires à l'étranger pendant 9 jours, du 11 au 19 février. Indemnité journalière pendant 8 jours - 50 euros par jour, pour le jour du retour en Russie - 700 roubles.

Le 10 février, l'entreprise a émis toutes les indemnités journalières en roubles. Le montant a été déterminé au taux de change de la Banque centrale à la date d'émission de la monnaie - le dernier jour du mois (63,2252 roubles pour 1 euro). Indemnité journalière - 25 290,08 RUB. (50 euros × 63,2252 roubles × 8 jours). Montant dépassé - 5 290,08 RUB. (25 290,08 RUB – 2 500 RUB × 8 jours).

Il n'est pas nécessaire de recalculer ce revenu à un autre taux. L'impôt sur le revenu des employés est retenu - 687,71 roubles. (5 290,08 RUB × 13 %).

Indemnités journalières en 2017 en charge d'impôt sur le revenu

L'employeur doit rembourser au salarié détaché les frais de déplacement, de logement locatif, les indemnités journalières et autres dépenses (article 168 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Toutes ces dépenses, y compris les indemnités journalières, sont prises en compte sur la base du rapport préalable approuvé (lettre du ministère des Finances de la Russie du 11 décembre 2015 n° 03-03-06/2/72711).

Déduisez l'indemnité journalière en dépenses du même montant que celui pour lequel vous l'avez versée à l'employé. Si l'entreprise a émis de l'argent avant le voyage, les dépenses exprimées en devises sont déterminées au taux de la Banque centrale de la Fédération de Russie à la date d'émission de l'avance (clause 10 de l'article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie) . Il n'est pas nécessaire de recalculer l'indemnité journalière au taux de change de la Banque Centrale à la date d'approbation du rapport préalable.

Primes d'assurance sur les indemnités journalières supérieures à la norme

Depuis le 1er janvier 2017, les indemnités journalières dépassant la limite sont soumises non seulement à l'impôt sur le revenu des personnes physiques, mais également aux cotisations d'assurance (clause 2 de l'article 422 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Ce changement ne s'applique pas aux cotisations pour accidents - aucune modification n'a été apportée à la loi sur l'assurance-accidents (clause 2 de l'article 20.2 Loi fédérale du 24 juillet 1998 n° 125-FZ tel que modifié. du 01/01/17).

Par exemple, si l'indemnité journalière est de 1 750 roubles, la différence de 1 050 roubles (1 750 - 700) doit être facturée. primes d'assuranceà la Caisse de pension (22%), cotisations médicales (8%), retenue d'impôt sur le revenu des personnes physiques 13% sur le salarié 136 roubles (1050 x 13%). Et il n’est pas nécessaire de payer des cotisations en cas de blessures. Cependant, dans cette situation, il existe une différence entre l’assiette des primes d’assurance et le taux de blessures.

Si une entreprise cherche à égaliser les bases de calcul des cotisations et à éviter les différences comptables, il convient de fixer des limites de 700 roubles en Russie et de 2 500 pour les voyages d'affaires à l'étranger, réglementées par le Code des impôts de la Fédération de Russie.

Indemnités journalières pour les déplacements professionnels d'une journée en 2017

Pour un voyage d'une journée, le salarié n'a pas droit à l'indemnité journalière (article 11 du Règlement, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n° 749).

Exemple 3

Un employé est envoyé en voyage d'affaires dans une autre ville pendant une journée. À son retour au service comptable, des tickets et des chèques d'un montant de 5 000 roubles ont été présentés. (frais de déplacement et de nourriture).

Le salarié ne perçoit pas d'indemnité journalière pour un déplacement professionnel d'une journée. Mais sur ordre du directeur, l'employé est indemnisé des frais de déplacement et de nourriture d'un montant de 5 000 roubles. (Article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). Cette indemnité est prise en compte dans les autres charges de l'impôt sur le revenu et n'est soumise ni aux primes d'assurance ni à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Les paiements sont exonérés d'impôts et de cotisations si l'employé a apporté des documents correctement exécutés (lettres du ministère des Finances de la Russie du 08/05/2015 n° 03-03-06/1/26918, ministère du Travail de la Russie du 13/05 /2016 n°17-3/OOG-764).

Si l'entreprise a prolongé le voyage d'affaires à deux jours, vous devez alors payer une indemnité journalière pour les deux jours.

Si un employé revient d'un voyage d'affaires un week-end ou un jour férié, le travail les jours fériés est payé le double. Le montant doit être calculé à partir du salaire de l'employé et non à partir du salaire moyen (lettre du ministère du Travail de Russie du 5 septembre 2013 n° 14-2/3044898-4415).

Exemple 4

L'entreprise a envoyé l'employé en voyage d'affaires d'une journée le 30 décembre 2016. L'employé est resté jusqu'au 31 décembre. La période de facturation est du 01/12/15 au 30/11/16. Le nombre de jours ouvrables au cours de la période de facturation est de 247. Le revenu de l'employé pendant cette période est de 400 000 roubles. Salaire mensuel - 30 000 roubles.

Les indemnités de déplacement pour le 30 décembre s'élèveront à 1 619,43 roubles. (400 000 roubles : 247 jours × 1 jour) et pour le week-end du 31 décembre - 2 727,27 roubles. (30 000 RUB : 22 jours × 1 jour × 2).

Le montant total des indemnités de déplacement est de 4 346,7 roubles. (1619,43 + 2727,27).

Indemnités journalières dans la réglementation des déplacements professionnels en 2017

Depuis 2017, le Code des impôts de la Fédération de Russie a fixé une limite aux indemnités journalières, qui sont exonérées des cotisations d'assurance ; il n'est plus rentable de payer des indemnités journalières supérieures à la norme ; Si une entreprise souhaite réduire l’indemnité journalière, elle doit mettre à jour la réglementation des déplacements professionnels. Pour ce faire, des modifications doivent être apportées sur ordre du gestionnaire. Voir ci-dessous pour un exemple de commande.

Les salariés n'ont pas besoin d'être informés de la réduction des indemnités de déplacement deux mois à l'avance. Après tout, les conditions de travail ne changent pas.

Arrêté portant modification de l'indemnité journalière en 2017 dans le règlement des déplacements professionnels

Société avec responsabilité limitée"Entreprise"

DCI/KPP 7701025478/ 770101001

127138, Moscou, st. Basmannaïa, 25 ans

Moscou

COMMANDE

sur les modifications de la réglementation sur les voyages d'affaires

JE COMMANDE :

1. Apporter les modifications suivantes au Règlement sur les voyages d'affaires de la « Société » LLC, approuvé par l'arrêté n° 20 du 20 janvier 2015 :

L'article 5.3 doit être énoncé comme suit :

5.3.1. Un travailleur détaché perçoit une indemnité journalière pour chaque jour de déplacement professionnel, y compris les week-ends et vacances, ainsi que pendant des journées sur la route, y compris lors d'arrêts forcés sur la route. Le montant de l'indemnité journalière excédentaire par rapport à la norme établie au paragraphe 3 de l'article 217 du Code des impôts est soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux cotisations d'assurance (clause 2 de l'article 422 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

5.3.2 Pour chaque jour d'un voyage d'affaires en Russie, l'entreprise verse les indemnités journalières suivantes :

Directeur général et chefs de département - 1 800 roubles ;

Autres employés - 700 roubles.

5.3.3. Pour chaque jour de déplacement professionnel à l'étranger, l'entreprise verse les indemnités journalières suivantes :

Directeur général et chefs de département - 4 000 roubles ;

Le reste des employés - 2 500 roubles.

5.3.4. Lors d'un déplacement professionnel dans une zone d'où le salarié a la possibilité de regagner quotidiennement son lieu de résidence permanente, les indemnités journalières ne sont pas versées.

2. Chef du département RH Sergeeva S.S. familiariser tous les employés de LLC "Société" avec cette commande.

3. Chef comptable de la SARL "Société" Serova A.V. accepter cet ordre d'exécution.

4. Le présent arrêté entre en vigueur à la date de sa signature. Je me réserve le contrôle de l'exécution de la commande.

Directeur général Astakhov I.I. Astakhov

Chef comptable Serova A.V. Sérova

Chef du département RH Sergeeva S.S. Sergueïeva

Depuis 2017, les primes d'assurance ne sont plus imposées sur les indemnités journalières au montant fixé par le Code général des impôts. Les indemnités journalières dépassant ce plafond, même si leur montant est précisé dans la réglementation locale de l’entreprise, sont soumises à la fois aux cotisations et à l’impôt sur le revenu.

Lorsqu'il est envoyé en voyage d'affaires, le salarié a la garantie du remboursement des dépenses liées au voyage d'affaires, y compris les frais supplémentaires de séjour en dehors de son lieu de résidence permanent (indemnités journalières) (articles 167, 168 du Code du travail de la Fédération de Russie).

S'il est envoyé en voyage d'affaires, l'employeur est tenu de rembourser au salarié les frais de déplacement et de location, les dépenses supplémentaires liées à la vie en dehors du lieu de résidence permanente (indemnités journalières) et les autres dépenses engagées par le salarié avec l'autorisation et la connaissance de l'employeur.

La procédure et le montant du remboursement des dépenses liées aux déplacements professionnels sont fixés dans la convention collective ou la réglementation locale de l'entreprise.

Primes d'assurance basées sur l'indemnité journalière

Depuis 2017, le Service fédéral des impôts de Russie administre la procédure de calcul et de paiement des primes d'assurance à la Caisse de retraite de la Fédération de Russie, à la Caisse fédérale d'assurance médicale obligatoire et à la Caisse d'assurance sociale de Russie (à l'exception des cotisations pour blessures). ). A cet égard, le Code général des impôts a été complété par un nouveau chapitre 34 « Primes d'assurance ». Il fixe les règles de calcul et de paiement des cotisations.

Ainsi, il a été établi que des indemnités journalières d'un montant de :

pas plus de 700 roubles pour chaque jour de voyage d'affaires sur le territoire Fédération de Russie;

pas plus de 2 500 roubles pour chaque jour de voyage d'affaires à l'étranger (clause 3 de l'article 217, clause 2 de l'article 422 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Jusqu'en 2017, les indemnités journalières n'étaient pas soumises aux primes d'assurance dans les limites fixées par l'entreprise elle-même dans sa réglementation locale.

Ainsi, à partir de 2017, les indemnités journalières dépassant ces normes devraient être soumises à cotisations, que les dépassements soient ou non prévus par la réglementation locale.

En règle générale, la date des paiements est définie comme le jour où ils sont accumulés (clause 1 de l'article 424 du Code des impôts de la Fédération de Russie). La date à laquelle le salarié perçoit un revenu sous forme d'indemnité journalière excédentaire est le jour de l'approbation du rapport préalable.

Cela signifie que les indemnités journalières dépassant la norme sont incluses dans l’assiette de calcul des primes d’assurance du mois civil au cours duquel le rapport préalable du salarié est approuvé.

Rappelons qu'au retour d'un déplacement professionnel, le salarié est tenu de remettre dans les trois jours ouvrés un rapport préalable sur les sommes dépensées dans le cadre du déplacement professionnel, y compris les indemnités journalières, et d'effectuer le paiement final de l'avance de trésorerie émise. à lui avant de partir en voyage d'affaires (article 26 du Règlement sur les voyages d'affaires, approuvé par le gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008, n° 749).

Veuillez noter que les indemnités journalières ne sont pas soumises aux primes d'assurance dommages (clause 2, article 20.2 de la loi fédérale n° 125-FZ du 24 juillet 1998). Dans ce cas, le montant de l'indemnité journalière n'a pas d'importance.

Impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières

Les indemnités journalières excessives sont également soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (clause 3 de l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Le calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières excédentaires est effectué le dernier jour du mois au cours duquel la déclaration préalable est approuvée. Et l'impôt calculé est retenu, par exemple, sur le montant du salaire. L'impôt sur le revenu retenu doit être transféré au budget au plus tard le lendemain du jour du paiement des revenus (alinéa 6, paragraphe 1, article 223, paragraphes 3, 6, article 226 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Les revenus sous forme d'indemnités journalières dépassant les normes établies par la loi, lors du remplissage de la section 3 de l'attestation du formulaire 2-NDFL, sont reflétés sous le code de revenu 4800 «Autres revenus» dans le mois de l'approbation du rapport préalable (lettre de Ministère des Finances de la Russie du 21 juin 2016 n° 03-04-06/36099 , du 06.10.2009 n° 03-04-06-01/256, Service fédéral des impôts de Russie du 19.09.2016 n° BS- 4-11/17537). Mais les indemnités journalières conformes aux normes ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et ne sont pas reflétées dans l'attestation d'impôt sur le revenu des 2 personnes.

Les indemnités journalières dépassant la limite sont également soumises à réflexion dans la section 2 du calcul du formulaire 6-NDFL (approuvé par arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 14 octobre 2015 n° ММВ-7-11/450@).

Exemple

L'indemnité journalière pour un voyage d'affaires en Russie a été versée le 13 mars 2017. Leur taille est fixée dans la réglementation locale à hauteur de 1 000 roubles. par jour. Le rapport préalable sur les résultats du déplacement professionnel a été approuvé le 25/03/2017, le salaire du mois de mars a été versé le 05/04/2017. Le transfert de l'impôt sur le revenu des personnes physiques a été effectué le 06/04/2017.

La section 2 du calcul du formulaire 6-NDFL pour le premier semestre 2017 doit être complétée comme suit :

• ligne 100 « Date de perception effective des revenus » - le dernier jour du mois au cours duquel le rapport préalable a été approuvé - 31/03/2017 ;
• ligne 110 « Date de retenue d'impôt » - date de paiement du prochain salaire - 05/04/2017 ;
• ligne 120 « Date limite de paiement des impôts » - 06/04/2017 ;
• ligne 130 « Montant des revenus effectivement perçus » - le montant de l'indemnité journalière excédentaire ;
• ligne 140 « Montant de l'impôt retenu » - impôt sur le revenu des personnes physiques retenu (lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 27 avril 2016 n° BS-4-11/7663).

Indemnité journalière en 6-NDFL

Les primes d'assurance calculées à partir du montant de l'indemnité journalière excédentaire sont incluses dans les autres dépenses liées à la production et aux ventes à la date d'accumulation (paragraphe 1, clause 1, article 264, paragraphe 1, clause 7, article 272 du Code des impôts de la Russie Fédération).

Comptabilité des indemnités journalières

Les indemnités journalières, dans le cadre des indemnités de déplacement, sont classées comme dépenses pour activités ordinaires (clauses 5, 7 du PBU 10/99, approuvées par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 6 mai 1999 n° 33n).

Les frais de déplacement sont pris en compte à la date d'approbation du rapport préalable par le chef d'entreprise.

Exemple

Dans la convention collective, l'entreprise a fixé le montant de l'indemnité journalière - 1 000 roubles. pour chaque jour d'un voyage d'affaires sur le territoire de la Fédération de Russie. L'employé a passé 6 jours en voyage d'affaires. 6 000 roubles ont été payés. indemnité journalière.

Le montant de 4 200 roubles n'est pas soumis aux primes d'assurance ni à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. (6 jours x 700 frotter.). Mais le montant dépassant la norme - 1 800 roubles - est imposable.

Les écritures suivantes seront effectuées en comptabilité :

DÉBIT 71 CRÉDIT 50

6000 roubles. - la personne responsable a reçu une indemnité journalière ;

DÉBIT 26 CRÉDIT 71

6000 roubles. - les dépenses sont comptabilisées sous forme d'indemnités journalières ;

DÉBIT 70 CRÉDIT 68

234 roubles. (RUB 1 800 x 13 %) - l'impôt sur le revenu des personnes physiques est retenu sur les indemnités journalières excédentaires ;

DÉBIT 26 CRÉDIT 69

540 roubles. (RUB 1 800 x (22 % + 2,9 % + 5,1 %)) - accumulé sur le montant de l'indemnité journalière excédentaire.

Un voyage d'affaires est un déplacement d'un employé d'une organisation hors de son lieu de travail permanent dans le but d'accomplir une mission officielle pendant une certaine période de temps. Un salarié part en voyage uniquement sur la base d'un ordre écrit du chef de l'établissement.

La procédure et les règles sont fixées par la loi. Ainsi, le décret gouvernemental n° 749 du 13 octobre 2008 réglemente la liste des frais de déplacement (indemnités journalières en 2019), que l'employeur est tenu de rembourser :

• les frais de location de locaux d'habitation ;
• frais de déplacement ;
• salaire moyen pour les jours de voyage ;
• autres dépenses convenues (autorisées) par l'employeur ;
• dépenses supplémentaires liées à l'hébergement.

La norme pour les frais de déplacement quotidiens en 2019 (dépenses supplémentaires liées à l'hébergement) est inscrite dans le Code des impôts (article 217 et paragraphe 2 de l'article 422 du Code des impôts de la Fédération de Russie) et est égale à 700 roubles pour les voyages en Russie et 2 500 roubles pour les voyages à l'étranger par jour. Cependant, l'organisation a le droit de fixer sa propre limite pour les dépenses supplémentaires liées au logement, supérieure ou inférieure à la norme légale.

Si la norme établie dans l'organisation dépasse la limite réglementée par le Code des impôts de la Fédération de Russie, les primes d'assurance doivent être facturées sur la différence et l'impôt sur le revenu des personnes physiques doit être retenu.

Que devez-vous payer ?

A partir de cette année, les salariés sont envoyés en déplacement professionnel selon les nouvelles règles 2019, les indemnités journalières et les autres dépenses sont remboursées de manière légèrement différente.

L'employé doit documenter les frais de déplacement, de location d'hébergement et les dépenses autorisées. A défaut, aucun paiement ne sera effectué. Il n'y a pas de limite maximale aux indemnités journalières, mais l'institution a le droit d'approuver les normes de manière indépendante. Quant au salaire moyen, le comptable effectue les calculs en fonction de la feuille de temps de travail et de l'ordre du gérant.

Avec les indemnités journalières, les choses sont différentes. Ce type les frais ne nécessitent pas de confirmation documentaire par chèques et reçus. Cependant, auparavant, les comptables utilisaient un certificat de voyage pour confirmer et comptabiliser ces paiements. Le document indiquait les dates de départ du voyage et de retour (date d'arrivée). Mais en janvier 2015, le formulaire a été annulé. Désormais, les dates de départ et de retour du salarié doivent être confirmées sur la base de billets, de contrats de location résidentielle ou de reçus de carburant. C’est une méthode compliquée, c’est pourquoi de nombreuses organisations continuent de délivrer des attestations de déplacement à leurs salariés.

Comment définir les indemnités journalières

L'organisme budgétaire doit approuver le Règlement sur les déplacements professionnels des salariés. Il devrait détailler les règles, la procédure et le montant des frais de déplacement en 2019, ainsi que les indemnités journalières pour les déplacements professionnels. S'il n'existe pas un tel document, il doit alors être élaboré et approuvé. Ou émettre un arrêté indiquant les normes de frais de déplacement pour l'exercice en cours.

Arrêté portant approbation des normes de frais de déplacement

Règlement sur les déplacements professionnels (annexe à la Politique Comptable)

La comptabilisation et le paiement des frais de déplacement d'affaires sont effectués dans les montants établis dans l'acte réglementaire local de l'organisation. Si le document n'est pas disponible dans l'entreprise, les autorités de régulation peuvent se poser de nombreuses questions. En outre, les autorités fiscales peuvent considérer ces paiements comme un détournement de fonds.

Paiement des frais de déplacement quotidiens en 2019

• tous les jours du voyage, y compris les jours fériés et les week-ends ;
• jours passés en route, y compris les jours de départ et d'arrivée ;
• jours d’arrêt forcé ou de retard.

Généralement, un ordre de déplacement professionnel contient un ordre de paiement d'une avance. Il peut être transféré sur la carte du salarié ou émis en espèces via la caisse de l’établissement. À son retour, le salarié est tenu de fournir un rapport préalable au service comptable.

Lorsqu'un salarié est envoyé en voyage d'affaires d'une journée, les indemnités journalières de subsistance ne sont pas versées, conformément au paragraphe 11 du décret gouvernemental n° 749. Mais les frais de transport sont remboursés.

Les déplacements professionnels dans une entreprise sont assez courants. Il est important qu'un comptable sache quels documents doivent être demandés à un travailleur détaché à son retour et comment enregistrer avec précision toutes les dépenses engagées. En 2017, la procédure de taxation des indemnités journalières va évoluer. Dans cet article, nous parlerons des changements à venir et des règles de comptabilisation des déplacements professionnels en 2017.

Documents requis pour postuler à un voyage d'affaires

Depuis 2015, la procédure d'enregistrement des déplacements professionnels est devenue beaucoup plus simple. Désormais, il n'est plus du tout nécessaire de délivrer un certificat de voyage et une mission officielle - ces documents ont été annulés par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 décembre 2014 n° 1595. Cependant, un certain nombre d'entreprises utilisent encore ces documents pour contrôle. Cela n'est pas contraire à la loi, mais l'utilisation de ces formulaires doit être inscrite dans le document interne de l'entreprise.

En 2015 également, le journal de bord des travailleurs détachés est devenu facultatif.

Les règles détaillées de comptabilisation des voyages d'affaires et de leurs dépenses sont inscrites dans le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n° 749 « Sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires ».

Quels documents doivent être remplis lors de l'envoi d'un salarié en déplacement professionnel ? Il n'y en a que deux :

1. Décision écrite du directeur (par exemple, une ordonnance).

2. Une note officielle du salarié, mais uniquement lors d'un déplacement professionnel en transport personnel, officiel ou loué.

Il s’avère que le document le plus important est l’ordre du gestionnaire. Une note de service n'est délivrée que lors de l'utilisation d'une voiture ou d'un autre moyen de transport officiel (personnel ou loué).

Un employé a le droit de rédiger une note quel que soit le mode de déplacement vers et depuis le voyage d'affaires. Dans la note, il peut indiquer les dépenses prévues et pré-calculer le montant requis. La procédure d'établissement de ces notes est généralement également consignée dans les actes locaux de l'entreprise.

Frais de déplacement et rapports à leur sujet

Tout d'abord, il convient de noter que le salarié, lors d'un déplacement professionnel, continue de percevoir un salaire. Il est uniquement calculé sur la base des gains moyens.

Frais de déplacement de base (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie) :

• indemnité journalière ;
• frais de déplacement ;
• hébergement;
• autres dépenses raisonnables.

Per diem d'une nouvelle manière

Depuis longtemps, il n'y a pas de limite à l'indemnité journalière en Russie. Les sociétés commerciales et les entrepreneurs individuels ont le droit de fixer n'importe quelle taille (OSNO - clause 12 clause 1 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie, USN - clause 13 clause 1. 346.16 du Code des impôts de la Fédération de Russie), fixant ceci dans un acte réglementaire local ou dans une convention collective.

Les petites entreprises fixent le plus souvent l'indemnité journalière pour les voyages en Russie à 700 roubles. Cela est dû au fait que ce montant n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (clause 3 de l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Vous pouvez définir des indemnités journalières dans taille plus grande, l'impôt sur le revenu des personnes physiques doit alors être retenu sur le montant excédentaire. Pour les voyages d'affaires à l'étranger, il existe une limite de 2 500 roubles - les indemnités journalières dans ces limites ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Sur à l'heure actuelle Les indemnités journalières, quel que soit leur montant, ne sont pas soumises aux cotisations d'assurance. Autrement dit, le montant de l'indemnité journalière versée n'a pas d'importance - 700 roubles ou peut-être 3 000 roubles par jour.

Depuis le 01/01/2017, des modifications sont apportées au Code des impôts de la Fédération de Russie, selon lesquelles les indemnités journalières seront soumises aux cotisations d'assurance dans les limites établies (clause 2, clause 1, article 422 du Code des impôts du Fédération de Russie). La règle ici sera la même que pour le calcul de l'impôt journalier sur le revenu des personnes physiques. Cela signifie que les indemnités journalières dépassant la limite (700 roubles ou 2 500 roubles) seront soumises aux cotisations d'assurance.

Par exemple, une entreprise verse une indemnité journalière d'un montant de 1 000 roubles par jour. L'employé était en voyage d'affaires pendant 4 jours. Pour tous les jours du voyage d'affaires, il lui est dû 4 000 roubles par jour. Cependant, selon la norme, seuls 2 800 roubles ne sont pas imposés (700 roubles x 4 jours). La différence entre le paiement effectif et le plafond (4 000 - 2 800 = 1 200) est soumise à l'impôt sur le revenu et aux cotisations d'assurance.

Frais de déplacement

Les frais de déplacement jusqu'au lieu du voyage d'affaires et retour sont intégralement indemnisés au salarié, mais sous réserve de sa confirmation documentaire (article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Si le salarié voyage en train, il sera également indemnisé pour le coût du linge de lit. Et le coût du transport sera confirmé par le billet de train.

Lorsque vous voyagez en avion, vous aurez besoin d'un billet (reçu d'itinéraire) et d'une carte d'embarquement.

Si vous perdez vos documents, vous devrez demander une attestation au transporteur confirmant votre voyage.

Si le salarié part en voiture, il doit joindre un mémo et des feuilles de route. De plus, pour confirmer les coûts de carburant, vous devez joindre les reçus des stations-service au rapport.

Les voyageurs d'affaires utilisent souvent les services de taxi. De telles dépenses peuvent également être prises en compte si le déplacement s'est effectué depuis une gare (aéroport) vers un hôtel/lieu de déplacement professionnel ou retour (lettre du Ministère des Finances du 14 juin 2013 n°03-03-06/1/ 22223 et du 8 novembre 2011 n° 03-03- 06/1/720).

Frais de subsistance

Le plus souvent, un salarié réside dans un hôtel lors d’un déplacement professionnel. Pour accepter les dépenses, vous avez besoin de documents confirmant votre séjour, délivrés par l'hôtel. Si le paiement est effectué en espèces, vous devez reçu de caisse ou un formulaire de déclaration strict.

Si vous avez loué un appartement pour y vivre, vous aurez besoin d'un contrat de location et de copies des documents de propriété.

Autres dépenses

Lors d'un déplacement professionnel, un salarié peut engager des dépenses supplémentaires. Par exemple, pour les conversations téléphoniques, les frais d'accueil, les demandes de visa, les réservations de chambres, etc. Une condition importante accepter des dépenses supplémentaires est leur nécessité de production et la disponibilité obligatoire des pièces justificatives.

Au retour d'un déplacement, le salarié détaché doit déclarer dans les trois jours ouvrables les dépenses engagées (joindre les documents, restituer le reste de l'argent) et signer un procès-verbal préalable.