Struktura zapisnika seje. Zapisniki sestanka produkcije

Srečanja potekajo v večini organizacij, ne glede na lastništvo. Na njih zaposleni in menedžerji izmenjujejo informacije o tekočih vprašanjih, sprejemajo operativne odločitve. Da je tak dogodek potekal kar najbolje, se vodijo zapisniki sestankov. Ta dokument ima informativno in upravno funkcijo: beleži podatke o postavljenih vprašanjih in sprejetih odločitvah.

Za zapis poteka sestanka odgovarja tajnik vodje organizacije. To funkcijo lahko opravlja drug zaposleni.

Pred sestankom tajnik pošlje seznam povabljencev in približen seznam vprašanj. Udeleženci pošljejo povzetke. To pomaga pri pripravi predloge dokumenta za pospešitev dela pri sestavljanju končne različice protokola. Če je udeležencev veliko, je priporočljivo imeti registracijski list, kjer bo navedeno vaše polno ime. pojavile osebe. Potem, ko se sestanek začne, bo tajnik zapisal končni seznam navzočih.

Informacije beleži tajnik sestanka med dogodkom. Za povečanje natančnosti beleženja se uporabljajo diktafoni. Vse besede se posnamejo na digitalni nosilec in se nato med končno izvedbo dokumenta reproducirajo.

Če je veliko srečanje z velikim številom udeležencev, potem dva sekretarja izvedeta punkcijo. Delo dveh strokovnjakov na protokolu bo pomagalo pospešiti postopek, če se sestanek zavleče.

Ločene pripombe, komentarji, komentarji, razprave o vprašanjih, ki niso povezana s temami srečanj, niso vključena v dokument. Protokol določa splošni pomen poročil, vprašanj in predlogov. Odločitve in navodila, ki jih predloži vodja posameznim izvršiteljem, se natančno zapišejo.

Bodite pozorni! V dokumentih in vprašanjih ni treba črkovati besedo za besedo.

Če poslovodja potrebuje točne podatke, bo moral predložiti poročilo, ki ga podpiše odgovorni delavec. Na sestankih se razpravlja o stanju stvari kot celote, zato ni potrebe po podrobnem zapisu. Kot rezultat tega zapisnik srečanja odraža tezo: teme razprav, postavljena vprašanja in sprejete odločitve.

V nekaterih primerih vodje organizacij zahtevajo dobesedno določitev vsake besedne zveze. To je značilno za sestanke v sodobnih podjetjih, kjer se na takšnih dogodkih rešuje veliko število operativnih vprašanj.

Čistost

Pogosto najdete sklice na dejstvo, da je treba protokole hraniti na posebnih obrazcih. To se zgodi, če se taki sestanki odvijajo v vladnih službah, na primer v občinskih organih.

Običajne organizacije le redko uvajajo posebne obrazce za sečnjo. Izjema so posebne vrste sestankov, na primer delo upravnega odbora delniške družbe.

Zapisnik seje mora vsebovati naslednje podatke:

Obvezni podatki:

datum in številka;
ime organizacije;
vrsta dokumenta, ki označuje dogodek;
prizorišče srečanja.

Vsak list je oštevilčen, tako da lahko natančno spremljate napredek sestanka;

Seznam udeležencev in njihove vloge. Navesti je treba polno ime in položaj specialista, ki vodi zapisnik, vodja, vodi sestanek, druge udeležence seje. Namesto tega se lahko uporabi seznam volilne udeležbe, na katerem so podpisani delavci, ki so prišli;
Če so bile na prireditvi osebe, ki zastopajo druge organizacije, jih označite z oznako „Povabljeni“;
Glavni del protokola je sestavljen iz 3 zaporednih blokov:

Poslušali so. Polno ime je navedeno. in položaj govorca, glavna tema predstavitve, povzetek predstavitve;
Govoril sem. Fiksno polno ime in položaj osebe, ki je postavljala vprašanja ali komentirala vsebino govora;
Odločili smo se. Na podlagi rezultata poročila vodja daje navodila ali naloži resolucijo. Odločitev podrobno zapiše sekretar, saj je zavezujoč za zaposlene. Navedeni so datumi za dokončanje nalog.

Bodite pozorni! Če se glasuje z odločitvijo, je treba zabeležiti število glasov "za", "proti" in vzdržani glasovi brez navedbe imen.

Na koncu protokola sta podpisa tajnika in vodje seje. Tiskanje ni potrebno.

Končna različica dokumenta se pripravlja nekaj časa po sestanku. To lahko traja več ur ali več dni, odvisno od količine informacij. Nato ga predloži v podpis voditelju, ki je vodil prireditev.

Po tem se protokol pošlje zainteresiranim ali pa se iz njega pripravijo uradne izjave z navodili za določene izvajalce.

Zapisniki operativnega sestanka

Operativni sestanek ima več funkcij:

Jasna periodičnost (na primer enkrat na teden ob določenem času);
Stabilno članstvo
Skoraj nespremenjene teme in vprašanja;
Kratek čas.

Te značilnosti puščajo pečat pri sestavljanju zapisnika operativnega sestanka. Sekretar vnaprej pozna algoritem dela, vprašanja, o katerih se bo razpravljalo. To vam omogoča, da pospešite delo na končnem dokumentu in ga večino oblikujete vnaprej.

Zapisnik sestanka se pripravi hitro, tako da se dokument takoj predloži v podpis vodji.

Skladiščenje

Pri odločanju o shranjevanju protokolov mora tajnik preučiti notranje dokumente organizacije.

Torej je treba zapisnike seje upravnega odbora ali skupščine delničarjev voditi trajno. Dokumenti se nahajajo na lokaciji stalnega organa organizacije. Ta postopek je določen v odloku Zvezne komisije za vrednostne papirje št. 03-33 / ps z dne 16. julija 2003, ki vsebuje pravila, ki urejajo pravila in pogoje hrambe nekaterih dokumentov v delniških družbah.

Običajno se zapisniki različnih sestankov hranijo 3 ali 5 let, nato se arhivirajo in uničijo v skladu z navodili.

Zapisniki sestankov niso element nepotrebne birokracije. Udeleženci srečanja pomagajo, da ne pozabijo na dnevni red in pravočasno izpolnijo navodila vodje. Danes obstajajo elektronski viri za operativno pripravo in distribucijo takih dokumentov. Zato lahko sekretar hitro in priročno predstavi končno različico protokola vsem zainteresiranim.

Sestanki potekajo v mnogih organizacijah, ne glede na obliko lastništva. Na njih zaposleni in menedžerji izmenjujejo pomembne informacije, sprejemajo odločitve. Da bi bil dogodek učinkovit, se oblikujejo zapisniki sestankov. Vzorec tega dokumenta v organizacijah je približno enak. Pravila so opisana spodaj.

Vrste srečanj

Ti dogodki morda ne bodo uspešni, če se nanje ne pripravite. Ta funkcija pade na glavo. Ugotoviti mora naravo dogodka. Strokovnjaki razlikujejo več vrst srečanj:

Usposabljanje (konferenca), katerega namen je zagotoviti zaposlenim znanje, izboljšati njihove sposobnosti.
Informativne narave. Dogodek je potreben, da povzame informacije in preuči različna stališča o nastajajočih vprašanjih.
Pojasnjevalne. Na takšnih sestankih menedžerji prepričajo zaposlene v pravilnost ekonomske politike.
Problematična. Dogodek se odvija z namenom razviti metodo za reševanje nujnih težav.

Ne glede na vrsto sestanka mora biti dokumentirano. To vam omogoča kompetentno in organizirano.

Priprava

Da bi sestanek bil učinkovit, mora biti višje osebje seznanjeno z naslednjimi pravili:

Treba je jasno določiti temo in želeni izid. To bo omogočilo organiziran dogodek.
Temeljita priprava agende. Treba je določiti zaporedje obravnave vprašanj. Hkrati je bolje začeti z lahkimi vprašanji, preiti na bolj zapletena.
Udeležence je treba seznaniti z dejstvi, o katerih bodo razpravljali. To je najbolje storiti pred sestankom.
Vsem, ki morajo biti prisotni, morate vnaprej poslati vabilo. Če nekateri ne morejo pomagati pri reševanju težav, vendar morajo poznati rezultate dogodka, jim je treba priskrbeti protokol.
Prizorišče je treba izbrati na podlagi njegovih ciljev. Pogoji nastanitve so pomembni pri ustvarjanju poslovnega okolja.

Ti odtenki so temeljni pri pripravi na sestanek. Dogodek bo potekal učinkovito in organizirano ob upoštevanju njihovega spoštovanja.

Zakaj je potreben zapisnik sestanka?

Vsaka organizacija ima redna srečanja. Ta vrsta dogodka pomaga pri reševanju številnih akutnih težav, pravočasnem odločanju o kompleksnih nalogah in oblikovanju strategije razvoja podjetja. Pogosto sestanki niso dokumentirani, kar velja za pravilo. Uprava lahko neodvisno določi seznam dejavnosti, v katerih se vodi evidenca. Ugotovi tudi, kje to ni obvezno.

Glavni namen protokola je pisno določiti vsa vprašanja, naloge in mnenja, ki jih zaslišimo na sestanku, pa tudi skupno odločanje. Najboljši obrazec je podroben protokol. Običajno se tak dokument uporablja na dogodkih, ki bodo vplivali na prihodnji razvoj podjetja. Poleg tega je treba posneti tudi vsebino srečanj s podjetji in zaposlenimi v državnih ustanovah. Vzorci zapisnikov sestankov za različne oblike dogodkov so podobni, razlike so le manjše.

Upravljanje

Zapisnik seje vodi vodja podjetja. Toda to funkcijo lahko opravlja drug zaposleni. Pred tem dogodkom tajnik dobi seznam povabljencev in vzorčni seznam vprašanj. Udeleženci ponujajo povzetke. Tako boste lahko pripravili predlogo za dokumente, s katero boste pospešili delo pri pripravi dokumenta. Vzorci zapisnikov sestankov za take dogodke v vseh podjetjih so podobni.

Kadar je udeležencev veliko, je bolje imeti registracijski list, kjer F.I.O. Na začetku seje tajnik potrdi seznam prisotnih. Informacije beleži sekretar med dogodkom. Za večjo natančnost snemanja se uporabljajo zvočniki. Vse besede se zapišejo na digitalni medij in se nato reproducirajo, ko je protokol dokončan.

Če je na srečanju veliko udeležencev, sta dva sekretarja povabljena, da vodita evidenco. Takšno delo pospeši postopek, če se dogodek zavleče. Odgovori, komentarji, komentarji, ki niso pomembni za temo srečanja, niso vključeni v vsebino dokumenta. Protokol vključuje splošni pomen poročil, vprašanj in predlogov. Natančno zapisane odločitve, navodila, ki jih predloži vodja posameznim zaposlenim.

Če upravljavec potrebuje točne podatke, lahko zahteva poročilo, ki ga podpiše odgovorna oseba. Na sestankih se na splošno razpravlja o stvareh, zato ni treba podrobno zapisovati. Kot rezultat, protokol vključuje potek sestanka: obravnavane teme, vprašanja, odločitve. Včasih voditelji zahtevajo dobesedno popravljanje vseh stavkov. To se dogaja na sestankih sodobnih organizacij, ki obravnavajo številna operativna vprašanja.

Čistost

Srečanje? Vzorec vključuje osnovne podatke, ki jih je treba vnesti v dokument. V vladnih službah se protokoli vodijo na podlagi posebnih obrazcev. Običajna oblika zapisnika o vzorčnem sestanku je sestavljena iz:

Obvezni podatki (datumi, številke, ime podjetja, vrsta dokumenta z navedbo dogodka, kraj dogodka).
Seznam prisotnih (F. I. O., objave udeležencev). Lahko se uporabi seznam volilne udeležbe, na katerem so vsi, ki pridejo, podpisani.
Če so se dogodka udeležili ljudje iz drugih institucij, jih je treba vnesti v razdelek »Vabljeni«.
Glavni del. Vsebuje 3 dele: poslušal (F. I. O. in stališča govorcev, teme predstavitev, vsebinska izjava), govoril (F. I. O. in položaj osebe, ki je postavljala vprašanja ali dajal pripombe), odločil (vodja daje navodila oz. presežena ločljivost, postavljeni roki).
Na koncu podpis postavi tajnika in vodjo. Tiskanje ni potrebno.

S takim vzorčnim protokolom bo mogoče sestaviti kompetenten dokument. Za spremljanje napredka seje mora biti oštevilčen. Zaključni članek je pripravljen nekaj časa po sestanku. To lahko traja več ur ali celo dni, vse je odvisno od količine informacij.

Vzorčni zapisnik sestanka z režiserjem je popolnoma enak tistemu, ki je potekal brez njega. Nato se dokument predloži v podpis vodji prireditve. Protokol se pošlje zainteresiranim ali ustvari uradne izjave z navodili za izvajalce.

Če je zapisnik tehničnega sestanka sestavljen, lahko njegov vzorec vključuje posebne nianse tega dogodka. Na splošno pa mora vsebovati glavno bistvo, težave in vprašanja, o katerih razpravljajo udeleženci. Vzorčni zapisnik delavnice, predstavljen v članku, lahko služi kot primer pri pripravi tega dokumenta.

Operativni sestanek

Ta dogodek ima naslednje lastnosti:

Specifična frekvenca, na primer, vsak teden.
Specifična sestava prisotnih.
Podobne teme in vprašanja.
Kratek čas.

Vzorčni zapisnik operativnega sestanka je enak kot za redni dogodek. Šele tajnica se najprej seznani z algoritmom dela, vprašanji za razpravo. To pospeši delo na dokumentu, saj je večina oblikovana vnaprej. Protokol je pripravljen hitro, dokument se takoj predloži vodstvu v podpis.

Skladiščenje

Za reševanje vprašanja shranjevanja protokolov se mora tajnik seznaniti z notranjimi dokumenti organizacije. Odvisno je od posebnosti podjetja. Dokumenti na sejah upravnega odbora ali delničarjev družbe se hranijo trajno. Protokoli se pustijo na lokaciji trenutnega organa organizacije. Dokumenti za sestanke se običajno hranijo 3 ali 5 let in se nato arhivirajo in uničijo na podlagi navodil.

Zaključek

Zapisnik sestankov omogoča, da si udeleženci zapomnijo dnevni red in pravočasno izpolnijo naloge. Zdaj obstajajo elektronski viri za operativno pripravo in distribucijo te dokumentacije. Zato bo primerno, da sekretarka različico protokola predstavi zainteresiranim stranem.

Protokol - dokument, ki vsebuje zaporedni zapis razprave o vprašanjih in odločanja na sestankih, sestankih, konferencah in sestankih kolegialnih teles.

Protokol odraža skupne dejavnosti odločanja kolegialnega organa ali skupine zaposlenih. Od zapisnikov sestankov, ki so nastali pri upravljavskih dejavnostih organizacij, je treba ločiti protokole preiskovalnih, nekaterih upravnih organov in organov za nadzor javnega reda (na primer protokol sanitarnega inšpektorja, protokol prometne nesreče itd.), Pa tudi protokole pogodbenega tipa (protokoli nesoglasij, protokoli) odobritev nesoglasja, protokoli o odobritvi cen itd.).

Seje stalnih in začasnih kolegialnih organov (kolegiji zveznih izvršnih organov, sestanki delovnih kolektivov, sestanki delničarjev, sestanki upravnih odborov itd.) Se obvezno evidentirajo.

Zapisnik je sestavljen na podlagi zapisov med sejo (seje), predloženih povzetkov poročil in govorov, referenc, osnutkov sklepov in drugega gradiva.

Zapisnik vodi tajnik ali druga imenovana oseba. Predsednik in tajnik, ki vodita sejo, sta odgovorna za pravilnost zapisov v zapisniku.

Protokoli se lahko objavijo v dokončana ali kratek oblika, v kateri je razprava o vprašanju izpuščena in je zabeležena le odločitev o njej.

Odločitev o obliki protokola za vodenje seje sprejme vodja kolegialnega organa ali vodja organizacije.

Naslov protokola je ime vrste kolegialnih dejavnosti (seja, sestanek itd.) In ime organa, katerega dejavnosti so zabeležene (protokol seje certifikacijske komisije ...; protokol skupščine delničarjev ...).

Besedilo celoten protokol je sestavljen iz dveh delov: uvodnega in glavnega.

V uvodni del se navedejo začetnice in priimki predsednika (predsednika), tajnika, ki so bili prisotni na seji in po potrebi osebe, povabljene na sejo (sejo). Če se na sestanku (seji) udeležijo predstavniki različnih organov in organizacij, se navede kraj dela in položaj vsake osebe.

Če število navzočih presega 15 ljudi, se v uvodnem delu protokola, ki je sestavni del protokola, na primer sklicuje seznam, na primer:

Trenutno: 25 oseb (seznam je priložen)

Besede "predsednik", "tajnik", "sedanjost" se natisnejo levo od ničelnega položaja tabulatorja (od polja), ločeni z dvema intervaloma od naslova in drug od drugega.

Uvodni del protokola se konča z dnevnim redom, ki vsebuje seznam obravnavanih vprašanj, navedenih po vrstnem redu, z govornikom o vsaki obravnavani zadevi. Točke dnevnega reda so oblikovane z izgovorom "O", "About", natisnjene z meje levega roba in oštevilčene z arabskimi številkami.

Glavni organ Besedilo protokola je sestavljeno iz razdelkov, ki ustrezajo točkam dnevnega reda. Besedilo vsakega odseka je sestavljeno po shemi:

PREDSTAVLJENO: ...
ZVOČNIKI: ...
REŠEN (ODLOČEN): ...

V razdelku "LISTENED" so navedeni ime in začetnice govornika, vsebina poročila (sporočilo, informacije, poročilo). Če govornik besedilo poročila predstavi v pisni obliki, lahko po temi govora navede: „besedilo poročila je priloženo.“

V razdelku »GOVORCI« so navedena imena in začetnice oseb, ki so govorile v razpravi, pa tudi njihove predstavitve, vključno z vprašanji za govornika. Če je potrebno, se po imenu govornika navede njegovo stališče.

V razdelku "REŠEN (ODLOČEN)" je sprejeta odločitev, ki je formulirana kratko, natančno, jedrnato, da se prepreči dvojna razlaga. Skupaj z odločbo se navede število oddanih glasov „za“, „proti“, „vzdržani“ in seznam oseb, ki niso glasovale. Odločba lahko vsebuje eno ali več točk, ki so razvrščene po pomembnosti, vsaka od njih je oštevilčena.

Pred besedo "PREDSTAVLJENO" je številka v skladu z dnevnim redom. Besede "LISTENED", "SPEAKED OUT", "RESOLVED (RESOLVED)" so z levega polja natisnjene z velikimi črkami in končane z dvopičjem. Besedilo poglavij "PREDSTAVLJEN", "GOVORCI", "REŠEN (REŠEN)" je natisnjeno v 1,5 razmika v novi vrstici. Vsak priimek in začetnice zvočnikov so v nominativnem primeru natisnjeni iz nove vrstice, zapis uspešnosti je ločen od priimka z vezajem.

Besedilo povzetek protokola ima tudi dva dela. V uvodnem delu so navedene začetnice in priimki predsednika (predsednika), tajnika ter začetnice in priimki prisotnih oseb. Beseda "Prisotnost" je natisnjena z meje levega roba, podčrtana je, za besedo je postavljeno dvopičje. Imena prisotnih objav so spodaj natisnjena, desno od imen objav so njihove začetnice in priimki. Naslovi delovnih mest so lahko navedeni splošno. Prisotni naslovi več vrstic so natisnjeni z razmikom v 1 vrstici.

Seznam je ločen od glavnega dela protokola s trdno črto.

Glavni del protokola navede številko izdaje v skladu z dnevnim redom, vsebino izdaje in sprejetimi odločitvami. Ime vprašanja je oštevilčeno v rimski številki in se začne s predlogom "O" ("O"), natisnjenim v središču velikosti pisave št. 15 in podčrtano z eno vrstico pod zadnjo vrstico na razdalji največ enega intervala. Priimki uradnikov, ki so govorili med razpravo o tej zadevi, so navedeni pod pomišljajem. Priimki so natisnjeni po razmiku 1 vrstice. Nato se navede odločitev o vprašanju.

Primeri popolnih in jedrnatih zapisnikov so podani v Dodatku 16 k Metodološkim priporočilom o razvoju navodil za delo v zveznih izvršnih organih, odobrenih s sklepom Zvezne arhivske agencije z dne 23. decembra 2009 št. 76.

Zapisnik seje podpišeta predsednik in tajnik. V posebno pomembnih primerih naj bi protokol govorili govorci, vizume so pritrjene na levi rob dokumenta na ravni posnetka o uspešnosti.

Datum protokola je datum dogodka (sestanki, sestanki itd.). Če je trajalo več dni, potem skozi pomišljaj navedite začetni in končni datum srečanja. Na primer: 16. in 17. junij 2010 ali 16. junij 2010–17. Junij 2010.

Zapisnikom se v koledarskem letu dodelijo zaporedne številke ločeno za vsako skupino protokolov: zapisniki sej upravnega odbora, zapisniki usklajevanja, strokovni sveti in drugi organi. Zapisniki skupnih sestankov imajo sestavljene številke, vključno z zaporednimi številkami zapisnikov organizacij, ki so sodelovale na sestanku.

Kopije protokolov se po potrebi pošljejo zainteresiranim organizacijam in uradnikom v skladu s poštnim seznamom; Indeks sestavi in \u200b\u200bpodpiše izvršni direktor enote, ki pripravi obravnavo vprašanja. Kopije zapisnika se overjajo s pečatom Urada za upravljanje evidenc.

Sprejete odločitve se izvajalcem sporočijo v obliki izvlečkov iz protokolov, ki so sestavljeni na ustreznem obrazcu in so overjeni s pečatom Office Services.

Izvleček iz protokola Gre za natančno kopijo dela besedila izvirnega protokola, ki se nanaša na zadevo, na dnevnem redu, na katerem je pripravljen izvleček.

Izvleček iz protokola reproducira vse podrobnosti obrazca, uvodni del besedila, točko dnevnega reda, na kateri je izvleček pripravljen, in besedilo, ki odraža razpravo o vprašanju in sprejeto odločitev. Izvleček iz protokola podpiše le tajnica, ji zagotavlja.

Regulativni pravni akti lahko določijo dodatne zahteve za nekatere vrste protokolov, ki jih je treba upoštevati pri njihovi pripravi in \u200b\u200bpripravi.

Na primer, pri sestavljanju zapisnikov sej upravnega odbora (nadzornega sveta) delniške družbe je treba upoštevati zahteve, določene z naslednjimi regulativnimi pravnimi akti:

Zvezni zakon z dne 26. decembra 1995 št. 208-ФЗ "O delniških družbah";
Kodeks korporativnega ravnanja, odobren na seji vlade Ruske federacije 28. novembra 2001 (protokol št. 49), priporočen za uporabo s sklepom Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev z dne 4. aprila 2002 št. 421 / r.

Protokol zaseda posebno mesto v sistemu organizacijskih in upravnih dokumentov. Po eni strani ga je mogoče pripisati informacijskim dokumentom (ker vsebuje podatke o poteku razprave o nekaterih vodstvenih vprašanjih), na drugi pa protokoli vsebujejo izrek in se tako lahko štejejo za upravne dokumente.

Protokol - dokument, ki določa potek razprav o vprašanjih in odločanje na sestankih, sestankih, sestankih, konferencah. Protokoli dokumentirajo delovanje stalnih kolegialnih teles, kot so kolegiji odborov in ministrstev, organi občinskih vlad, pa tudi znanstveniki, tehnični in metodološki sveti.

Seje delničarjev in seje upravnih odborov se obvezno evidentirajo.

Protokoli se predložijo državnim organom v registracijo (na primer pri registraciji poslovnih bank, gospodarskih zbornic in drugih). Pripravljeni so tudi protokoli za dokumentiranje dejavnosti začasnih kolegialnih teles (konference, sestanki, sestanki, seminarji itd.).

Protokol je sestavljen na podlagi zapiskov, ki jih je tajnik vodil na sestanku ročno ali s pomočjo diktafona.

Glede na vrsto sestanka in status kolegialnega organa se izbere obrazec protokola: kratek, popoln ali dobeseden.

Kratek protokol - beleži vprašanja, obravnavana na sestanku, imena govorcev in sprejete odločitve. Tak protokol je priporočljiv le v primerih, ko je seja skrajšana, poročila in besedila govorov bodo predstavljena sekretarju ali ko seja deluje.

Celoten protokol beleži ne le razpravljana vprašanja, sprejete odločitve in imena govorcev, temveč tudi precej podrobne opombe, ki prenašajo vsebino poročil in govorov udeležencev sestanka, vsa izražena mnenja, izražena vprašanja in pripombe, komentarji, stališča.

Dobesedni prepis je sestavljen na podlagi dobesednega zapisa sestanka (prepisov) in dobesedno sporoča postopek razprave o vsaki zadevi in \u200b\u200brazvoj rešitve za to.

Popolni in dobesedni protokoli se sestavijo na podlagi ročno napisanih dobesednih posnetkov ali posnetkov s kasete, ki se vodijo med sejo.

Vse vrste protokolov so sestavljene na skupnem obrazcu, ki vključuje naslednje podatke: ime ustanove (organizacije, podjetja), vrsto dokumenta (protokol), kraj za vnos datuma, indeks dokumenta, kraj za sestavo protokola, kraj za naslov besedila. Datum zapisnika je datum sestanka (zapisniki se običajno izdajo po sestanku). Če je trajalo več dni, datum protokola vključuje datum začetka in konca.

Številka protokola (indeks) je serijska številka sestanka. Številčenje protokolov se opravi v koledarskem letu ali v mandatu kolegialnega organa.

Naslov besedila protokola praviloma odraža vrsto sestanka ali kolegialne dejavnosti in je skladen z imenom vrste dokumenta. Na primer: seje odbora za protokol; - sestanki delovnega kolektiva; - sestanki vodij strukturnih oddelkov.

Besedilo protokola vključuje uvodni in glavni del.

V uvodnem delu protokola so po naslovu navedena imena in začetnice predsednika in tajnika seje (ti podatki so v kratki obliki protokola izpuščeni). Iz nove vrstice za besedo "Prisotni" so navedena imena, začetnice stalnih članov kolegialnega telesa (po abecednem vrstnem redu), imena, začetnice in stališča povabljenih na sejo. Pri sestavljanju zapisnika razširjenega sestanka imena udeležencev niso navedena, njihovo skupno število pa je navedeno v številkah. Štetje udeležencev poteka po registrskih seznamih, ki se posredujejo tajniku, sestankom in postanejo ena od prilog k protokolu.

Dnevni red je vključen v uvodni del protokola. Navaja vprašanja, o katerih se je na sestanku govorilo, z imeni govorcev (govorcev) in določa zaporedje njihove razprave. Dnevni red seje je praviloma sestavljen vnaprej in mora vključevati optimalno število vprašanj, ki jih je mogoče obravnavati in obravnavati na seji.

Besedilo glavnega dela protokola je sestavljeno v skladu z zaporedjem vprašanj, določenih v dnevnem redu.

Glavni del besedila protokola vsebuje toliko razdelkov, kolikor je točk dnevnega reda. V skladu z njim so odseki oštevilčeni. Vsak odsek je sestavljen iz treh delov: "LISTENED", "GOVORCI", "REŠENI", ki so natisnjeni iz odstavka, da se osvetli govor glavnega govorca, udeležencev razprave o zadevi in \u200b\u200bizrek, ki v besedilu protokola oblikuje odločitev seje. Za isti namen je v besedilu protokola vsako ime in začetnice govornika natisnjeno iz nove vrstice v imenovalnem primeru. Predstavitev posnetka govora je od priimka ločena z vezajem, predstavljena je iz ednine tretje osebe.

Zapisnik sestavi tajnik seje. Podpisuje predsednik in tajnik.

Gospodarska zbornica Ruske federacije

Upravljanje informacij

PROTOKOL

12. 03. 2011 № 10

Čeljabinsk

Uredniško srečanje

informacijska podpora razstavi

Predsednik - Yu.V. Potapov

Sekretar - E.V. Giss

Prisotni: S.I. Kazantsev, V.S. Bukharin, I.V. Borodovsky, V.V. Yagodkin, E.E. Zaporozhets, A.S. Stepanov, M.V. Dragonenko, Yu.S. Sedinkina, M.V. Šaškin

Dnevni red:

1. O rezultatih uredniškega dela na področju informacijskih in promocijskih dejavnosti na ruskih razstavah v tujini v letu 2010

Poročilo izvršnega urednika Yu.V. Potapova.

2. O sodelovanju urednikov pri pripravi referenčnih računalniških programov za opremljanje ruskih razstav v tujini.

Poročilo starejše urednice V.S. Bukharin.

1. SEZNAM:

Potapov Yu.V. - uredniško delo na ruskih razstavah v tujini je potekalo v skladu z odobrenim načrtom. Značilnost razstav 2010 je povečano zanimanje obiskovalcev in še posebej predstavnikov poslovnih krogov za stanje ruskega gospodarstva. Posebno priljubljena je bila pravna literatura, ekonomska raziskovanja in statistična gradiva. Pri organizaciji dela različnih razstav so bile opažene enake pomanjkljivosti - slabo ali zapoznelo oglaševanje, nepravočasno prejemanje literature, nekvalitetno video gradivo.

GOVORILO:

Šaškin M.V. - predlagala spremembo načrta za zagotavljanje literature in organiziranje njene oddaje v skladu z urnikom, ki je bil predviden na večjih državnih razstavah.

REŠEN:

1.1. Vzpostavi vprašanje priprave in financiranja novih video materialov za predstavitev na tujih razstavah v predsedstvu GZS Ruske federacije.

1.2. Da odobri poročilo o rezultatih propagandnega dela uredništva na ruskih razstavah v tujini v letu 2010.

(Poročilo priloženo).

2. SEZNAM:

Bukharin V.S. - Uredniki delajo na ustvarjanju novih računalniških programov skupaj s podjetjem Algorithm na podlagi pogodbe. Trenutno je podjetje zasedeno z obdelavo programov, do konca leta 2010 pa bi jih morali predložiti uredniku. Programi so namenjeni samodejnemu iskanju informacij o pravnih aktih, zajemajo vprašanja trenutnega zakonodajnega in regulativnega okvira za ustanovitev in delovanje zasebnih podjetij v Rusiji, pa tudi naložbena vprašanja.

GOVORILO:

Potapov Yu.V. - Pospešiti je treba časovni okvir za razvoj programa.

REŠEN:

2.1. Komunikacija Bukharin V.S. upoštevati.

2.2. Uredniki začnejo razvijati naslednje programe za uporabo na razstavah.

Predsednik ___________ Yu.V. Potapov

Tajnik ___________ E.V. Giss

V praksi upravljanja se takšne vrste protokolov uporabljajo kot protokol o nameri, odobritveni protokoli, protokoli za odvzem materialnih dokazov (dokumentov). Med glavnimi dokumenti skupščine delničarjev zakon navaja zapisnik seje - in zapisnik števske komisije.

Poleg tega lahko protokol med izvajanjem upravnih funkcij sestavi en uradnik - protokol prometne nesreče, protokol o pridržanju itd. Vsak od teh vrst protokolov ima ustrezen standardni obrazec.

V tem članku bomo govorili protokol, sestavljen na podlagi kolektivnih ukrepov upravljanja - sestanki, sestanki oz. Ta dokument je namenjen dokumentarni pripravi kolegijske razprave o vprašanjih in odločanju.

V ruskem pisarniškem delovanju se protokol uporablja od začetka osemnajstega stoletja, od obdobja, ko so v vodstveni praksi razpravljali o vprašanju, preden so sprejeli odločitev. Zgodovinsko gledano je protokol:

in informativni dokument (dokumentira napredek razprave),
in upravni dokument (sprejeta odločitev se zabeleži kot rezultat razprave).

V sodobni praksi upravljanja se sestavljajo protokoli za dokumentiranje dejavnosti sestankov, ki jih vodijo vodje različnih stopenj. Protokoli se uporabljajo tudi za prikaz dela konferenc, sestankov, seminarjev itd.

Odločitev o potrebi po sestavi protokola med operativnimi sestanki sprejme vodja, ki jih imenuje in vodi. Če razprava na sestanku govori o obveščanju podrejenih o težavi, razlagi predhodno sprejete odločitve itd., Morda protokol ne bo potreben. Možna pa je tudi potreba po protokolu takega operativnega sestanka. V tem primeru bo protokol zapisal sestavo navzočih, izrazil mnenja ali predloge.

Priprava sestanka

Značilnosti dokumentiranja dela stalnih kolegialnih organov

Stalna kolegialna telesa (sveti, kolegiji, komisije) odlikuje visoka stopnja organiziranosti njihovega dela.

To je izraženo na zalogi:

delovni predpisi;
načrt dela za prihodnje leto;
lastni aparat, ki ga vodi tajnik.

Ta seznam treh točk (maksimalni program) je dejansko mogoče omejiti na enega samega sekretarja kolegialnega organa - (minimalni program). Zdaj komentiramo te tri točke podrobneje.

V predpisi kolegialni organ določa pogostost sestankov, vrsto sprejetih odločitev, postopek dokumentiranja dejavnosti, dan in čas seje. Včasih podjetja izpolnjujejo predpise, povezane z delom ne enega kolegialnega organa, temveč kakršno koli kolegialno dejavnost.

Protokol je eden izmed potrebnih dokumentov predvsem zato, ker beleži dejstvo seje, sprejete odločitve na njem in čas njihovega izvajanja. Ta dokument lahko pozneje služi kot osnova za objavo odločbe ali odločbe - (tj. Upravnega dokumenta) tega kolegialnega organa.

Stalna kolegialna telesa morajo imeti delovni načrt za leto ki vključuje glavna vprašanja, predvidena za razpravo.

Običajno imajo stalna kolegialna telesa aparata ki zagotavlja delo tega organa. To enoto vodi tajnik (tajnik znanstvenega sveta, sekretar odbora itd.), Ki spada v kategorijo specialistov ali menedžerjev. Ta uradnik je odgovoren za organizacijo sestankov in za dokumentiranje dejavnosti stalnih kolegialnih teles ter za varnost dokumentov.

Priprava sestanka

Seje kot oblika kolegialnega načina odločanja pa lahko potekajo v kateri koli sestavi udeležencev, ne le članov kolegialnega telesa. To je lahko sestanek vodij oddelkov ali sestanek specialistov določenih strukturnih oddelkov o določeni težavi. Vsekakor pa pri organizaciji srečanja več kot treh ljudi to ne bi smelo prepustiti naključju. Čim boljša je priprava sestanka, manj časa bomo porabili za razpravo med samim sestankom in učinkovitejše odločitve.

Med pripravo seje naknadno nastanejo dokumenti, ki nato postanejo priloge k protokolu ali informacije iz njih pritekajo vanj.

Prvi dokument iz te serije je na dnevnem redu. Sestavi ga sekretar na podlagi navodil predsednika (kolegijskega organa ali tega posebnega sestanka) in določb uredbe (če obstajajo). Pri oblikovanju dnevnega reda je treba upoštevati kompleksnost obravnavanih vprašanj, tako da se razprava prilega času, ki je bil dodeljen seji.

Dnevni red se razdeli udeležencem in povabljencem. Več izvodov dnevnega reda ostane pri sekretarju. Uporabljajo jih za pripravo prihodnjega protokola, za vodenje sestanka.

V dnevnem redu se navede število in zaporedje obravnavanih vprašanj, imena govorcev, datum in čas seje ter kraj zasedanja. Tako je dnevni red hkrati dokument o obveščanju za prihajajoči sestanek - in vabilo udeležencem.

Oblika dnevnega reda je lahko poljubna. Damo dve možnosti; prvo je bolj formalno (glej primer 1), drugo pa je primerno tudi za izvedbo operativnih sestankov (glej primer 2). Čeprav tajnica med pripravo operativnih sestankov pogosto ignorira pisno predložitev dnevnega reda in se omeji le na ustne informacije udeležencem.

Med pripravo vsakega srečanja je običajno vnaprej zbirati povzetke poročil ali govorov govornikov ter informacije in referenčne dokumente, ki jih ponazarjajo (tabele, grafikoni, ekonomski izračuni, reference itd.). Vsa ta gradiva se presnemajo s številom udeležencev srečanja in se jim razdelijo.

Bodite prepričani, da ti dokumenti vključujejo osnutek sklepa o vsaki točki dnevnega reda. Govorniki pripravljajo osnutke sklepov. Naloga sekretarja je, da te dokumente pravočasno prejme in razširi v zahtevanem (po številu udeležencev) številu izvodov. Gradivo za sestanek je treba poslati 48 ur pred sejo, da bodo ljudje imeli čas, da se pozanimajo o njih in se pripravijo na razpravo. Za pošiljanje pošiljk pogosto uporabljajo e-pošto.

Med pripravo sestanka se lahko pripravi registracijski list ali seznam udeležencev udeležbe udeležencev (glej Primer 13). Tak dokument je sestavljen, kadar je število udeležencev več kot 15 ljudi (potem te osebe niso navedene med protokoli, namesto tega je ta dokument priložen protokolu), pa tudi, ko pripravljajo sejo stalnega kolegialnega organa (pomembno je, da ima sklepčnost). Kadar je na seji pomemben sklepčnost, sestavljanje takega registracijskega lista postane obvezno - ta seznam je potreben za dokumentiranje udeležbe določenih oseb na sestanku, ki ga praviloma potrdi osebni podpis na seznamu.

Osebne podpise na začetku seje zbira sekretar, tako da obide prispele na sejo. Drugi pogost način zbiranja podpisov in nadzora števila udeležencev je registracija udeležencev. Registracija se običajno začne 30 minut in konča 5 minut pred sestankom.

Pred začetkom sestanka / seje mora imeti sekretar naslednje dokumente: dnevni red, povzetke in osnutke sklepov o vsaki zadevi, seznam udeležencev.

Tipična pravila protokola

Postopek za pripravo protokola določi GOST R 6.30-2003 „Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za papirologijo. " Ta GOST določa pravila za oblikovanje naslova in zaključnega dela tega dokumenta ter zahteve za njegovo besedilo.

Glava protokola

V glavi dela protokola so naslednje podrobnosti:

polno ime organizacije;
vrsta dokumenta (protokol);
številka in datum;
kraj sestavljanja protokola;
naslov besedila.

Ime organizacije je vedno navedeno skupaj s pravno obliko in mora ustrezati uradno uveljavljenemu imenu (v statutu ali predpisu o organizaciji). Poleg tega pravna oblika ne bi smela biti napisana v obliki kratice, ampak v celoti.

Če ima organizacija uradno registrirano okrajšavo, je lahko v oklepajih navedena tudi vrstica pod polnim imenom (glej Primer 3).

Če ima organizacija nadrejeno organizacijo, je njeno ime navedeno nad imenom organizacije - avtorja dokumenta, po možnosti v skrajšani obliki (glej primer 5).

Torej, poglejte možne možnosti oblikovanja:

Datum zapisnika je dan sestanka. Če je sestanek trajal več dni, potem datum protokola vključuje datume njegovega začetka in konca (in ne datum podpisa protokola, ki ga je mogoče sestaviti nekaj dni po koncu dogodka).

Seja upravnega odbora delniške družbe je trajala dva dni: 13. in 14. januarja 2009. Protokol je bil sestavljen naslednji dan in podpisan dan po sestanku - 16. januarja.

V tem primeru bo datum protokola „13-14.01.2009“ ali isto obdobje, vendar v popolnejšem črkovanju „01.13.2009 - 01.01.2009“. Možen je tudi verbalno-digitalni način označevanja datuma „13. do 14. januarja 2009“.

Zapisniki so oštevilčeni v koledarskem letu, zato je številka (indeks) protokola zaporedna številka sestanka. Za vsako skupino protokolov, ki so sestavljeni v organizaciji, se zaporedne številke dodelijo ločeno: zapisniki skupščin delničarjev, zapisniki sej direktorja, zapisniki sej tehničnega sveta, zapisniki sej delovnega kolektiva so oštevilčeni ločeno.

Obstaja „moda“ za zapisovanje številke dokumenta in datuma, ki je sestavljen iz ene števke, v dveh števkah: za to se na začetku doda nič. Tu lahko slišite razlage naslednje lastnosti: prisotnost nič ("št. 01" ali "1. december 2008") nam ne bo omogočila, da na svoje mesto dodamo še eno števko in tako spremenimo 1 v 11, 21 ali 31. Vendar poudarjamo, da obstajajo znaki takega pisanje v regulativnem okviru ni vsebovano. To je le precej pogosta praksa.

Pomembno je navesti kraj sestavljanja dokumenta v primeru, ko je težko določiti po imenu organizacije, pa tudi v primerih, ko seja poteka v drugem kraju in ne tam, kjer se organizacija nahaja - avtor dokumenta. V skladu z GOST R 6.30–2003 (odstavek 3.12) je kraj priprave dokumenta označen ob upoštevanju sprejete upravno-teritorialne delitve z uporabo le splošno sprejetih okrajšav.

Naslov besedila protokola vsebuje navedbo vrste kolektivne dejavnosti (sestanek, sestanek, sestanek itd.) In ime kolegialnega telesa v genitivu.

Podrobnosti glave dela so lahko razporejene vzdolžno (Primer 8) ali kotno (Primer 9). Izbira možnosti je odvisna od organizacije.

Uvodno besedilo

Besedilo protokola vključuje uvodni in glavni del.

V uvodnem delu protokola so po naslovu podane začetnice in priimki predsednika in tajnika seje. Upoštevati je treba, da v zapisniku predsednik, ki je uradnik, ki vodi sejo, v besedilu ni naveden njegov položaj v skladu s kadrovskim seznamom.

Sekretar - oseba, odgovorna za organizacijo sestanka in dokumentiranje njegovih dejavnosti, tj. priprava in izvedba protokola. Sekretar zasedanja (-ov) zasedanj (-ov) ni nujno sekretar na zasedanju. Ta naziv delovnega mesta je lahko dodatni za zaposlenega. To bi moralo biti določeno v opisu njegovega delovnega mesta, če se izvaja neprekinjeno. To delo lahko vodja zaupa zaposlenemu, če ga opravlja kot enkratno nalogo.

Naloge predsednika sestanka vodij oddelkov lahko opravlja namestnik generalnega direktorja Pankov, funkcije sekretarja seje pa njegov osebni asistent Egorova. V tem primeru so njihova delovna mesta po seznamu osebja (namestnik generalnega direktorja in osebni pomočnik namestnika generalnega direktorja) v zapisniku odsotna. Ti ljudje se bodo v njem pojavili le kot predsednik in sekretar sestanka (glej naslednji primer).

V novi vrstici za besedo "Prisotni" so začetnice in priimki uradnikov organizacije, ki sodelujejo v razpravi in \u200b\u200bodločanju na sestanku, navedeni po abecednem vrstnem redu.

Če so na sestanek povabljeni drugi uradniki vaše organizacije, so navedeni v razdelku »Povabljeni« po abecednem vrstnem redu (priimek in začetnice) brez navedbe položaja. Če se na sestanku udeležijo predstavniki drugih organizacij, nato navedite svoja stališča z imeni organizacij (glejte primer 11).

Seznam udeležencev in povabljenih oseb se natisne v enem razmiku v vrstici. Nato ostane ena prazna vrstica in po 1 razmiku vrstic se natisne dnevni red. Toda glavni del besedila protokola je običajno natisnjen v razmiku 1,5 vrstice.

Seznami udeležencev je odgovoren tajnik. Seznam je sestavljen vnaprej po navodilih vodje (potrebno je obvestiti udeležence o datumu sestanka in dnevnem redu, zaželena je predhodna razdelitev referenčnih gradiv za preučevanje vprašanj in priprava na razpravo). Na dan srečanja se seznam udeležencev prilagodi glede na dejansko prisotnost uradnikov.

Pri sestavljanju zapisnika razširjenega sestanka (več kot 15 oseb) ali stalnega kolegialnega organa imena udeležencev niso navedena v zapisniku, temveč je njihovo skupno število navedeno v številkah. Določajo ga rezultati registracije, registracijski seznam v tem primeru postane ena od prilog k protokolu (glej primer 13). V tem primeru protokol navede:

Prolog vključuje dnevni red. Njeno vsebino določi vodja, ki sestanek imenuje in ga bo vodil. Če je bil takšen dokument udeležencem poslan pred sejo, je treba informacije iz njega posredovati zapisniku.

Dnevni red v protokolu vsebuje seznam vprašanj, o katerih se razpravlja na sestanku, določa zaporedje njihove razprave in imena govorcev (govorcev).

Točke dnevnega reda so oštevilčene z arabskimi številkami in se začnejo s predlogom „O“ ali „About“ in odgovarjajo na vprašanje „kaj?“. Za vsako točko v protokolu je treba navesti začetnice in priimek govorca - uradnika, ki je pripravil to vprašanje.

Telo besedila

Razlika med kratko in popolno obliko protokola - prej je bilo vse preprosto

Po obliki predstavitve besedila so protokoli razdeljeni na kratke in popolne.

Različne oblike protokola se med seboj razlikujejo le v popolnosti poročanja o sestanku. Pri oblikovanju teh obrazcev ni razlik. Ta postulat deluje na podlagi praktičnih izkušenj, ki so določene v katerem koli učbeniku o papirju.

Kratek protokol je dokument, ki zajema:

vprašanja, obravnavana na sestanku,
imena govorcev in
sprejete odločitve.

Tak protokol se običajno izvaja v naslednjih primerih:

kadar je seja skrajšana (prepis govorov bo priloga zapisnika) ali posnet na snemalnik;
kadar seja deluje in je pomembno, da se odločitev popravi, ne da bi podrobneje razpravljali.

Po kratkem protokolu si ni mogoče predstavljati poteka razprave o vprašanju, izraženih mnenj, komentarjev, postopka razvoja upravnega dela, tj. vodstvena odločitev. Vzorec je prikazan v primeru 22.

Polni protokol (glej primer 21) vam omogoča, da dokumentirate podrobno sliko dogajanja, prenese vsebino poročil in govorov udeležencev sestanka, vsa izražena mnenja, izražena vprašanja in pripombe, komentarje, stališča.

Tako so v celotnem protokolu za vsako obravnavano izdajo trije deli: "PREDSTAVLJEN", "SPEAKED", "STOP" (ODLOČEN). In na kratko samo dva: "PREDSTAVLJEN" in "REŠEN" ("REŠEN").

Glavni del besedila protokola vsebuje toliko razdelkov, kolikor je točk dnevnega reda. V skladu z njim so odseki oštevilčeni. Vsak razdelek je sestavljen iz treh delov za celoten protokol - "LISTENED", "SPEAKER", "RESOLVED" ("REZOLIRAN") ali dva v kratkem. Te besede so natisnjene z velikimi tiskanimi črkami z levega roba.

Po besedi "LISTENED" v preizkusu protokola se navede priimek in začetnice glavnega govorca v genitivnem primeru (koga poslušate?) In zapis njegovega govora se navede skozi pomišljaj. Predstavitev običajno poteka iz tretje osebe ednine v preteklem času (glej Primer 15). Če je bilo besedilo poročila pripravljeno v pisni obliki in predano tajniku, potem je v protokolu mogoče navesti samo temo poročila in nato pripisati „besedilu poročila je priloženo“ (Primer 16).

V celotnem protokolu se za besedo "GOVORCI" navedejo imena in začetnice udeležencev v razpravi o vprašanju. V besedilu protokola so vsi priimki in začetnice govornika natisnjeni iz nove vrstice v nominativnem primeru (kdo je govoril?). Predstavitev posnetka govora je ločena od priimka črtica, predstavljena je iz tretje osebe ednine. V istem delu besedila so zabeležena vprašanja, ki so se pojavila med poročilom ali po njegovem zaključku, pa tudi odgovori nanje.

Če v zapisniku na sestanku ni razprave ali vprašanj, je del "GOVOR" izpuščen in ta del besedila

Za besedo "ODLOČEN" (ali "ODLOČEN") se natisne besedilo izreka ustrezne točke dnevnega reda. Če je o enem vprašanju sprejetih več odločb, so oštevilčene z arabskimi številkami, prva številka prikazuje številko točke dnevnega reda, druga - številko odločitve.

Če se o prvi točki dnevnega reda sprejmejo tri odločitve, bodo oštevilčene s 1.1, 1.2 in 1.3.
Če bo o drugi točki dnevnega reda sprejeta le ena odločitev, bo njena številka 2,1, ne 2, kot nekateri napačno pišejo.

Izvedbeno besedilo je oblikovano po standardnem vzorcu, sprejetem v upravnih dokumentih, in odgovarja na vprašanja: kdo naj naredi kaj in do katerega datuma (v tem primeru lahko odgovorni agent navede na začetku besedila ali na koncu).

Običajna praksa sestavljanja protokola ne predvideva določitve rezultatov glasovanja. Če pa je, bi se to moralo odražati v izreku. V enostavnejši izvedbi je to prikazano v primeru 19. Zapisniki skupščin delničarjev imajo veliko posebnosti, vključno z je tudi v vrstnem redu odsevanja rezultatov glasovanja o sprejetih odločitvah; ti rezultati se zabeležijo v zapisniku števske komisije in v zapisniku skupščine delničarjev (glej primer 20).

Sestavni del protokola

Zapisnik je sestavljen na podlagi ročnih, dobesednih ali zvočnih posnetkov, ki se vodijo med sejo. Po sestanku tajnik ponatise ponatisne, jih pripravi v skladu z navedenimi zahtevami in jih predloži v urejanje predsedniku seje. Ob upoštevanju njegovih sprememb se protokol podpiše in postane uradni dokument.

Pravna veljavnost protokola, tj. uradnost, zanesljivost, nespornost ni odvisna samo od pravil oblikovanja. V skladu s standardno opredelitvijo je "pravna sila last uradnega dokumenta, ki mu ga posreduje veljavna zakonodaja, pristojnost organa, ki ga je izdal, in ustaljeni postopek izvršitve". V skladu z navedenimi pravili registracije postane protokol zakonit, ko ga podpišeta dve osebi: predsednik in tajnik.

Registracija tega atributa ne povzroča težav, ker enako je za vse oblike protokola, ki smo jih preučili v članku (glej primere 21, 22). Podpisi se od besedila ločijo z 2 ali 3 razmiki v vrstici. Besedi „predsednik“ in „sekretar“ sta natisnjeni od meje levega roba, zadnja črka v priimku je omejena na desni rob.

Protokol je notranji dokument, zato običajno ni žigosan.

Če protokol obsega več strani, je treba drugo in naslednje strani oštevilčiti. Številke strani so pritrjene z arabskimi številkami brez besede "stran" (stran), brez uporabe vezajev, narekovajev in drugih znakov.

Obdobje za pripravo protokola praviloma ne sme presegati 5 dni. Konkretni datum pripravljenosti protokola lahko imenuje vodja seje ali predsednik stalnega kolegialnega organa. Rok za izdelavo protokola se lahko določi tudi v predpisih kolegialnega organa.

Toda nekateri dokumenti za določene vrste protokolov imajo svoje jasne roke. Zakon o delniških družbah na primer zahteva, da delniške družbe sestavijo protokol seje upravnega odbora 3 dni, za izpolnitev tako zapletenega dokumenta, kot je protokol skupščine delničarjev, pa je potrebnih kar 15 dni.

Sklepi, sprejeti na sestanku, se zaposlenim sporočijo bodisi v obliki poštnih kopij celotnega protokola bodisi v izjavi o operativnem postopku. V majhnih organizacijah se včasih seznani zaposleni z sprejetimi odločitvami za podpis, v ta namen pa se za protokol pripravi list za seznanjanje.

Priprave se izvajajo tudi na podlagi odločb, sprejetih v drugih upravnih dokumentih, na primer odločitvah kolegialnega organa ali nalogu vodje organizacije.

"Ko se tovariši ne dogovorijo"

Na vse zgoraj navedeno bi se bilo mogoče umiriti, vendar se je marsikaj spremenilo z začetkom veljavnosti novih Vzorčnih navodil za vodenje evidence v zveznih izvršnih organih (odobrenih z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 08.11.2005 št. 536). Vsaj ta dokument uveden nova pravila izvršba povzetki protokolov za zvezne izvršne organe, za katere so določbe tega regulativnega dokumenta obvezne.

In se razlikujejo od prakse sestavljanja kratke oblike protokola, ki je bil razvit do tega trenutka. Rezultate naše primerjave prikazujemo v tabeli (glej tabelo 1).

Kar se tiče pisarniškega dela določenega zveznega organa, ima vsak svoje navodilo, ki morda ne sovpada z modelom (bodite pozorni na točki 1.2 in 1.3, navedeni v nadaljevanju tega regulativnega dokumenta). V skladu z njihovimi lokalnimi poslovno-proizvodnimi navodili vse deluje. In tistim, ki ne delajo v zveznih organih, vam vedno svetujem, da vzorčna navodila obravnavate kot približna (t.j. ni obvezna). Poleg tega je zdaj v Rusiji začel veljati GOST R ISO 15489-1-2007, „Sistem standardov za informacije, knjižnice in založništvo. Upravljanje dokumentov. Splošne zahteve. " Njegova glavna ideja je, da se mora organizacija "registrirati", odobriti pravila za upravljanje dokumentov in jih upoštevati. In ta primer s kratkim protokolom je prav razkrivajoč - v vseh primerih, ko v zakonodajnem in regulativnem okviru ni posebnih navodil ali obstajajo neskladja, je vsaka organizacija prisiljena določiti svoja pravila. V tem primeru lahko zagotovite jasnost in jasnost oblikovanja, in kar je najpomembneje - pravno veljavnost dokumenta.

Odlomek dokumenta

Tipična navodila za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih (odobrena s sklepom Ministrstva za kulturo Rusije z dne 8. novembra 2005 št. 536)

1.2. Standardno navodilo za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih (v nadaljevanju "Standardno navodilo") določa splošne zahteve za delovanje služb za upravljanje dokumentacije, dokumentiranje upravljavskih dejavnosti in organizacijo dela z dokumenti v zveznih izvršnih organih - ministrstvih, službah, agencijah.

1.3 Zvezni izvršni organi organizirajo in vodijo papirologijo na podlagi Vzorec pravilnika za notranjo organizacijo zveznih izvršnih organov ... posamezna navodila za potek dela, predpise zveznih izvršnih organov, druge normativne in metodološke dokumente in ta Standardna navodila. Posamezne postopke vodenja evidenc po usklajevanju z Zvezno arhivsko agencijo odobrijo vodje zveznih izvršnih organov.

Tabela 1. Razlika med dvema možnostma za kratko obliko protokola

Element protokola	Polni obrazec protokola	Splošno sprejeto	Novo kratka oblika uveden protokol za zvezne organe izvršna veja
Naslov	Nahaja se po kraju sestavljanja protokola		Nahaja se po imenu vrste dokumenta (PROTOCOL) pred datumom, številko in krajem sestavljanja dokumenta. Centrirajte in poudarite
Predsednik in sekretar	Priimek in začetnica sta navedena		Začetki in priimek predsedujoče osebe so vključeni v ime vrste protokola „Protokol sestanka z vodjo ... I.O. PREZIME ", začetnice in priimek tajnice niso navedeni
Sedanjost	Priimek in začetnice so navedeni, ni pozicij		Podčrtana je beseda "Prisotnost:", navedena so imena delovnih mest, začetnic in priimkov prisotnih. Seznam udeležencev je ločen od glavnega dela protokola s trdno črto
Dnevni red	Natisnjeno je po seznamu navzočih in vabljeno v uvodnem delu.		Manjka
Glavni del besedila	PREDSTAVLJEN - GOVOREN - ODLOČEN (ODLOČEN)	Besedilo je sestavljeno iz razdelkov, ki ustrezajo točkam dnevnega reda. Vsak odsek je zgrajen po shemi: PREDSTAVLJEN - ODLOČEN (ODLOČEN)	Glavni del protokola vključuje obravnavana vprašanja in sprejete odločitve. Ime vprašanja je oštevilčeno z rimskimi številkami, začne se s predpogojem "O" ali "O", natisnjeno je v središču in poudarjeno. Priimeki govorcev so navedeni pod vrstico. Nato se navedejo odločitve, sprejete v zvezi z vprašanjem.
Napisi	Za besedo "predsednik" se napiše osebna poteza in se razširi v obliki začetnic in priimka. Po besedi "sekretar" storite enako.		Navede se celoten položaj vodje, ki je imel sestanek, njegova osebna poteza in dekodiranje podpisa v obliki začetnic in priimka

Izdaja izpiska iz protokola

Zelo pogosta praksa dokumentacije je sestavljanje izvlečkov iz protokola.

Izvleček iz protokola je natančna kopija dela besedila izvirnega protokola, ki se nanaša na vprašanje dnevnega reda, na katerem je izvleček pripravljen. Hkrati se reproducirajo vse podrobnosti obrazca, uvodni del besedila, ki se nanaša na dnevni red, na katerem je izjava pripravljena, in tudi besedilo, ki odraža razpravo in odločitev o njej.

Izvleček iz protokola podpiše samo tajnik, pripravi tudi certifikacijski napis. Sestavljen je iz besede „Res“, ki označuje položaj osebe, ki potrjuje izjavo, svoj osebni podpis, priimek, začetnice in datum (glej primer 24).

Če je izvleček iz protokola izdan za predstavitev drugi organizaciji, ga potrdi pečat.

Kako pravilno shraniti protokole?

Protokoli so shranjeni glede na obliko papirja, ki obstaja v organizaciji. Če se dokumentacija vodi centralno, se lahko protokoli hranijo pri tajniku organizacije, v poslovno-proizvodni službi. Pri decentraliziranem pisarniškem delu mesto shranjevanja določa struktura organizacije, praviloma v sekretariatih tistih uradnikov, ki imajo sestanke.

V primerih se zapisnik sestavi v skladu z nomenklaturo zadev, vsekakor pa jih je treba sestaviti v ločenih primerih, odvisno od vrste sestanka ali imena kolegialnega organa.

Seje direktorata vodi generalni direktor. V strukturi organizacije je bil ustanovljen strokovni svet, ki ga vodi tudi generalni direktor. Zapisniki sej in strokovnega sveta morajo biti sestavljeni v dveh različnih primerih.

Mnoge vrste protokolov imajo določen rok trajanja. Sem spadajo zapisniki kolegialnega izvršilnega organa (kolegij, direkcija, upravni odbor itd.), Nadzorni, revizijski organi, znanstveni, strokovni, metodološki sveti, sestanki z vodji organizacije, skupščine delničarjev, delničarji (odstavek 5 seznama tipičnih upravljalnih dokumentov, ustvarjenih pri dejavnosti organizacije, ki označujejo obdobja skladiščenja).

1. Glej članek “O pravni moči zvočnih posnetkov” na strani 56 revije.

2. GOST R 51141-98 Hranjenje in arhiviranje. Izrazi in opredelitve. - M., Gosstandart Rusije.

3. Glej odstavek 2.7.3.4 ter dodatek 10 k vzorčnemu navodilu za uradno delo v zveznih izvršnih organih.

4. Preberite o shranjevanju zvočnih posnetkov posnetih sestankov in sestankov na strani 93 revije.