Kako sestaviti zapisnik sestanka. Zapisniki sestanka produkcije

V tem članku nadaljujemo opisano priljubljeno temo produktivnih srečanj.

Podrobno bomo analizirali, kakšen je protokol sestanka, zakaj je potreben in kako se oddaljiti od birokracije, da bi energijsko pridobili rezultat.

Običajna sečnja	Popolna sečnja
Vsi si med sestankom energijsko zapišejo različne zapiske v svoje dnevnike.	Vsi so osredotočeni na zaslon ali tablo, ki je prijavljena v spletu.
Vsi različno razumejo izid srečanja.	Vsi enako razumejo izid srečanja, kdo in kaj je treba storiti, da dosežemo želeni rezultat.
Udeleženci odidejo manj energični, kot so prišli na sestanek	Udeleženci srečanje zapustijo bolj energično, osredotočeno na posebne naloge
Izbirno izvajanje odločitev, sprejetih na seji	Obveznost izvajanja nalog, sprejetih za zaključek - navsezadnje so vsi videli in slišali, da ste obljubili, da boste nalogo opravili pravočasno
Neupoštevanje ali pomanjkanje dnevnega reda sestanka	Po vizualnem programu srečanja
Dogovorjeni in podpisani zapisniki sestanka se pojavijo v najboljšem primeru naslednji dan, pogosteje pa kasneje.	Zapisniki so dogovorjeni, natisnjeni in podpisani takoj na koncu seje!
Spremljanje sprejetih odločitev traja veliko časa	Spremljanje sprejetih odločitev traja najmanj časa, saj jih spremljamo v korporativnem sistemu nadzora opravil

Idealno beleženje je mogoče organizirati z običajnimi lističi in markerji, ali pa z uporabo bolj zapletenih in sodobnih orodij. Glavna stvar je slediti pravilni metodologiji in upoštevati pravila igre.

V tem članku bomo analizirali sedem komponent idealne beleženja srečanj s pomočjo našega posebnega MindJet Mind Managerja, ki je bil razvit na podlagi rezultatov več kot sto zaključenih projektov.

2. Sedem elementov idealne minute srečanja

Idealen zapis seje je naslednji: zapisniki sestanka se dogovorijo, izpišejo in podpišejo takoj na seji. Medtem ko se udeleženci odpravijo iz sejne sobe na svoja delovna mesta, se jim dodelijo naloge in ko prispejo na delovno mesto, morajo dobiti končno različico protokola po elektronski pošti, pa tudi naloge, ki so jim dodeljene za izvajanje v korporativnem sistemu upravljanja nalog. In možno je! Ugotovimo, kako.

Da bi dobili dosleden protokol in dodeljene rešitve, bomo uporabili posebno predlogo MindJet Mind Manager. Tako je videti v celoti.

Slika 1 Splošni pogled predloge MindJet za spletno beleženje

Med sestankom priporočamo, da ga izpolnite postopoma. To predlogo že več let ustvarjamo na podlagi rezultatov naših projektov, ki predstavljajo močno kulturo srečanj v najrazličnejših podjetjih. Naj vam predstavimo to predlogo podrobneje.

2.1. Sledenje začetnim in končnim časom sestankov Veliko sestankov se ne začne in konča pravočasno. Eden od načinov za reševanje tega je sledenje in beleženje začetnega in končnega časa srečanja. Po preprostem principu "Če merite, potem nadzorujete":

Slika 2 Vnesite podrobnosti organizacije

Priporočamo tudi, da je v ločeno vejo obvezno posneti tiste, ki zamujajo na sestanek, tako da si jih vsi lahko ogledajo. Učinek je preprosto čaroben: nihče noče biti označen kot pozen. In potem lahko povzamete statistiko in prikažete oceno najpogosteje poznih.

2.2. Ugotovite in dodelite vloge udeležencem srečanja

Najbolj delujoča in učinkovita orodja so pogosto najpreprostejša. Presenetljivo je dejstvo: udeleženci večine sestankov ne razumejo v celoti udeležencev, kdo in kaj je treba storiti, da bi sestanek učinkovito izvedli in dosegli rezultat.

Slika 3 Razdelite vloge udeležencev

• Predsednik seje - odgovoren je za izvajanje ustaljenih pravil za pripravo in vodenje sej. Od njega je odvisno, ali bo srečanje učinkovito in energično.
• Govornik sestanka - odgovoren je za kakovostno in vnaprejšnjo pripravo in posredovanje informacij, pomembnih za udeležence srečanja.
• Udeleženec srečanja - odgovoren za neodvisno pripravo in aktivno sodelovanje na srečanju
• Sekretar za sestanek - odgovoren je za snemanje sestanka.
• Energy Keeper - odgovoren za energijo sestanka. Če je pisarna napolnjena, že dolgo ni bilo premora, splošna dinamika je nizka, potem bi moral energetski imetnik ustaviti sestanek in organizirati prireditev za dvig energije.
• Ohranjalec znanja - odgovoren je za zajem informacij, tako da se ne izgubi niti ena dragocena misel. Praviloma je ta oseba, ki tajniku nakaže, da je treba to ali tisto misel popraviti
• Nadzornik konteksta - odgovoren za dnevni red sestankov. Signali vsem v primeru kršitve dnevnega reda sestanka.
• Nadzornik časa - odgovoren za izpolnjevanje časovnih rokov srečanja. 2 minuti pred koncem razprave o vprašanju sporoča, da je čas, da se odločite in popravite rezultat.

2.3 Postavite si cilje, določite dnevni red sestankov

   Večina sestankov običajno nima pisnega dnevnega reda. To pomeni, da večina udeležencev v resnici ne razume natančno, zakaj so prišli na sestanek. To vodi do velikih izgub časa na začetku sestanka zaradi vključitve vseh udeležencev

Slika 4 Zakaj gremo?

Zato določite dnevni red tako, da izpolnite posebej pripravljeno polje za protokol MindJet Mind Manager. Prav tako priporočamo, da v skladu z načelom, določenim v oddelku 2.1., Vodite časovno evidentiranje, koliko časa je bilo načrtovano za točko dnevnega reda in koliko časa je bilo dejansko porabljenega za to. Videli boste, da se bo po 3-4 tednih ciljanega merjenja odstotek opravljenih sestankov pravočasno bistveno izboljšal.

2.4. Rešitve za zaklepanje

   Naslednje tri točke so med seboj tesno povezane. Gre za izid srečanja. Na splošno, zakaj se ljudje združijo? Da bi se dogovorili, kaj storiti naprej. Ti dogovori so lahko tri vrste:

• Odločitve, ki zadevajo vsakogar
• Naloge, dodeljene določenim izvajalcem
• Vprašanja, ki so bila postavljena na sestanku in o katerih ni bilo mogoče doseči natančne rešitve ali določene naloge. To se običajno zgodi, če se vprašanje postavi zunaj zgodbe sestanka ali če vprašanje ni dovolj pripravljeno, da bi lahko o njem sprejemali odločitve.

Torej, rešitve.

Slika 5 Vnesite besedilo odločitve.

Na seji se razpravljajo o novih predpisih, poslovnih procesih, nagradah, kaznih, informacijah in še marsičem, kar bi moralo biti zapisano v obliki sklepa, ki velja za vse prisotne na seji. Priporočamo, da vse to posnamete v bloku "Odločene odločitve".

2.5. Dodelite naloge Kot je še vedno modri Bismarck rekel, če želite, da se naloga opravi, mora biti za njeno izvajanje odgovorna ena in samo ena oseba.

Če želite to narediti, uporabite razdelek za določanje nalog, pa tudi zavihek Informacije o opravilu na desni strani MindJet Mind Manager

Slika 6 Vnesite naloge.

Pomembno je, da mora naloga imeti besedilo, rok in odgovornega izvajalca. Ko so ta polja izpolnjena, se podatki prikažejo na zaslonu in vsi udeleženci sestanka vidijo, kdo je odgovoren za kaj.

2.6. Kasneje popravite vprašanja za razpravo

Ker razmišljamo asociativno, se bo na vsakem srečanju zagotovo pojavila vprašanja, ki niso bila načrtovana na dnevnem redu srečanja. Če teh težav ni mogoče hitro rešiti (na primer s pravilom "tri pripombe"), priporočamo, da jih odpravite v razdelku "Vprašanja za razpravo pozneje".

Slika 7 Vprašanja za razpravo zapišite kasneje.

Zelo pomembno je odpraviti ta vprašanja. Najprej bodo udeleženci videli, da vprašanje ni izgubljeno in bo zagotovo postavljeno kasneje. Drugič, to vam bo omogočilo prehod na vprašanje z dnevnega reda. Tretjič, ritual določitve samega vprašanja vam omogoča prehod iz obravnavane teme v drugo. Če ne bo odpravljeno, potem bodo vsi duševno razmišljali o nerešenem vprašanju.

2.7. Dogovorite se o odločitvah sestanka, natisnite in podpišite zapisnik! Dodelite naloge sistemu za nadzor nalog (Microsoft Outlook)

In kar je najpomembneje. Na koncu sestanka, ko se razpravlja o dnevnem redu, se sprejemajo odločitve, se dodelijo naloge in vprašanja za razpravo pozneje določijo, je treba pregledati. Se pravi, še enkrat spregovorite o odločitvah, sprejetih iz protokola. Po tem s pomočjo naših posebnih dodatkov za predvajanje programa MindJet Mind Manager kliknite na gumb »Ustvari protokol«

Sl. 8. Izvozite rešitve v protokol MicrosoftWord in dodelite naloge MicrosoftOutlook

In prejeli boste zapisnik sestanka, ki ga lahko udeleženci na sestanku takoj natisnejo in podpišejo!

Sl. 9. Primer protokola MicrosoftWord, pridobljen samodejno.

Po podpisu protokola je sestanek končan in vsi udeleženci se odpravijo na svoja delovna mesta, izkoristite še eno priložnost našega programa - v 5 sekundah dodelite vse naloge s korporacijskim sistemom za nadzor nalog Outlook! Če želite to narediti, kliknite gumb našega programa "Dodelite naročila".

Slika 10 Naloge Outlooka se samodejno pridobijo iz programa spletnega beleženja.

Vse kar morate storiti je, da še enkrat preverite pravilno besedilo in v vsaki od nalog kliknete gumb »Pošlji«! In zdaj bo vsak udeleženec srečanja, ko je prišel na delovno mesto sove, prejel dogovorjen protokol in dodeljene naloge v programu Microsoft Outlook!

3. Sami lahko dobite popolno srečanje s pomočjo naše predloge za MindJet Mind Manager!

   Predlagamo, da brezplačno naložite zgoraj opisano predlogo, pa tudi metodologijo za njeno konfiguracijo in uporabo! Če želite to narediti, preprosto izpolnite spodnji obrazec in vse vam bomo poslali!

Ta predloga je konfigurirana tako, da lahko iz nje odstranite nepotrebne bloke (na primer, če na sestanku ni bilo vprašanj iz kategorije »Vprašanja za razpravo pozneje«) - vse, kar morate storiti, je samo izbrisati ta blok in v končni različici protokola tega bloka preprosto ne bo.

Ocene:

S pomočjo Mind Managerja so naši sestanki postali bolj učinkoviti v kakovostnih parametrih in času, porabljenem za držanje. Jasna struktura, ki jo zagotavljajo pravila standarda, in tehnična izvedba v obliki predloge Mind Manager je naše sestanke dvignila na drugo raven. Dogovorjeni protokol se zdaj pojavi takoj na koncu seje. Po naših ocenah je bil ob zaključku projekta čas, ki je bil zaradi uvedbe upravljanja uma pri izvedbi sestankov kolegialnih teles približno 2 uri na teden.

Maxim Vladimirovič Baromenski, namestnik predsednika upravnega odbora,

Moskovska banka Sberbank Rusije

Zdaj se na sestankih sprejemajo posebne odločitve z merljivim rezultatom in rokom, izvršilcem v Outlooku pa so naloge dodeljene takoj po sestanku. Zapisniki sestanka se samodejno dogovorijo na koncu seje. Pregledni pregled vprašanj, obravnavanih v Mind Managerju, vam omogoča, da ne odstopate od dnevnega reda in se premaknete k sprejemanju posebne odločitve o določeni zadevi. Zahvaljujoč pravilom vnaprejšnjega načrtovanja v Koledarju in pripravah, sestanke vedno začnemo točno pravočasno in zaključimo še pred rokom!

V.V.SALMIN

PREDSEDNIK BAIKALNE BANKE

Opozarjamo tudi na dejstvo, da je doslej ta dodatek veljaven za različico MindJet MindManager 14.1. Za kasnejše različice ta dodatek še ni veljaven, vendar ga lahko prilagodimo vašemu podjetju, če nam pošljete zahtevo s spodnjim obrazcem!

Učinkovito se prijavite na srečanja!

Protokol zaseda posebno mesto v sistemu organizacijskih in upravnih dokumentov. Po eni strani ga je mogoče pripisati informacijskim dokumentom (ker vsebuje podatke o poteku razprave o nekaterih vodstvenih vprašanjih), na drugi pa protokoli vsebujejo izrek in se tako lahko štejejo za upravne dokumente.

Protokol - dokument, ki določa potek razprav o vprašanjih in odločanje na sestankih, sestankih, sestankih, konferencah. Protokoli dokumentirajo delovanje stalnih kolegialnih teles, kot so kolegiji odborov in ministrstev, organi občinskih vlad, pa tudi znanstveniki, tehnični in metodološki sveti.

Seje delničarjev in seje upravnih odborov se obvezno evidentirajo.

Protokoli se predložijo državnim organom v registracijo (na primer pri registraciji poslovnih bank, gospodarskih zbornic in drugih). Pripravljeni so tudi protokoli za dokumentiranje dejavnosti začasnih kolegialnih teles (konference, sestanki, sestanki, seminarji itd.).

Protokol je sestavljen na podlagi zapiskov, ki jih je tajnik vodil na sestanku ročno ali s pomočjo diktafona.

Glede na vrsto sestanka in status kolegialnega organa se izbere obrazec protokola: kratek, popoln ali dobeseden.

Kratek protokol - beleži vprašanja, obravnavana na sestanku, imena govorcev in sprejete odločitve. Tak protokol je priporočljiv le v primerih, ko je seja skrajšana, poročila in besedila govorov bodo predstavljena sekretarju ali ko seja deluje.

Celoten protokol beleži ne le obravnavane teme, sprejete odločitve in imena govorcev, temveč tudi precej podrobne opombe, ki prenašajo vsebino poročil in govorov udeležencev sestanka, vsa izražena mnenja, vprašanja in pripombe, komentarje, stališča.

Dobesedni prepis je sestavljen na podlagi dobesednega zapisa sestanka (prepisov) in dobesedno sporoča postopek razprave o vsaki zadevi in \u200b\u200brazvoj rešitve za to.

Popolni in dobesedni protokoli se sestavijo na podlagi ročno napisanih dobesednih posnetkov ali posnetkov s kasete, ki se vodijo med sejo.

Vse vrste protokolov so sestavljene na skupnem obrazcu, ki vključuje naslednje podatke: ime ustanove (organizacije, podjetja), vrsto dokumenta (protokol), kraj za vnos datuma, indeks dokumenta, kraj za sestavo protokola, kraj za naslov besedila. Datum zapisnika je datum sestanka (zapisniki se običajno izdajo po sestanku). Če je trajalo več dni, datum protokola vključuje datum začetka in konca.

Številka protokola (indeks) je serijska številka sestanka. Številčenje protokolov se opravi v koledarskem letu ali v mandatu kolegialnega organa.

Naslov besedila protokola praviloma odraža vrsto sestanka ali kolegialne dejavnosti in je skladen z imenom vrste dokumenta. Na primer: seje odbora za protokol; - sestanki delovnega kolektiva; - sestanki vodij strukturnih oddelkov.

Besedilo protokola vključuje uvodni in glavni del.

V uvodnem delu protokola so po naslovu navedena imena in začetnice predsednika in tajnika seje (ti podatki so v kratki obliki protokola izpuščeni). Iz nove vrstice za besedo "Prisotni" so navedena imena, začetnice stalnih članov kolegialnega telesa (po abecednem vrstnem redu), imena, začetnice in stališča povabljenih na sejo. Pri sestavljanju zapisnika razširjenega sestanka imena udeležencev niso navedena, njihovo skupno število pa je navedeno v številkah. Štetje udeležencev poteka po registrskih seznamih, ki se posredujejo tajniku, sestankom in postanejo ena od prilog k protokolu.

Dnevni red je vključen v uvodni del protokola. Navaja vprašanja, o katerih se je na sestanku govorilo, z imeni govorcev (govorcev) in določa zaporedje njihove razprave. Dnevni red seje je praviloma sestavljen vnaprej in mora vključevati optimalno število vprašanj, ki jih je mogoče obravnavati in obravnavati na seji.

Besedilo glavnega dela protokola je sestavljeno v skladu z zaporedjem vprašanj, določenih v dnevnem redu.

Glavni del besedila protokola vsebuje toliko razdelkov, kolikor je točk dnevnega reda. V skladu z njim so odseki oštevilčeni. Vsak odsek je sestavljen iz treh delov: "LISTENED", "GOVORCI", "REŠENI", ki so natisnjeni iz odstavka, da bi v besedilu protokola izpostavili glavnega govorca, udeležence v razpravi o zadevi in \u200b\u200bizrek. Za isti namen je v besedilu protokola vsako ime in začetnice govornika natisnjeno iz nove vrstice v imenovalnem primeru. Predstavitev posnetka govora je od priimka ločena z vezajem, predstavljena je iz ednine tretje osebe.

Zapisnik sestavi tajnik seje. Podpisuje predsednik in tajnik.

Gospodarska zbornica Ruske federacije

Upravljanje informacij

PROTOKOL

12. 03. 2011 № 10

Čeljabinsk

Uredniško srečanje

informacijska podpora razstavi

Predsednik - Yu.V. Potapov

Sekretar - E.V. Giss

Prisotni: S.I. Kazantsev, V.S. Bukharin, I.V. Borodovsky, V.V. Yagodkin, E.E. Zaporozhets, A.S. Stepanov, M.V. Dragonenko, Yu.S. Sedinkina, M.V. Šaškin

Dnevni red:

1. O rezultatih uredniškega dela na področju informacijskih in promocijskih dejavnosti na ruskih razstavah v tujini v letu 2010

Poročilo izvršnega urednika Yu.V. Potapova.

2. O sodelovanju urednikov pri pripravi referenčnih računalniških programov za opremljanje ruskih razstav v tujini.

Poročilo starejše urednice V.S. Bukharin.

1. SEZNAM:

Potapov Yu.V. - uredniško delo na ruskih razstavah v tujini je potekalo v skladu z odobrenim načrtom. Značilnost razstav 2010 je povečano zanimanje obiskovalcev in še posebej predstavnikov poslovnih krogov za stanje ruskega gospodarstva. Posebno priljubljena je bila pravna literatura, ekonomska raziskovanja in statistična gradiva. Pri organizaciji dela različnih razstav so bile opažene enake pomanjkljivosti - slabo ali zapoznelo oglaševanje, nepravočasno prejemanje literature, nekvalitetno video gradivo.

GOVORILO:

Šaškin M.V. - predlagala spremembo načrta za zagotavljanje literature in organiziranje njene oddaje v skladu z urnikom, ki je bil predviden na večjih državnih razstavah.

REŠEN:

1.1. Vzpostavi vprašanje priprave in financiranja novih video materialov za predstavitev na tujih razstavah v predsedstvu GZS Ruske federacije.

1.2. Da odobri poročilo o rezultatih propagandnega dela uredništva na ruskih razstavah v tujini v letu 2010.

(Poročilo priloženo).

2. SEZNAM:

Bukharin V.S. - Uredniki delajo na ustvarjanju novih računalniških programov skupaj s podjetjem Algorithm na podlagi pogodbe. Trenutno je podjetje zasedeno z obdelavo programov, do konca leta 2010 pa bi jih morali predložiti uredniku. Programi so namenjeni samodejnemu iskanju informacij o pravnih aktih, zajemajo vprašanja trenutnega zakonodajnega in regulativnega okvira za ustanovitev in delovanje zasebnih podjetij v Rusiji, pa tudi naložbena vprašanja.

GOVORILO:

Potapov Yu.V. - Pospešiti je treba časovni okvir za razvoj programa.

REŠEN:

2.1. Komunikacija Bukharin V.S. upoštevati.

2.2. Uredniki začnejo razvijati naslednje programe za uporabo na razstavah.

Predsednik ___________ Yu.V. Potapov

Tajnik ___________ E.V. Giss

Poslovna srečanja in sestanki lahko potekajo v formalni ali neformalni obliki, odvisno od podjetja in okoliščin. Vsekakor pa je sposobnost vodenja protokola med sestankom / sestankom pogosto kritična in vas rešuje pred glavobolom, delodajalci pa takšno spretnost zelo pozdravljajo. Naslednja priporočila temeljijo na poslovniku Henryja M. Roberta (a). Mnogi od njih vam bodo pomagali hitro analizirati, reagirati in napovedati nadaljnji potek dogodkov, nedvomno bodo zapisi šefu koristni že več kot enkrat.

Vse skupaj pa ni tako zapleteno.

Potrebovali boste:
   - prenosni, vendar precej močan snemalnik filma (ne pozabite, da je snemanje filma dokaz, če to ni potrebno, uporabite sodoben digitalni);

   - prazni trakovi za snemanje;
   - dovolj velik zvezek za beležke;
   - Računalnik.

Tako vodimo zapisnik sestanka:

1. Poskusite vnaprej pridobiti seznam vprašanj za prihodnje srečanje / sejo, o katerih bo razpravljalo v dnevnem redu. Spomnite se / poiščite rezultate prejšnjega srečanja. Naredite diagram možnih in obstoječih novih vprašanj, ki so se pojavila. Pripravite povezane dokumente, ki jih morda potrebujete. Na prihodnjem sestanku razmislite o uporabi snemalnika zvoka, da zagotovite natančnost in točnost hrambe prejetih informacij in doseženih dogovorov.

2. Sedite poleg osebe, ki bo vodila sestanek, tako da boste lahko preprosto razjasnili razpravo ali postavili vprašanje.

3. Če je mogoče, sestavite in zapišite natančen ali približen načrt sestanka. Pomagal vam bo pri iskanju ležajev v prihodnosti, zlasti med strastmi.

4. Zapišite datum, uro in kraj.

5. Med poslovnim sestankom zapišite na list papirja, kjer kdo sedi, vključno z imeni in položaji. Če vnaprej ne veste, obkrožite papir z zahtevo, da napišete svoja imena. Med sestankom lahko hitro razumete, kdo govori zahvaljujoč temu listu. Če je seja odprta, zapišite samo imena tistih, ki imajo pravico glasovati o postavljenih vprašanjih.

6. Označite tiste, ki so prišli kasneje ali odšli prej, da bi na kratko razsvetlili njih in šefa o trenutkih, ki so jih najprej zamudili. Zapišite imena povabljenih, ki pa niso prišli.

7. Vpišite točke dnevnega reda v vrstnem redu, v katerem so bile obravnavane. Če je bil o drugem odstavku razpravljan pred drugim, pustite staro oštevilčenje, vendar upoštevajte novo zaporedje.

8. Zapišite permutacije, spremembe in novosti ter ljudi, ki so jih uvedli in potisnili.

9. Zapišite, kateri predlogi so bili sprejeti in kateri so bili zavrnjeni, upoštevajte, kako so bili glasovi razdeljeni (z dvignjenimi rokami, oddanimi glasovi ali kakšno drugo metodologijo) in kje je bila odločitev sprejeta soglasno. Če je seja majhna, zapišite imena tistih, ki so glasovali - kdo je odobril, kdo je glasoval proti in so se vzdržali vsakega predloga.

10. Osredotočite se na snemalno dejavnost iz določene skupine. Izogibajte se podrobnosti vsake razprave.

Nekaj \u200b\u200bnasvetov strokovnjakov:
   - med srečanjem ne izgubite koncentracije, vsaka zamujena sekunda je lahko odločilna;
   - Razvijte lastne okrajšave in okrajšave za standardne besedne zveze, imena, dejanja, mesta, organizacije in ideje. Manj časa porabite za pisanje ali tipkanje, več pozornosti lahko namenite sestanku;
   - Ne pozabite upoštevati sprememb prvotno predstavljenih idej, sprememb in predlogov.

Čas za popis in organiziranje rezultatov.

1. Najbolje je, da vse zapiske organizirate in napišete takoj po sestanku, ko pomnilnik še vedno shrani podrobnosti vsakega dogodka.

2. Sledite isti obliki zapiskov, ki ste ji sledili, in sestavite prejšnje zapisnike sestanka. Najbolje je, da vnaprej od svojega šefa ugotovite, kakšen format snemanja ga zanima. Ali na primer želi, da se v zapisih iz besedila v besedilo ponovi, kar je bilo rečeno, ali bo dovolj kratek povzetek glavnih idej.

3. Označite odločitve s standardnim stavkom: "Z glasovanjem je bilo odločeno, da ..."

4. Razmislite o dopolnjevanju protokola s svojimi dolgimi zaključki, poročili ali drugim povezanim gradivom.

5. Zaključite dokument s podpisom "Oddana v obravnavo" in nato svoje ime in datum.

6. V zvezku označite vsako minuto.

Članek o materialih:

V okviru svojih dejavnosti pravne osebe pogosto odločajo o vprašanjih, predloženih skupščini delničarjev, pri katerih lahko sodelujejo ustanovitelji, delničarji, vodje enot in predstavniki strank, ki so poslovni partnerji. V takšnih razmerah se naloge, ki jih je treba rešiti na seji, sestavijo z uporabo takšnega obrazca, kot je zapisnik skupščine. Gre za precej poseben dokument, ki v kratki obliki odraža potek celotnega dogodka in lahko vsebuje tudi kratek povzetek predstavljenih informacij.

Vprašanja so bila rešena na podlagi zapisnika skupščine

Zapisnik skupščine je potreben za reševanje različnih problemov, ki so sestavni del organizacije ali podjetja. S pomočjo tega dokumenta se lahko spremenijo sestave ustanoviteljev ali delničarjev, izdaja delnic, reorganizacija ali likvidacija podjetja.

V zadevah, za katere je potrebna kolektivna odločitev, je treba uporabiti protokol skupščine. Model kompilacije je enak za vse tovrstne dogodke v isti organizaciji. Ta dokument je, tako da je odsev gospodarske dejavnosti podjetja, pomemben pravni pomen.

Zapisniki skupščine, vzorec sestave in pravila, ki se uporabljajo za njegovo vsebino, so določeni z različnimi zakonodajnimi akti Ruske federacije. Zato je treba dosledno upoštevati ustaljene zahteve za njegovo izvedbo, saj imajo regulativni organi med inšpekcijskimi pregledi pravico do razveljavitve odločb pravne osebe na podlagi obstoječih kršitev in neupoštevanja osnovnih zahtev protokola.

Pravne zahteve za registracijo

Zapisniki o skupščini članov, ki sodelujejo v gospodarskih dejavnostih organizacije, morajo biti sestavljeni najpozneje v 15 dneh od dneva njegovega zasedanja. Dokument je pripravljen v dvojniku in mora vsebovati poseben nabor podatkov:

• Datum in kraj sestanka.
• Število glasov v lasti udeležencev.
• Skupno število glasov, odsotnih udeležencev.
• Priimek in ime predsednika seje.
• Sestava predsedstva.
• Dnevni red.

Kot zapisnik praviloma zapisniki v obliki povzetkov navedejo glavna vprašanja, predložena v razpravo in glasovanje, ter rezultate, ki so bili odobreni.

Namen protokola

Zapisnik skupščine je dokument, ki določa postopek sprejemanja odločitev, ki določajo smer pravne osebe, skupaj. Vsi obrazci in vrste protokolov so usmerjeni v dokumentiranje odločitev kolegijskih organov. Protokol je sestavljen tudi med poslovnimi sestanki, sestanki komisij, pogajanja, posvetovalni sestanki. Namen protokola je dokumentiranje kolegialnih odločitev in doseženih sporazumov.

Vsako podjetje ali organizacija mora uporabljati metode kolegialnega odločanja in biti sposoben pravilno sestaviti zapisnik svojih sej. Pomen beleženja kolektivno sprejetih odločitev je dobra pomoč pri pravilnem izvajanju njihovih dejavnosti s strani pravne osebe.

Če ustanovitelj ali direktor družbe sprejema edino odločitev glede izvajanja poslovnih dejavnosti, je za sprejemanje pomembnih odločitev o podjetju nujno razpravljal posvetovalni sestanek. Tako je upoštevanje takšnih odločitev in nastajajočih vprašanj zabeleženo v zapisniku skupščine.

Pomemben postopek

Postopek sestavljanja protokola je sestavljen iz več stopenj:

• Določitev in priprava dnevnega reda.
• Sestava in priprava potrebne dokumentacije.
• Obveščanje vseh udeležencev o kraju skupščine.
• Razdelitev potrebnih informacij udeležencem, da se pripravijo na dnevni red sestanka, ki zajema nekatera vprašanja.

Pred začetkom pogajanj je treba v protokol zapisati podatke o registraciji udeležencev sestanka. V ta namen je sestavljen seznam vseh udeležencev, katerega število mora ustrezati številu glasov, potrebnih za pravno pravno odločitev.

Za nadaljnje dokumentiranje informacij o sprejetih odločitvah in poteku skupščine se uporabljajo sodobna tehnična sredstva za snemanje zvoka ali videa, ki se uporabljajo za stenografijo in obdelavo vseh govorov in sklepov. Hkrati s snemanjem je treba ves čas seje pisno pripraviti osnutek zapisnika. Ne pozabite navesti seznama dokumentov, ki so sodelovali pri oddaji vprašanj za glasovanje ali razpravo. To so poročila, projekti, reference, ki se uporabljajo na skupščini delničarjev.

Pravila za registracijo

Zapisniki skupščine lastnikov ali udeležencev morajo biti kompetentno sestavljeni in v celoti ustrezati regulativnim zahtevam zakonodaje Ruske federacije.

Po vsebini je dokument lahko podroben in povzetek sestanka. Vsi govori, ki so potekali na skupščini posvetovalnega telesa, so predstavljeni v celoti. Kratek obrazec vsebuje samo podatke o govorcih, temo predanega govora. Kratka oblika se imenuje protokolarna shema. Obrazec za oblikovanje protokola določi predsednik seje ali med kolegijskim sklepom. Vzorec zapisnika skupščine udeležencev je predstavljen spodaj.

Ta dokument je sestavljen v skladu z vsemi normativi in \u200b\u200bzahtevami pisarniškega dela za izdelavo podrobnosti v skladu z GOST.

Vsebina protokola. Podatki organizacije

Zapisnik skupščine delničarjev, katerega vzorec je v pripravi, mora nujno vsebovati podatke o polnem imenu organizacije ter sprejete okrajšave glede pravne oblike (LLC, JSC itd.). V tem primeru mora ime ustrezati imenu, ki je določeno v statutu podjetja in vpisano v Enotni državni register, ter imeti popolno dekodiranje brez uporabe okrajšav.

Če je to protokol skupščine LLC, se vzorec pripravi po istih pravilih in standardih kot za organizacije, ki imajo drugačno pravno obliko lastništva. Določa lokacijo pravne osebe, ki se odraža v obliki zapisa pravnega naslova organizacije in mora ustrezati podatku, ki je vpisan v ustanovnih dokumentih, ter vpisu v Enotni državni register.

Podatki o sestankih

V naslednjem razdelku je treba po določitvi pravnih podatkov, ki odražajo dejansko ime lokacije podjetja, navesti podatke, povezane s časom in obliko seje. Najprej je navedena vrsta skupščine, ki je lahko letna, izredna, načrtovana itd. Protokol skupščine udeležencev LLC v skladu z veljavno zakonodajo je določen s pogostostjo vsaj enkrat letno.

Obrazci za sestanke

Oblika sestanka je lahko opredeljena kot:

• Osebna prisotnost pooblaščenih zastopnikov ali članov delničarjev.
• Dopisni obrazec z zbiranjem predhodno poslane dokumentacije za razjasnitev mnenj o vprašanjih glasovanja.

Označena sta tudi datum in kraj seje svetovalnega odbora, naveden je dejanski naslov, na katerem so se udeleženci zbrali.

Glavni del protokola

Navedena je tema, vprašanja, o katerih je bil sestanek. V primeru letnih sestankov zakon določa številna vprašanja, ki jih je treba upoštevati. V preostalem delu srečanja lahko udeleženci sami izberejo teme, ki so potrebne za reševanje.

Navesti je treba začetni in končni čas registracije oseb s pravico do udeležbe in razprave. V tem primeru organizator ali tajnik izvede postopek registracije za vse prišleke tako, da ugotovi identiteto prisotnih in vnese podatke v razdelek “Prisotnost” protokola. Ne pozabite navesti udeleženca, pa tudi položaj in število glasov, ki jih ima. V primeru delniških družb se lahko vpišejo tudi podatki o osebni izkaznici ali izdanem pooblastilu.

Tudi v tem delu je naveden čas odprtja in zaključka kolegijskega sestanka, rezultati glasovanja, ki jih določa čas štetja glasov.

Pri obravnavi vsake točke dnevnega reda se navede naslednje:

• Število glasov, ki izpolnjujejo pogoje za sodelovanje na sestanku.
• Število oddanih glasov.
• Število oddanih glasov za različne možnosti glasovanja.
• Besedilo sprejetih odločitev.

Sledi razdelek, v katerem so zapisane vse glavne določbe prislušnih govorov, pa tudi imena oseb, ki so govorile o vsaki zadevi. Informacije so predstavljene v obliki povzetkov, ki sestavljajo povzetek govorov.

Zaključni del

Po sestavi zapisnika skupščine ustanoviteljev, delničarjev ali drugih udeležencev se le-ta pritrdi s podpisi predsednika in sekretarja skupščine. Določen je tudi datum njegove priprave, ki morda ne sovpada z datumom sestanka.

Posebni protokoli in sestanki

Drugi zanimiv primer take dokumentacije je protokol skupščine lastnikov hiše ali vrtnarske družbe. Takšna srečanja in njihovo snemanje odlikuje dejstvo, da imajo udeleženci enake pravice, v primeru, da se veliko število ljudi ne pojavi, pa se odločitve še vedno lahko sprejmejo na podlagi mnenj tistih, ki so prispeli in sodelovali pri reševanju vprašanj, predloženih v razpravo. Na podlagi takšnega protokola morajo preostali člani stanovanjskega sklada ali vrtnarske družbe predložiti odločitve, ne glede na to, ali so sodelovali na tem sestanku ali ne.

Pri pripravi takega dokumenta ponavadi navede sestavo komisije za ponovno štetje. Pooblaščene osebe in osebe, izbrane z glasovanjem od navzočih udeležencev, lahko nastopajo kot predsednik in tajnik seje. Način upravljanja stanovanjskih stavb ali vrtnarskega partnerstva izbere skupščina lastnikov stanovanjskih prostorov ali zemljišč. Odločitve o teh vprašanjih so zavezujoče za vse lastnike.

Izvajanje zapisnika skupščine zahteva posebno pozornost in določeno dokumentarno znanje. Zanemarjanje pravil, določenih za izvajanje tega dokumenta, ne bi smelo biti dovoljeno, saj je to edini dokumentarni odsev zakonitosti sklepov kolegialnega sestanka, ki so pomembni in imajo tudi veliko pravno veljavo in so med revizijo zagotovljeni regulativnim organom.

Navodila za uporabo

Tisti, ki vodi protokol sestanek, se morajo zavedati vseh preteklih sestankov, da bi razumeli logiko odločitev. Če vozite protokol   na sestanku vzemite protokolveč prejšnjih srečanj. Na sestanek takoj zabeležite postavljena vprašanja za dan.

V nasprotju z vsako točko dnevnega reda zapišite vse misli, izražene med sestanek. Možno je, ker protokol   končno ne bo v teku sestanekin njega. Pomen teh zapiskov je, da z njimi ne boste zgrešili nobene pomembne izražene misli. Zapišite tudi imena tistih, ki govorijo, da se spomnite, kdo je rekel kaj in na katero temo. Iz izjav zapišite samo dejstva, ne osebnih mnenj ali predpostavk.

Sama protokolvendar bi se moralo zgoditi takoj zatem sestanekda se pomembne točke ne pozabijo ali pa se ne izgubijo zapisi. Protokol mora vsebovati kratek opis sestanek   v poslovnem slogu. Če želite to narediti, uporabite posredni govor, napišite vse v preteklosti: "II Ivanov je zapisal, da ...".

Bodite pozorni

Ime organizacije. Datum Dnevni red. Prisotni (količinsko ali po imenu). Poslušali so. Odločila. Poslušali so. Odločila. Rešitev.

Koristni nasvet

Naslov, datum in številka protokola. Naslov zapisnika bo ime kolegialnega organa ali vrste sestanka. Na primer protokol (kaj?) Seje pedagoškega sveta; sestanki vodij strukturnih oddelkov itd. Toda besedilo protokola je lahko predstavljeno v različnih oblikah: kratko ali popolno. Kratek protokol - beleži vprašanja, obravnavana na sestanku, imena govorcev in sprejete odločitve. Tak protokol se najpogosteje vodi v tistih primerih, ko seja deluje.

Sorodni članek

Viri:

• Vzorčni zapisnik seje tehničnega sveta

Protokol sestanek   - To je dokument, ki vsebuje postopno beleženje razprav o vprašanjih in o tem, katere odločitve so bile sprejete. Dokument je pripravljen v naslednjih treh dneh po sestanku. Osnovna pravila za pripravo protokola so naslednja.

Navodila za uporabo

Dokument je sestavljen na podlagi osnutkov ročno napisanih zapiskov, zvočnih posnetkov ali prepisov, ki se hranijo med tečajem, uporabljajo pa se tudi gradiva, pripravljena neposredno za sejo: govori, osnutki sklepov, dnevni red in seznami navzočih.

V prvi vrstici protokola se zabeleži uradno ime podjetja ali organizacije. V drugem - z velikimi tiskanimi črkami vrsta dokumenta PROTOKOL. Spodaj so datum srečanja (ne dan registracije), številka, dodeljena med registracijo, in priprava dokumenta. Nato v spodnjem levem kotu z velikimi črkami zapis vrste sestanka. Ne pozabite se v genitivu strinjati z besedo "protokol". Na primer "sestanki vodij oddelkov."

V uvodnem delu dokumenta so navedeni naslednji podatki: ime predsednika in število udeležencev sestanka in posebej povabljenih oseb, dnevni red seje. Priimki članov kolegialnega telesa ali osebe, ki imajo volilno pravico, se zapisujejo strogo po abecednem vrstnem redu. Pri navedbi skupnega števila navzočih brez navedbe imen v samem protokolu je opomba do registracijskega seznama obvezna ("seznam je priložen"). Seznam mora biti v prilogah k protokolu. Nazadnje je zabeležen oštevilčen seznam obravnavanih vprašanj, ki navaja imena govorcev in govorcev.

Glavni del tovrstnega dokumenta je sestavljen iz treh strukturnih delov glede na število vprašanj, ki so na dnevnem redu. Vsak del je zgrajen po shemi: "poslušal" ali "govoril", "odločil", "odločil" ali "odločil". Zabeležijo napredek sestanka in razprav o vsaki točki dnevnega reda. V "narejenem" delu so odgovori včasih zabeleženi. Na primer:
„Vprašanje: Če bo o podjetju sprejeta odločitev, bodo zaposleni odpuščeni?
Odgovor: Ne «(priimkov ni treba navajati)
Izidi glasovanja so zapisani v razdelku »odločil«. Bodisi „soglasno“, bodisi „za“ - 10, „proti“ - 4, „vzdržana“ - 3. Besedilo je napisano v obliki nujnega razpoloženja, navesti morata izvršbo in izvršitelja.

Na koncu sestavljen protokol podpišeta predsednik in tajnik.

Rezultati sestankov zahtevajo dokumentacijo v obliki zapisnika. Pri pripravi tega dokumenta je pomembno, da se odraža glavna točka razprave, ki se celotno razpravo predstavi na najbolj jedrnat način.

Zapisnik po sestanku sestavi tajnik sestanka, ki mora med razpravo bodisi zapisati bodisi zapisnik diktafona. Druga možnost je najbolj optimalna za reševanje morebitnih sporov.

Vizualno dokument vključuje naslednje dele:

1. splošne informacije;


2. pozivi;


3. razprava in sprejete odločitve.

Splošne informacije

Ta informativni blok vključuje naslov, kraj (mesto, datum, uro sestanka), seznam prisotnih oseb. Naslov je ime sestanka. Na primer delovna skupina za kadrovska vprašanja. V datumu in času blokade so podani podatki o sestanku, ki je potekal neposredno, in ne o datumu podpisa protokola.

Če sejo vodi stalna struktura (komisija, delovna skupina itd.), Potem sta v splošnih podatkih navedena ime in priimek stalnega predsednika in tajnika seje.

Pri izpolnjevanju seznama prisotnih oseb je treba navesti imena delovnih mest in delovna mesta povabljenih. Ta blok informacij se začne z besedo "Prisotnost". V primeru, da seja predvideva glasovanje, se prisotni v zapisniku razdelijo v dve skupini - s pravico glasovanja in brez pravice glasovanja.

Dnevni red seje

Dnevni red seje sestavi pred sejo. Vendar obstajajo izjeme, na primer pri nujnih sestankih. V tem bloku so navedena vprašanja sestanka, ne da bi določili govorce in urnik poročil. Tudi če je sklican sestanek, na katerem se razpravlja o eni zadevi, se ta ne predloži v naslovu dokumenta, ampak je sestavljen v obliki dnevnega reda.

Glede na pravila govora lahko predstavljeni dnevni red samodejno odobri ali ga predsednik predloži v glasovanje. V tem primeru se razprava začne s sprejetjem dnevnega reda sestanka. Če ni ugovora, potem se v zapisniku pripravi takšen sklep, kot sledi: "Vprašanje usklajevanja dnevnega reda je postavljeno na glasovanje." Sledijo rezultati glasovanja v obliki: "Glasoval: za - (število glasov), proti - ne, vzdržani - ne."

Razprava in odločanje

Največji sklop vprašanj je rezerviran za razmislek o razpravi. Vsaka točka dnevnega reda se predloži v ločenem bloku, začenši z besedilom dnevnega reda. Sledi napredek poročila, ki je sestavljeno v naslednji obliki: "Poslušali so: (ime govorca)". Izkušeni zapisovalci priporočajo, da ne govorijo o stenografiranju govorov, temveč da pustijo splošen pomen, ki se lahko izrazi v več stavkih. Če je pomembno ohraniti pomen večine poročila, lahko navajate teze govora ali odlomke iz predstavitve v prilogi k protokolu, tako da v besedilu dokumenta vzpostavite povezavo do njega.

Enako velja za razmislek o razpravi. Če se več govornikov drži istega stališča, je mogoče njihove izjave oblikovati na naslednji način: "Govorniki (imena govorcev), ki so podprli mnenje govornika."

Na podlagi vsakega vprašanja je treba oblikovati rešitev. Na osnutek sklepov mora biti vnaprej pripravljen ali oblikovan s strani udeležencev sestanka med razpravo. Odločitve so oblikovane v obliki posebnih formulacij, ki morajo biti predstavljene nedvoumno in natančno. Udeleženci na sestanku lahko upoštevajo odločitve o izključno informativnih govorih.

Če je na sestanku predvideno glasovanje, mora zapisnik po vsakem vprašanju vsebovati njegove rezultate: "Odločitev je bila sprejeta soglasno", "Odločitev je bila sprejeta z večino glasov", "Odločitev ni bila sprejeta." Podobne opombe je treba v primerih, ko so vprašanja odpravljena iz razprave, preložiti na drugo sejo ali ni bila obravnavana zaradi odsotnosti poročevalca.

Na koncu protokol podpišeta predsednik in tajnik ter po potrebi overi pečat organizacije, ki je sklicala sejo.

Sorodni videoposnetki