Anforderungen an Formen von Verwaltungsdokumenten. Kurze Beschreibung und Anforderungen des offiziellen Formulars, Form der Struktureinheit. Offizielles Formular in zentrierter Form
Wir kommentieren weiterhin den neuen GOST R 7.0.97-2016 zur Dokumentenvorbereitung. Schauen wir uns Abschnitt 6 „Dokumentformulare“ an.
Unser Wörterbuch
Dokumentformular – ein Blatt Papier oder eine elektronische Vorlage mit Angaben zur Identifizierung des Autors des offiziellen Dokuments;
Eine elektronische Formularvorlage ist ein Dokumentformular, das in elektronischer Form vorliegt. In der Regel werden von Organisationen elektronische Formularvorlagen anstelle gedruckter Papierformulare verwendet.
Neues GOST R 7.0.97-2016 „System von Standards für Information, Bibliothek und Veröffentlichung“. Organisatorische und administrative Dokumentation. „Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten“ (im Folgenden: GOST R 7.0.97-2016) ist der Nachfolger von GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten“ (im Folgenden GOST R 6.30-2003 genannt) und kein völlig neuer Standard. Daher war es bei der Entwicklung wichtig, die Konsistenz der Bestimmungen beizubehalten, damit die Benutzer der Norm problemlos mit der neuen Ausgabe arbeiten können.
Auch im Bereich „Dokumentformulare“ bleibt die Reihenfolge der Präsentation des Materials gleich. Allerdings wurden einige Bestimmungen des Abschnitts ergänzt oder präzisiert, die die Regeln für die Erstellung von Dokumenten näher erläutern. Wir werden alle Bestimmungen des Abschnitts „Dokumentformulare“ berücksichtigen und kommentieren (im Rahmen werden Auszüge aus GOST R 7.09-2016 angegeben).
FORMAT- UND FELDGRÖSSEN
6.1 Für die Erstellung von Dokumentenformularen wird Papier in den Formaten A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) verwendet; Für die Erstellung von Weisungsformularen zur Ausführung von Dokumenten (Beschlüssen) wird Papier in den Formaten A5 (148 x 210 mm), A6 (105 x 148 mm) verwendet.
Jedes Blatt des Dokuments, ob auf einem Formular oder ohne, muss mindestens folgende Felder enthalten:
20 mm - links;
10 mm - rechts;
20 mm - oben;
20 mm - niedriger.
Dokumente mit langfristiger Aufbewahrungsdauer (über 10 Jahre) müssen einen linken Rand von mindestens 30 mm haben.
Formulare im A5-Format werden nur in sehr begrenztem Umfang verwendet, hauptsächlich für die Ausstellung von Bescheinigungen, Vollmachten und Vermerken. Für die meisten organisatorischen und administrativen Unterlagen (Aufträge, Weisungen, Vorschriften, Weisungen, Protokolle, Geschäftsbriefe etc.) wird A4-Papier verwendet.
Für Auflösungsformulare sind die Standardformate A5 und A6 (Beispiel 1).
Die Regelung über die Größe des Dienstrandes eines Dokuments wurde um die Anforderung ergänzt, dass bei Dokumenten mit einer Aufbewahrungsdauer von mehr als 10 Jahren (Verwaltungsdokumente, örtliche Vorschriften, Personalordnungen etc.) der linke Rand mindestens betragen muss 30 mm. Dadurch können Sie Dokumente sauber zu Dateien zusammenfügen, ohne einen Teil des Textes zu erfassen.
FORMULARE IN ELEKTRONISCHER FORM UND AUF PAPIER
6.2 Organisationen verwenden auf Papier erstellte Dokumentformulare (Formulare für Dokumente von Bundesbehörden mit einer Reproduktion des Staatswappens der Russischen Föderation werden von Druckereien hergestellt, die über Zertifikate über die technische und technologische Leistungsfähigkeit für die qualitativ hochwertige Produktion der angegebenen Art verfügen Produkt) und/oder elektronische Formularvorlagen. Papierformulare und elektronische Formularvorlagen müssen in der Zusammensetzung der Angaben, der Reihenfolge ihrer Anordnung und den Schriftarten identisch sein.
Formulare für Dokumente auf Papier und elektronische Formularvorlagen werden auf der Grundlage von Formularlayouts erstellt, die vom Leiter der Organisation genehmigt wurden.
Dokumentformulare sollten auf weißem Papier oder hellem Papier erstellt werden.
Elektronische Vorlagen von Dokumentenformularen müssen vor unbefugten Änderungen geschützt werden.
Im Sinne der Norm sind Papierdokumentformulare und elektronische Formularvorlagen gleichwertig.
Eine Organisation verwendet in der Regel sowohl Papierformulare als auch elektronische Formularvorlagen (z. B. für interne Dokumente).
Wichtig!
Formen eines Dokumenttyps (z. B. eines Briefes) in Papier- und elektronischer Form müssen in Einzelheiten und Gestaltung identisch sein. Mit anderen Worten: Die Form eines gleichartigen Dokuments auf Papier und seiner elektronischen Vorlage sollte sich nicht unterscheiden.
Eine weitere wichtige Anforderung besteht darin, dass elektronische Formularvorlagen unveränderlich, also vor unbefugten Änderungen geschützt, sein müssen.
Der Standard betont, dass das Bild des Staatswappens der Russischen Föderation nur auf Papier reproduziert werden darf. Die Anforderungen für die Herstellung solcher Formulare werden durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 27. Dezember 1995 Nr. 1268 „Über die Rationalisierung der Herstellung, Verwendung, Lagerung und Zerstörung von Siegeln und Formularen mit der Reproduktion des Staatswappens von“ festgelegt der Russischen Föderation“ (im Folgenden als Resolution Nr. 1268 bezeichnet).
WINKEL- UND LÄNGSROHLINGE
6.3 Dokumentformulare werden gemäß Anhang B erstellt. Die ungefähren Grenzen der Bereiche, in denen sich Details befinden, sind durch eine gepunktete Linie gekennzeichnet. Jede Zone wird durch die darin enthaltenen Details bestimmt.
6.4 Abhängig von der Position der Details werden zwei Versionen von Formen installiert – eckig (Abbildung B.1) und Längsform (Abbildung B.2).
Anhang B der Norm ist ein Diagramm der Anordnung von Dokumentdetails auf Formularen mit einer Winkelanordnung der Details (Diagramm B1) (Beispiel 2) und auf Formularen mit einer Längsanordnung der Details (Diagramm B2) (Beispiel 3). In diesem Fall handelt es sich bei den durch die gestrichelte Linie angezeigten Lagebereichen der Details um Näherungswerte.
ZENTRIERTE UND MARKIERTE POSITION DER DETAILS
6.5 Die Details 01, 02, 03 befinden sich im oberen Feld des Dokuments über Detail 05 in der Mitte der von diesem Detail eingenommenen Zone.
Das Attribut 03 befindet sich links auf der Ebene des Attributs 05.
Details 05, 06, 07, 08, 09, 13, Grenzmarkierungen für Details 10, 11, 12 innerhalb der Grenzen der Standortzonen der Details werden auf eine der folgenden Arten platziert:
Zentriert (Anfang und Ende jeder Detailzeile sind gleich weit von den Grenzen des Bereichs entfernt, in dem sich die Details befinden);
Flagge (jede Detailzeile beginnt am linken Rand des Bereichs, in dem sich die Details befinden).
Diese Bestimmungen der Norm wiederholen die alte GOST R 6.30-2003 und bieten zwei Möglichkeiten, Details innerhalb der Zonen ihres Standorts zu registrieren:
Zentriert (in der Mitte des Detailpositionsbereichs);
Flagge (am linken Rand der Zone).
Die Norm weist auch darauf hin, dass die Details 01 „Staatswappen der Russischen Föderation (Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation, Wappen (Wappenzeichen) einer kommunalen Körperschaft)“, 02 „Emblem“ und 03 „Warenzeichen ( Dienstleistungsmarke)“ befinden sich im oberen Feld des Dokuments entsprechend in der Mitte des Bereichs, der vom Attribut 05 „Name der Organisation – Autor des Dokuments“ eingenommen wird (Beispiel 4). Das Attribut 03 kann aber auch auf die gleiche Ebene gestellt werden wie das Attribut „Name der Organisation – Autor des Dokuments“ (Beispiel 5).
ARTEN VON FORMEN
6.6 Folgende Arten von Organisationsdokumentformen sind etabliert:
Generelle Form;
Briefform;
Ein Formular für einen bestimmten Dokumenttyp.
Die Ordnungsgesetze der Organisation legen die Art der verwendeten Formulare und deren Varianten fest (Briefformular von Struktureinheiten, Briefformular von einem Beamten, Bestellformular, Weisungsformular, Protokollformular usw.).
Beispiele für Dokumentformulare finden Sie in Anhang B.
Die Zusammensetzung der Formulartypen hat sich nicht verändert. Es hat sich jedoch herausgestellt, dass die Liste der in der Organisation verwendeten Formulartypen im lokalen Regulierungsgesetz (LNA) der Organisation verankert sein muss. Dies kann eine Anweisung für die Büroarbeit der Organisation oder eine Anordnung des Vorgesetzten sein, der gleichzeitig die verwendeten Formulartypen und deren Muster (Layouts) genehmigt.
ZUSAMMENSETZUNG UND LAGE DER FORMULARDETAILS
6.7 Das allgemeine Formular wird für die Erstellung aller Arten von Dokumenten verwendet, mit Ausnahme von Geschäftsbriefen (offiziellen Briefen).
Das allgemeine Formular umfasst abhängig von den Gründungsdokumenten der Organisation und den örtlichen Vorschriften die Angaben 01 (02 oder 03), 05, 06, 07, 13 und einschränkende Markierungen für die Angaben 10, 11, 16, 17.
Die Buchstabenform umfasst je nach Gründungsdokument der Organisation und örtlichen Vorschriften die Angaben 01 (02 oder 03), 05, 08, restriktive Markierungen für die Angaben 10, 11, 12, 15, 17. Die Buchstabenform einer Struktureinheit Enthält zusätzlich Details 06, Briefform offiziell - Detail 07.
Die Form einer bestimmten Art von Dokument, mit Ausnahme eines Briefes, umfasst abhängig von den Gründungsdokumenten der Organisation und den örtlichen Rechtsakten die Angaben 01 (02 oder 03), 05, 09, 13 und ggf. Grenzzeichen für die Grenzen der Zonen, in denen sich Einzelheiten befinden 10, 11, 16 , 17. Das Formular einer bestimmten Art von Dokument einer Struktureinheit umfasst zusätzlich Detail 06, das Formular eines Beamten - Detail 07.
Generelle Form kann enthalten (Beispiel 6):
Voraussetzungen:
02 – „Emblem“;
10 - „Dokumentdatum“;
17 – „Titel des Textes.“
Das Briefformular kann Folgendes enthalten (Beispiel 7):
Voraussetzungen:
01 – „Wappen (Staatswappen der Russischen Föderation, Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation, Wappen (heraldisches Zeichen) einer kommunalen Körperschaft)“;
02 – „Emblem“;
03 – „Marke (Dienstleistungsmarke)“;
06 - „Name der Struktureinheit – Autor des Dokuments“;
08 – „Referenzinformationen über die Organisation“;
Einzelheiten dazu, welche einschränkenden Markierungen für Zonengrenzen auf den Formularen angebracht sind:
10 - „Dokumentdatum“;
11 – „Registrierungsnummer des Dokuments“;
15 – „Adressat“;
17 – „Titel des Textes.“
Form eines bestimmten Dokumenttyps beinhaltet (Beispiel 8):
Voraussetzungen:
01 – „Wappen (Staatswappen der Russischen Föderation, Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation, Wappen (heraldisches Zeichen) einer kommunalen Körperschaft)“;
02 – „Emblem“;
03 – „Marke (Dienstleistungsmarke)“;
06 - „Name der Struktureinheit – Autor des Dokuments“;
09 – „Name des Dokumenttyps“;
13 – „Ort der Erstellung (Veröffentlichung) des Dokuments“;
Einzelheiten dazu, welche einschränkenden Markierungen für Zonengrenzen auf den Formularen angebracht sind:
10 - „Dokumentdatum“;
11 – „Registrierungsnummer des Dokuments“;
16 – „Dokumentgenehmigungsstempel“;
17 – „Titel des Textes.“
Offizielles Briefformular muss Detail 07 „Positionsname der Person, die das Dokument verfasst hat“ enthalten. Dieses Detail wird auch in Verwaltungsdokumenten (Anweisungen, Anordnungen) verwendet, die von den Leitern der Teilstaaten der Russischen Föderation und den Gemeindevorstehern ausgestellt werden (z. B. Anordnungsformen der Gouverneure, Anordnungen der Oberhäupter von Städten, Bezirken und anderen Gemeinden). . Es wird auch in Formen von Verwaltungsdokumenten (Anordnungen) verwendet, die von den Leitern unabhängiger Strukturabteilungen von Organisationen ausgestellt werden, wenn der Leiter der Strukturabteilung über ein solches Recht verfügt (Beispiel 9).
Das Formular für einen bestimmten Dokumenttyp einer Struktureinheit muss das Detail 06 „Name der Struktureinheit – Autor des Dokuments“ enthalten (Beispiel 10).
WICHTIG!
Der Standard bietet die maximal mögliche Liste von Details für jede Art von Dokumentform. Um die Zusammensetzung der Details bei der Entwicklung von Dokumentenformularen zu bestimmen, sollte man sich in der Praxis an den Gründungsdokumenten und LNA orientieren.
FORMEN IN VERSCHIEDENEN SPRACHEN
6.8. In Regierungsorganen und Organisationen der Teilstaaten der Russischen Föderation, die neben Russisch als Staatssprache der Russischen Föderation die Staatssprache (Staatssprachen) der Republiken innerhalb der Russischen Föderation verwenden, werden Dokumentenformulare in verwendet Russische Sprache und die Staatssprache(n) der Republiken innerhalb der Russischen Föderation: Ecke (die Einzelheiten des Formulars befinden sich auf derselben Ebene: auf Russisch - links, in der Staatssprache(n) der Republiken innerhalb der Russischen Föderation Russische Föderation - rechts) oder Längsschnitt (alle Einzelheiten des Formulars auf Russisch - oben, unten - alle Einzelheiten des Formulars in der Staatssprache (den Staatssprachen) ) Republiken innerhalb der Russischen Föderation).
Für die Korrespondenz mit ausländischen Korrespondenten verwenden Sie Formulare in zwei Sprachen – Russisch und Englisch (Anhang B.8) oder einer anderen Fremdsprache.
Der Standard legt die Regeln für die Erstellung von Formularen in zwei oder mehr Sprachen für Organisationen fest, die gemäß dem Gesetz der Russischen Föderation vom 25. Oktober 1991 Nr. 1807-1 „Über die Sprachen der Völker der Russischen Föderation“ arbeiten Föderation“ (in der Fassung vom 12. März 2014) haben das Recht, neben der russischen Sprache (als Staatssprache der Russischen Föderation) auch die Landessprache(n) zu verwenden, die in den Republiken der Russischen Föderation als Staatssprache anerkannt ist Föderation gemäß ihrer Gesetzgebung.
Für die Korrespondenz mit ausländischen Organisationen empfiehlt die Norm, das Formular in zwei Sprachen zu erstellen: Russisch und einer der Fremdsprachen (meistens Englisch) (Beispiel 11).
SOLL ICH NEUE FORMEN ENTWICKELN ODER NICHT?
BEACHTEN SIE!
Im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des neuen GOST sind Organisationen nicht verpflichtet, Änderungen an Dokumentenformularen vorzunehmen, wenn dies nicht erforderlich ist.
Entscheidet sich die Organisation dennoch für die Entwicklung neuer Formen, kann der Aktionsalgorithmus wie folgt aussehen:
1. Der Leiter der Organisation beauftragt den Büromanagementdienst mit der Entwicklung neuer Muster (Layouts) von Formularen.
2. Der Büromanagementdienst organisiert die Entwicklung von Layouts (Mustern) von Dokumentenformularen (entwickelt selbstständig oder greift auf die Dienste einer spezialisierten Organisation zurück).
3. Der Leiter der Organisation genehmigt auf Anordnung neue Formularmuster mit folgendem Wortlaut:
Sofern gleichzeitig eine Büromanagement-Anleitung entwickelt wird, können neue Musterformulare in die Anleitung eingebunden werden.
4. Der Verwaltungs- und Wirtschaftsdienst ordnet den Druck von Formularen in einer Druckerei an oder die IT-Spezialisten der Organisation erstellen elektronische Formularvorlagen auf der Grundlage genehmigter Layouts.
WELCHE DOKUMENTE MÜSSEN NACH DEM NEUEN GOST AUSGEFÜLLT WERDEN?
Erinnern wir uns daran, dass die Anforderungen von GOST R 6.30-2003 für die Organisations- und Verwaltungsdokumentation im Zusammenhang mit USORD galten, die in der Allrussischen Klassifikation der Managementdokumentation (OKUD) enthalten ist. Die Bestimmungen des neuen Standards gelten für alle organisatorischen und administrativen Dokumente, einschließlich der im USORD enthaltenen Dokumente, die in Abschnitt 1 „Geltungsbereich“ des neuen Standards aufgeführt sind:
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GOST R 6.30-2003 |
GOST R 7.0.97-2016 |
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1 Einsatzbereich Diese Norm gilt für Organisations- und Verwaltungsdokumente im Zusammenhang mit dem Einheitlichen System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation (USORD) – Beschlüsse, Anordnungen, Anordnungen, Entscheidungen, Protokolle, Handlungen, Briefe usw. (im Folgenden als Dokumente bezeichnet), die in OK 011 enthalten sind. 93 „Allrussischer Klassifikator der Managementdokumentation“ (OKUD) (Klasse 0200000). |
1 Einsatzbereich Diese Norm gilt für Organisations- und Verwaltungsdokumente im Zusammenhang mit dem Einheitlichen System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation (USORD): Satzungen, Vorschriften, Regeln, Anweisungen, Vorschriften, Beschlüsse, Anordnungen, Anordnungen, Entscheidungen, Protokolle, Vereinbarungen, Gesetze, Briefe, Zertifikate, usw. (im Folgenden als Dokumente bezeichnet), einschließlich derjenigen, die in OK 011-93 „Allrussischer Klassifikator der Managementdokumentation“ (Klasse 0200000) enthalten sind. Siehe: Turkina V.S. Verwendung der Staatssprachen der Russischen Föderation in Formularen, Siegeln und Zeichen // Sekretär-Referent. 2017. Nr. 5. S. 33 - 35. OK 011-93. Allrussischer Klassifikator der Managementdokumentation (genehmigt durch das Dekret des Staatlichen Standards Russlands vom 30. Dezember 1993 Nr. 299, geändert am 6. Dezember 2016). |
GOST R 6.30-2003
Gruppe T54
STAATLICHER STANDARD DER RUSSISCHEN FÖDERATION
Einheitliche Dokumentationssysteme
EINHEITLICHES SYSTEM DER ORGANISATIONS- UND VERWALTUNGSDOKUMENTATION
Dokumentationsanforderungen
Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der Managementdokumentation. Anforderungen an die Vorlage von Dokumenten
Textvergleich von GOST R 6.30-2003 mit GOST R 7.0.97-2016, siehe Link.
- Hinweis des Datenbankherstellers.
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OKS 01.140.30
OKSTU 0006
Datum der Einführung: 01.07.2003
Vorwort
Vorwort
1 ENTWICKELT vom Allrussischen Wissenschaftlichen Forschungsinstitut für Dokumentenmanagement und Archivierung (VNIIDAD) des Föderalen Archivdienstes Russlands
EINGEFÜHRT von der Wissenschaftlich-Technischen Direktion des Staatlichen Standards Russlands
2 ANGENOMMEN UND IN KRAFT getreten durch Beschluss des Staatsstandards Russlands vom 3. März 2003 N 65-st
3 ZUM ERSTEN MAL VORGESTELLT
4 REPUBLIKATION. März 2007
1 Einsatzbereich
Diese Norm gilt für Organisations- und Verwaltungsdokumente im Zusammenhang mit dem Einheitlichen System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation (USORD) – Beschlüsse, Anordnungen, Anordnungen, Entscheidungen, Protokolle, Handlungen, Briefe usw. (im Folgenden als Dokumente bezeichnet), die in OK 011 enthalten sind. 93 „Allrussischer Klassifikator der Managementdokumentation“ (OKUD) (Klasse 0200000).
Dieser Standard legt Folgendes fest: die Zusammensetzung der Dokumentdetails; Anforderungen an die Erstellung von Dokumentendetails; Anforderungen an Dokumentformulare, einschließlich Dokumentformulare mit Wiedergabe des Staatswappens der Russischen Föderation.
Layoutdiagramme der Dokumentdetails finden Sie in Anhang A; Beispiele für Dokumentformulare finden Sie in Anhang B.
Die Anforderungen dieser Norm werden empfohlen.
2 Zusammensetzung der Dokumentdetails
Verwenden Sie bei der Vorbereitung und Bearbeitung von Dokumenten die folgenden Angaben:
01 - Staatswappen der Russischen Föderation;
02 - Wappen einer konstituierenden Einheit der Russischen Föderation;
03 - Emblem der Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke);
04 – Organisationscode;
05 – staatliche Hauptregistrierungsnummer (OGRN) einer juristischen Person;
06 – Steueridentifikationsnummer/Grundcode für die Registrierung (TIN/KPP);
07 - Dokumentformularcode;
08 – Name der Organisation;
09 – Referenzinformationen über die Organisation;
10 - Name des Dokumenttyps;
11 - Dokumentdatum;
12 - Registrierungsnummer des Dokuments;
14 – Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments;
15 - Adressat;
16 - Dokumentengenehmigungsstempel;
17 - Auflösung;
18 - Titel des Textes;
19 - Kontrollmarke;
20 - Text des Dokuments;
21 - Vermerken Sie das Vorhandensein des Antrags;
22 - Unterschrift;
23 - Dokumentengenehmigungsstempel;
24 - Genehmigung des Visumdokuments;
25 - Siegelabdruck;
26 – Vermerk auf der Beglaubigung der Kopie;
27 - Markieren Sie den Darsteller;
28 - Vermerk über die Ausführung des Dokuments und seine Übermittlung an die Akte;
29 – Vermerk beim Eingang des Dokuments bei der Organisation;
30 – Kennung der elektronischen Kopie des Dokuments.
3 Anforderungen an die Erstellung von Dokumentendetails
3.1 Das Staatswappen der Russischen Föderation wird gemäß dem Bundesverfassungsgesetz „Über das Staatswappen der Russischen Föderation“ (Gesammelte Rechtsvorschriften der Russischen Föderation, 2000, Nr. 52, Teil I, Art. 5021) auf Dokumentenformularen angebracht ).
3.2 Das Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation wird gemäß den Rechtsakten der konstituierenden Körperschaften der Russischen Föderation auf Dokumentenformularen angebracht.
3.3 Das Emblem oder die Marke der Organisation (Dienstleistungsmarke) wird gemäß der Satzung (Vorschriften der Organisation) auf dem Briefkopf der Organisation angebracht.
3.4 Der Organisationscode wird gemäß dem Allrussischen Klassifikator für Unternehmen und Organisationen (OKPO) eingegeben.
3.5 Die staatliche Hauptregistrierungsnummer (OGRN) einer juristischen Person wird gemäß den von den Steuerbehörden ausgestellten Dokumenten angebracht.
3.6 Die Eingabe der Steueridentifikationsnummer/des Registrierungsgrundcodes (TIN/KPP) erfolgt gemäß den von den Steuerbehörden ausgestellten Dokumenten.
3.7 Der Dokumentformularcode wird gemäß dem Allrussischen Klassifikator der Managementdokumentation (OKUD) eingegeben.
3.8 Der Name der Organisation, die das Dokument verfasst hat, muss mit dem Namen übereinstimmen, der in den Gründungsdokumenten verankert ist.
Geben Sie über dem Namen der Organisation den abgekürzten Namen und, falls dieser nicht vorhanden ist, den vollständigen Namen der Mutterorganisation (falls vorhanden) an.
Die Namen der Organisationen der Teilstaaten der Russischen Föderation, die neben der Staatssprache der Russischen Föderation (Russisch) die Staatssprache der Teilstaaten der Russischen Föderation haben, werden in zwei Sprachen gedruckt.
Der Name der Organisation in der Staatssprache der konstituierenden Einheit der Russischen Föderation oder in einer anderen Sprache befindet sich unterhalb oder rechts neben dem Namen in der Staatssprache der Russischen Föderation.
Der abgekürzte Name der Organisation wird in den Fällen angegeben, in denen er in den Gründungsdokumenten der Organisation verankert ist. Der abgekürzte Name (in Klammern) wird unter oder hinter dem vollständigen Namen platziert.
Der Name der Zweigniederlassung, des Gebietsbüros oder der Repräsentanz wird angegeben, wenn diese der Autor des Dokuments ist, und steht unter dem Namen der Organisation.
3.9 Zu den Referenzinformationen über die Organisation gehören: Postanschrift; Telefonnummer und andere Informationen nach Ermessen der Organisation (Faxnummern, Telexnummern, Bankkonten, E-Mail-Adresse usw.).
3.10 Die Bezeichnung der von der Organisation erstellten oder veröffentlichten Dokumentart muss durch die Satzung (Ordnung der Organisation) bestimmt werden und muss den von OKUD vorgesehenen Dokumentarten (Klasse 0200000) entsprechen.
3.11 Das Datum des Dokuments ist das Datum seiner Unterzeichnung oder Genehmigung, für das Protokoll das Datum der Sitzung (Entscheidungsfindung), für die Handlung das Datum der Veranstaltung. Von zwei oder mehr Organisationen ausgestellte Dokumente müssen dasselbe (einzige) Datum haben.
Das Datum des Dokuments wird in arabischen Ziffern in der Reihenfolge geschrieben: Tag des Monats, Monat, Jahr. Der Tag des Monats und der Monat werden in zwei Paaren arabischer Ziffern geschrieben, die durch einen Punkt getrennt sind. Jahr – vier arabische Ziffern.
Beispielsweise sollte das Datum 5. Juni 2003 als 05.06.2003 ausgegeben werden.
Eine verbal-numerische Methode zum Formatieren eines Datums ist zulässig, beispielsweise 05.06.2003, sowie die Formatierung eines Datums in der Reihenfolge: Jahr, Monat, Tag des Monats, beispielsweise: 05.06.2003.
3.12 Die Registrierungsnummer eines Dokuments besteht aus seiner Seriennummer, die nach Ermessen der Organisation durch ein Fallverzeichnis entsprechend der Nomenklatur der Fälle, Informationen über den Korrespondenten, Testamentsvollstrecker usw. ergänzt werden kann.
Die Registrierungsnummer eines von zwei oder mehr Organisationen gemeinsam erstellten Dokuments besteht aus den Registrierungsnummern des Dokuments jeder dieser Organisationen, getrennt durch einen Schrägstrich in der Reihenfolge, in der die Autoren im Dokument angegeben sind.
3.14 Der Ort der Erstellung oder Veröffentlichung eines Dokuments wird angegeben, wenn dieser anhand der Angaben „Name der Organisation“ und „Referenzdaten zur Organisation“ schwer zu ermitteln ist. Der Ort der Zusammenstellung bzw. Veröffentlichung wird unter Berücksichtigung der anerkannten administrativ-territorialen Einteilung angegeben; es werden ausschließlich allgemein anerkannte Abkürzungen verwendet.
3.15 Adressaten können Organisationen, deren Struktureinheiten, Amtsträger oder Einzelpersonen sein. Wenn Sie ein Dokument an einen Beamten richten, werden die Initialen vor dem Nachnamen angegeben. Der Name der Organisation und ihrer Struktureinheit wird im Nominativ angegeben. Zum Beispiel (im Folgenden sind Beispiele für die Namen von Organisationen, ihre Referenzdaten usw. bedingt):
Justizministerium Russlands |
Im Dativ wird die Stellung des Adressaten des Dokuments angegeben, zum Beispiel:
zum CEO |
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JSC "Electrocentromontazh" |
Wird ein Dokument an mehrere homogene Organisationen oder an mehrere Strukturbereiche einer Organisation gesendet, so sind diese allgemein anzugeben, zum Beispiel:
Es ist zulässig, jede Zeile des Attributs „Adressat“ im Verhältnis zur längsten Zeile zu zentrieren. Zum Beispiel:
Das Dokument darf nicht mehr als vier Adressaten enthalten. Das Wort „Kopie“ wird vor dem zweiten, dritten und vierten Adressaten nicht angegeben. Bei mehreren Empfängern wird ein Dokumentenverteiler erstellt.
Das Attribut „Adressat“ kann eine Postanschrift enthalten. Elemente der Postanschrift werden in der durch die Regeln für die Erbringung von Postdiensten festgelegten Reihenfolge angegeben.
Wenn Sie einen Brief an eine Organisation richten, geben Sie deren Namen und dann die Postanschrift an, zum Beispiel:
Wenn Sie ein Dokument an eine Einzelperson richten, geben Sie den Nachnamen und die Initialen des Empfängers sowie die Postanschrift an, zum Beispiel:
3.16 Das Dokument ist von einem Beamten (Beamten) genehmigt oder ein speziell ausgestelltes Dokument. Bei der Genehmigung eines Dokuments durch einen Beamten muss der Genehmigungsstempel des Dokuments aus dem Wort GENEHMIGT (ohne Anführungszeichen), der Positionsbezeichnung der Person, die das Dokument genehmigt, ihrer Unterschrift, ihren Initialen, ihrem Nachnamen und dem Datum der Genehmigung bestehen. Zum Beispiel:
Ich habe zugestimmt |
||
Persönliche Unterschrift | V.A. Stepanow |
|
Im Attribut „Dokumentgenehmigungsstempel“ ist es erlaubt, Elemente relativ zur längsten Zeile zu zentrieren, zum Beispiel:
Wenn ein Dokument von mehreren Beamten genehmigt wird, werden ihre Unterschriften auf derselben Ebene platziert.
Bei der Genehmigung eines Dokuments durch Beschluss, Beschluss, Anordnung, Protokoll besteht der Genehmigungsstempel aus dem Wort GENEHMIGT (GENEHMIGT, GENEHMIGT oder GENEHMIGT), dem Namen des genehmigenden Dokuments im Instrumentalfall, seinem Datum und seiner Nummer. Zum Beispiel:
GENEHMIGT |
|
GENEHMIGT |
Der Dokumentgenehmigungsstempel befindet sich in der oberen rechten Ecke des Dokuments.
3.17 Der vom zuständigen Beamten auf einem Dokument verfasste Beschluss enthält die Namen und Initialen der Testamentsvollstrecker, den Inhalt des Beschlusses (falls erforderlich), die Frist für die Ausführung, Unterschrift und Datum, zum Beispiel:
Es ist zulässig, den Beschluss auf einem gesonderten Blatt zu verfassen.
3.18 Der Titel des Textes enthält eine kurze Zusammenfassung des Dokuments. Der Titel muss mit dem Namen des Dokumenttyps übereinstimmen.
Der Titel kann die Fragen beantworten:
über was (über wen)?, zum Beispiel:
Anordnung zur Bildung einer Zertifizierungskommission;
was (wer)?, zum Beispiel:
Stellenbeschreibung des führenden Experten.
Der Text von Dokumenten im A5-Format darf keinen Titel enthalten.
3.19 Ein Zeichen für die Kontrolle über die Ausführung eines Dokuments wird durch den Buchstaben „K“, das Wort oder den Stempel „Kontrolle“ gekennzeichnet.
3.20 Der Text des Dokuments wird in der Staatssprache der Russischen Föderation oder in den Staatssprachen der Teilstaaten der Russischen Föderation gemäß der Gesetzgebung der Russischen Föderation und der Teilstaaten der Russischen Föderation verfasst.
Die Texte von Dokumenten werden in Form eines Fragebogens, einer Tabelle, eines zusammenhängenden Textes oder einer Kombination dieser Strukturen erstellt.
Bei der Zusammenstellung eines Textes in Form eines Fragebogens müssen die Namen der Merkmale des charakterisierten Objekts durch ein Substantiv im Nominativ oder eine Phrase mit einem Verb der zweiten Person Plural der Gegenwart oder Vergangenheit („haben“) ausgedrückt werden. , „besitzen“ oder „waren“, „waren“ usw. .). Verbal ausgedrückte Merkmale müssen mit den Namen der Merkmale übereinstimmen.
Spalten und Zeilen der Tabelle müssen Überschriften haben, die durch ein Substantiv im Nominativ ausgedrückt werden. Unterüberschriften von Spalten und Zeilen müssen mit den Überschriften übereinstimmen. Wenn die Tabelle auf mehr als einer Seite gedruckt wird, müssen die Spalten der Tabelle nummeriert werden und auf den folgenden Seiten dürfen nur die Nummern dieser Spalten gedruckt werden.
Ein zusammenhängender Text besteht in der Regel aus zwei Teilen. Der erste Teil gibt die Gründe, Gründe und Ziele für die Erstellung des Dokuments an, der zweite (endgültige) Teil enthält Entscheidungen, Schlussfolgerungen, Anfragen, Vorschläge, Empfehlungen. Der Text kann einen letzten Teil enthalten (z. B. Anordnungen – ein Verwaltungsteil ohne Erklärung; Briefe, Erklärungen – eine Bitte ohne Erklärung).
Im Text eines Dokuments, das auf der Grundlage von Dokumenten anderer Organisationen oder zuvor veröffentlichten Dokumenten erstellt wurde, werden deren Einzelheiten angegeben: Name des Dokuments, Name der Organisation – Autor des Dokuments, Datum des Dokuments, Registrierungsnummer des Dokuments Dokument, Titel des Textes.
Wenn der Text mehrere Lösungen, Schlussfolgerungen usw. enthält, kann er in Abschnitte, Unterabschnitte und Absätze unterteilt werden, die mit arabischen Ziffern nummeriert sind.
In Dokumenten (Anordnung, Weisung usw.) von Organisationen, die nach den Grundsätzen der Befehlseinheit arbeiten, sowie in Dokumenten, die an die Leitung der Organisation gerichtet sind, wird der Text in der ersten Person Singular angegeben („Ich befehle“, „Ich „Angebot“, „Ich frage“).
In Dokumenten kollegialer Gremien wird der Text in der dritten Person Singular („beschließt“, „beschlossen“) dargestellt.
In gemeinsamen Dokumenten wird der Text in der ersten Person Plural („wir bestellen“, „beschlossen“) dargestellt.
Der Wortlaut des Protokolls wird in der dritten Person Plural („zugehört“, „sprach“, „entschieden“, „entschieden“) dargestellt.
In Dokumenten, die die Rechte und Pflichten von Organisationen, ihre Strukturgliederung (Vorschriften, Weisungen) festlegen sowie eine Beschreibung, Sachverhaltsbewertung oder Schlussfolgerungen (Gesetz, Bescheinigung) enthalten, die Form der Darstellung des Textes in der dritten Person Singular oder Es wird der Plural verwendet („die Abteilung nimmt Aufgaben wahr“, „der Verein umfasst“, „die eingesetzte Kommission“).
In Briefen werden folgende Darstellungsformen verwendet:
- Plural der ersten Person („bitte senden“, „wir senden zur Prüfung“);
- erste Person Singular („Ich halte es für notwendig“, „bitte hervorheben“);
- aus der dritten Person Singular („das Ministerium erhebt keine Einwände“, „VNIIDAD hält es für möglich“).
3.21 Ein Hinweis auf das Vorhandensein der im Brieftext genannten Anlage ist wie folgt zu formatieren:
Anwendung: für 5 l. in 2 Exemplaren.
Wenn dem Brief ein Anhang beiliegt, der im Text nicht genannt wird, geben Sie dessen Namen, die Anzahl der Blätter und die Anzahl der Kopien an; Bei mehreren Anträgen werden diese nummeriert, zum Beispiel:
Anwendung: | 1. Regelungen zur regionalen Kreditabteilung für 5 Seiten. in 1 Exemplar. | |||
2. Regeln für die Vorbereitung und Ausführung von Dokumenten der regionalen Kreditabteilung für 7 Seiten. in 2 Exemplaren. | ||||
Bei gebundenen Bewerbungen wird die Anzahl der Blätter nicht angegeben.
Wird dem Dokument ein weiteres Dokument beigefügt, zu dem ebenfalls eine Anlage gehört, wird ein Vermerk über das Vorhandensein der Anlage wie folgt erstellt:
Anhang: Brief von Rosarchiw vom 06.05.2003 02-6/172 und ein Anhang dazu, nur 3 Seiten.
Wird der Antrag nicht an alle im Dokument genannten Adressen gesendet, so wird eine Vermerk über die Verfügbarkeit wie folgt erstellt:
Anwendung: für 3 l. in 5 Exemplaren. nur an die erste Adresse.
Im Anhang zum Verwaltungsdokument (Dekrete, Anordnungen, Weisungen, Regeln, Weisungen, Vorschriften, Beschlüsse) steht auf dem ersten Blatt in der oberen rechten Ecke „Anhang“ mit dem Namen des Verwaltungsdokuments, seinem Datum und seiner Registrierungsnummer , Zum Beispiel:
Anlage 2 |
Es ist erlaubt, den Ausdruck „ANHANG“ in Großbuchstaben zu drucken und diesen Ausdruck auch mit dem Namen des Dokuments, seinem Datum und seiner Registrierungsnummer relativ zur längsten Zeile zu zentrieren, zum Beispiel:
ANLAGE 2 |
3.22 Das Detail „Unterschrift“ umfasst: den Titel der Position der Person, die das Dokument unterzeichnet hat (vollständig, wenn das Dokument nicht auf einem Briefkopfdokument erstellt wurde, und abgekürzt für ein Dokument, das auf einem Briefkopfdokument erstellt wurde); persönliche Unterschrift; Entschlüsselung der Signatur (Initialen, Nachname), zum Beispiel:
Vizepräsident des Verbandes regionaler Unternehmen | Persönliche Unterschrift | A.A. Borissow |
oder auf dem Formular: | ||
Vizepräsident | Persönliche Unterschrift | A.A. Borissow |
Im Attribut „Signatur“ ist es zulässig, die Berufsbezeichnung der Person, die das Dokument unterzeichnet hat, relativ zur längsten Zeile zu zentrieren. Zum Beispiel:
Bei der Erstellung eines Dokuments auf dem Briefkopf eines Beamten wird die Position dieser Person in der Unterschrift nicht angegeben.
Bei der Unterzeichnung eines Dokuments durch mehrere Beamte werden deren Unterschriften in der der Position entsprechenden Reihenfolge untereinander platziert, zum Beispiel:
Direktor des Instituts | Persönliche Unterschrift | M.V. Larin |
Hauptbuchhalter | Persönliche Unterschrift | Z.V. Maryash |
Wenn ein Dokument von mehreren gleichberechtigten Personen unterzeichnet wird, werden ihre Unterschriften auf derselben Ebene platziert, zum Beispiel:
Stellvertretender Direktor | Stellvertretender Direktor | ||
Persönliche Unterschrift | SÜD. Demidow | Persönliche Unterschrift | K.I. Ignatjew |
Bei der Unterzeichnung eines gemeinsamen Dokuments wird das erste Blatt nicht auf Briefkopf erstellt.
In den von der Kommission erstellten Dokumenten sind nicht die Positionen der das Dokument unterzeichnenden Personen angegeben, sondern deren Zuständigkeiten innerhalb der Kommission entsprechend der Verteilung, zum Beispiel:
Vorsitzender der Kommission | Persönliche Unterschrift | V.D. Banasjukewitsch |
Mitglieder der Kommission | Persönliche Unterschrift | EIN. Sokova |
Persönliche Unterschrift | ALS. Krasavin |
|
Persönliche Unterschrift | O.I. Ryskow |
3.23 Der Dokumentengenehmigungsstempel besteht aus dem Wort VEREINBART, der Position der Person, mit der das Dokument genehmigt wurde (einschließlich des Namens der Organisation), persönlicher Unterschrift, Abschrift der Unterschrift (Initialen, Nachname) und dem Datum der Genehmigung, z Beispiel:
VEREINBART
Rektor der Finanzakademie
unter der Regierung der Russischen Föderation
Persönliche Unterschrift | A.G. Grjasnowa |
Erfolgt die Genehmigung durch Brief, Protokoll etc., wird der Genehmigungsstempel wie folgt erstellt:
VEREINBART Brief an die Russische Akademie |
VEREINBART Protokoll der Vorstandssitzung |
3.24 Die Dokumentengenehmigung wird mit einem Dokumentengenehmigungsvisum (im Folgenden „Visum“ genannt) erteilt, das die Unterschrift und Position der das Dokument genehmigenden Person, eine Niederschrift der Unterschrift (Initialen, Nachname) und das Datum der Unterzeichnung enthält. Zum Beispiel:
Persönliche Unterschrift | ALS. Orlow |
Bei Anmerkungen zum Dokument wird das Visum wie folgt ausgestellt:
Kommentare sind beigefügt
Leiter der Rechtsabteilung |
|
Persönliche Unterschrift | ALS. Orlow |
Kommentare werden auf einem separaten Blatt aufgeführt, unterzeichnet und dem Dokument beigefügt.
Bei einem Dokument, dessen Original bei der Organisation verbleibt, werden Visa unten auf der Rückseite des letzten Blattes des Originaldokuments angebracht.
Bei einem Dokument, dessen Original von einer Organisation gesendet wird, werden Visa unten auf der Vorderseite der Kopie des gesendeten Dokuments angebracht.
Es ist möglich, Visa-Dokumente auf einem separaten Genehmigungsbogen auszustellen.
Es liegt im Ermessen der Organisation, das Dokument und seine Anhänge Seite für Seite zu bestätigen.
3.25 Ein Siegelabdruck bescheinigt die Echtheit der Unterschrift eines Beamten auf Dokumenten, die die Rechte von Personen bescheinigen, Tatsachen im Zusammenhang mit finanziellen Vermögenswerten aufzeichnen, sowie auf anderen Dokumenten, die die Beglaubigung einer authentischen Unterschrift vorsehen.
Dokumente werden mit dem Siegel der Organisation zertifiziert.
3.26 Bei der Bescheinigung der Übereinstimmung einer Kopie eines Dokuments mit dem Original wird unterhalb des Attributs „Unterschrift“ ein Bescheinigungsvermerk platziert: „True“; Stellung der Person, die die Kopie beglaubigt hat; persönliche Unterschrift; Entschlüsselung der Signatur (Initialen, Nachname); Zertifizierungsdatum, zum Beispiel:
Personalinspektor | Persönliche Unterschrift | T.S. Levchenko |
Es ist zulässig, eine Kopie des Dokuments mit einem Siegel zu beglaubigen, das nach Ermessen der Organisation festgelegt wird.
3.27 Das Zeichen des Testamentsvollstreckers enthält die Initialen und den Nachnamen des Testamentsvollstreckers sowie seine Telefonnummer. Auf der Vorder- oder Rückseite des letzten Blattes des Dokuments wird in der unteren linken Ecke eine Markierung über den Darsteller angebracht, zum Beispiel:
V.A. Schukow
3.28 Ein Vermerk über die Ausführung eines Dokuments und dessen Übermittlung an die Akte umfasst folgende Daten: einen Hinweis auf das Datum und die Nummer des Dokuments, das seine Ausführung anzeigt, oder, falls ein solches Dokument nicht vorhanden ist, eine kurze Information über die Ausführung; die Worte „Mach dich an die Arbeit“; das Aktenzeichen, unter dem das Dokument gespeichert wird.
Der Vermerk über die Ausführung des Dokuments und seine Übermittlung an die Akte wird vom Testamentsvollstrecker oder dem Leiter der Struktureinheit, in der das Dokument erstellt wurde, unterzeichnet und datiert.
3.29 Der Vermerk über den Eingang eines Dokuments bei der Organisation enthält die nächste Seriennummer und das Eingangsdatum des Dokuments (ggf. Stunden und Minuten).
Es ist zulässig, den Eingang eines Dokuments bei der Organisation mit einem Stempel zu kennzeichnen.
3.30 Die Kennung einer elektronischen Kopie eines Dokuments ist eine Markierung (Fußzeile), die in der unteren linken Ecke jeder Seite des Dokuments angebracht ist und den Namen der Datei auf dem Computermedium, das Datum und andere in der Organisation installierte Suchdaten enthält.
4 Anforderungen an Dokumentenformulare
4.1 Dokumente werden auf Formularen erstellt.
Es sind zwei Standardformate für Dokumentenformulare etabliert: A4 (210297 mm) und A5 (148210 mm).
Jedes Blatt des Dokuments, ob auf einem Formular oder ohne, muss mindestens folgende Felder enthalten:
20 mm - links;
10 mm - rechts;
20 mm - oben;
20 mm - niedriger.
4.2 Dokumentformulare sollten auf weißem Papier oder hellem Papier erstellt werden.
4.3 Dokumentformulare werden gemäß Anhang A erstellt. Die ungefähren Grenzen der Bereiche, in denen sich Details befinden, sind durch eine gepunktete Linie gekennzeichnet. Jede Zone wird durch die darin enthaltenen Details bestimmt.
4.4 Abhängig von der Position der Details werden zwei Versionen von Formen installiert – eckig (Abbildung A.1) und Längsform (Abbildung A.2).
4.5 Stützen 01 (02 oder 03) werden oberhalb der Mitte von Stützen 08 platziert. Stützen 03 können auf der Höhe von Stützen 08 platziert werden.
Details 08, 09, 10, 14, Grenzmarkierungen für Details 11, 12, 13 innerhalb der Grenzen der Standortbereiche der Details werden auf eine der folgenden Arten platziert:
- zentriert (Anfang und Ende jeder Detailzeile sind gleich weit von den Grenzen des Bereichs entfernt, in dem sich die Details befinden);
- Flagge (jede Detailzeile beginnt am linken Rand des Bereichs, in dem sich die Details befinden).
4.6 Für eine Organisation, ihre Struktureinheit oder einen Beamten werden folgende Arten von Dokumentenformularen festgelegt:
- generelle Form;
- Briefform;
- eine Form eines bestimmten Dokumenttyps.
4.7 Das allgemeine Formular wird für die Erstellung aller Arten von Dokumenten mit Ausnahme von Briefen verwendet.
Das allgemeine Formular umfasst je nach Gründungsdokument der Organisation die Angaben 01 (02 oder 03), 08, 11, 14.
Das Briefformular enthält je nach Gründungsdokument der Organisation die Angaben 01 (02 oder 03), 04, 05, 06, 08, 09 und ggf. Grenzmarkierungen für die Obergrenzen der Bereiche, in denen sich die Angaben befinden 11 , 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.
Die Form eines bestimmten Dokumenttyps umfasst neben einem Brief je nach Gründungsdokument der Organisation die Angaben 01 (02 oder 03), 08, 10, 14 und ggf. einschränkende Markierungen für die Grenzen der Organisation Zonen, in denen sich Details befinden 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Für Organisationen der konstituierenden Einheiten der Russischen Föderation, die neben der Staatssprache der Russischen Föderation auch die Staatssprache der konstituierenden Einheit der Russischen Föderation haben, ist es ratsam, eine Längsform zu verwenden; In diesem Fall werden die Details 08, 09, 14 in zwei Sprachen gedruckt: Russisch (links) und national (rechts) auf derselben Ebene.
4.9 Bei der Erstellung von Dokumenten mit zwei oder mehr Seiten werden die zweite und die folgenden Seiten nummeriert.
Die Seitenzahlen werden in der Mitte des oberen Blattrandes platziert.
ANHANG A (als Referenz). LAYOUTS VON DOKUMENTENDETAILS
ANHANG A
(informativ)
Abbildung A.1 – Lage der Details und Zonengrenzen auf einem Eckformular im A4-Format
Abbildung A.2 – Lage der Details und Zonengrenzen auf einem Längsformular im A4-Format
ANHANG B (als Referenz). BEISPIELE FÜR DOKUMENTFORMULARE
ANHANG B
(informativ)
Abbildung B.1 – Beispiel eines allgemeinen Organisationsformulars
Abbildung B.2 – Beispiel-Eckformular für einen Brief einer Organisation
Abbildung B.3 – Beispiel eines Längsbriefformulars einer Organisation
Abbildung B.4 – Muster eines Längsbriefformulars eines Beamten
UDC 658.516:002:006.354 | OKS 01.140.30 | ||
Schlüsselwörter: Organisations- und Verwaltungsdokumente, Zusammensetzung der Dokumentdetails, Dokument, Formular, Stempelformular, Buchhaltung, Registrierung, Kontrolle, Details |
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Elektronischer Dokumenttext
erstellt von Kodeks JSC und überprüft gegen:
offizielle Veröffentlichung
M.: Standartinform, 2007
Formen von Organisations- und Verwaltungsdokumenten können für eine Organisation, für eine Struktureinheit und für einen Beamten entwickelt werden.
Ein Formular für einen Beamten wird erstellt, wenn der Beamte das Recht zur Unterschrift besitzt. 1
Auf dem Briefkopf des Beamten muss der Name der Position unter dem Namen der Organisation angegeben sein.
Reis. 1.Briefformular des Generaldirektors
Ein Beispiel für ein Beamtenformular ist in Abbildung B.4, Anhang B zu GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenvorbereitung“ dargestellt.
Beispiele für das offizielle Formular finden Sie auch im Abschnitt „Briefformular“.
1 Organisatorische und administrative Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenvorbereitung: Richtlinien für die Umsetzung von GOST R 6.30-2003. / Rosarchiw; VNIIDAD; Komp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kusnezow und andere; Allgemein Hrsg. M.V. Larin, A.N. Sokova. – M., 2003. – 90 S.
Dokumentformat
Für Formen von Organisations- und Verwaltungsdokumenten sind zwei Standardformate etabliert: A4 (210 x 297 mm) und A5 (148 x 210 mm).
Das Format des Formulars wird abhängig vom Textumfang und der Anzahl der Details ausgewählt, die bei der Erstellung des Dokuments platziert werden müssen.
In der Praxis können auch andere Papierformate (für andere Klassen der Managementdokumentation) verwendet werden. Beispielsweise kann für die Erstellung von Dokumenten, deren Textinhalt in Form einer Tabelle mit vielen Spalten formatiert ist, ein Formular im A3-Format (420 x 297 mm) verwendet werden.
Verbraucherpapierformate werden durch GOST 9327-60 „Papier und Papierprodukte. Verbraucherformate“ festgelegt.
1 GOST R 6.30-2003. Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen. - Eingeben. 01.07.2003. – M.: Gosstandart of Russia: Standards Publishing House, 2003. – Abschnitt 4.1.
Randgrößen
GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenvorbereitung“ legt die Mindestfeldgrößen fest.
Jedes Blatt des Dokuments, ob auf einem Formular oder ohne, muss mindestens folgende Felder enthalten: 1
20 mm - links;
10 mm - rechts;
20 mm - oben;
20 mm - niedriger.
Wenn Sie ein Dokument auf mehreren Blättern vorbereiten, haben alle Blätter die gleichen Randgrößen. 2
Die Organisation hat das Recht, selbst zu entscheiden, welche Randgrößen für verschiedene Arten von Dokumenten festzulegen sind, jedoch nicht kleiner als die von GOST festgelegten Größen. 3
Besondere Aufmerksamkeit erfordert der linke Rand – das Feld zum Ablegen des Dokuments in der Datei. Daraus können wir schließen, dass Sie bei der Entwicklung von Dokumentformularen mit einer vorübergehenden Aufbewahrungsdauer (bis zu 10 Jahre), beispielsweise Briefformularen, den linken Rand 20 mm breit lassen können, und bei der Entwicklung von Dokumentformularen mit einer langfristigen (über 10 Jahre) und dauerhafter Lagerdauer ist es besser, den linken Rand auf 30-35 mm einzustellen.
Der rechte und der untere Rand bleiben bei Papierabnutzung erhalten, der obere Rand dient der Seitenmarkierung in mehrseitigen Dokumenten.
Bei Verwendung der Rückseite des Blattes muss der linke Rand mindestens 10 cm betragen, der rechte Rand muss mindestens 20 mm betragen, also entgegengesetzt zur Vorderseite.
1 GOST R 6.30-2003. Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen. - Eingeben. 01.07.2003. – M.: Gosstandart of Russia: Standards Publishing House, 2003. – Abschnitt 4.1. 2 Organisatorische und administrative Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenvorbereitung: Richtlinien für die Umsetzung von GOST R 6.30-2003. / Rosarchiw; VNIIDAD; Komp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kusnezow und andere; Allgemein Hrsg. M.V. Larin, A.N. Sokova. – M., 2003. – 90 S. 3 Ebenda.
GOST R 7.0.97-2016 „SIBID. Organisatorische und administrative Dokumentation. „Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten“ (im Folgenden: GOST R 7.0.97-2016) legt drei Arten von Briefformularen fest: ein Briefformular für eine Organisation, eine Struktureinheit (Beratung, Sachverständiger, methodisches Gremium) und einen Beamten. Schauen wir uns die einzelnen Formulartypen an und erklären Ihnen, welche Anforderungen GOST R 7.0.97-2016 an sie stellt und wie Sie Geschäftsbriefe erstellen.
Im Dokumentenfluss eines jeden Unternehmens stellt die Geschäftskorrespondenz – sowohl intern als auch extern – eine erhebliche Menge an Dokumenten dar. Die Art der Geschäftsbriefe und der Umfang der Korrespondenz richten sich nach dem Tätigkeitsbereich der Organisation. Unabhängig von der Art – vom kommerziellen Angebot an Partner bis hin zur Antwort auf eine Anfrage an eine Regierungsbehörde – müssen Briefe gemäß GOST R 7.0.97-2016 verfasst werden.
Das Verfassen von Briefen gemäß den Anforderungen von GOST R 7.0.97-2016 spielt eine große Rolle bei der Gestaltung des Geschäftsimages einer Organisation und kann ein wichtiges Argument bei Streitigkeiten vor Gericht mit Gegenparteien und Aufsichtsbehörden sein.
Briefe beziehen sich auf Dokumente, die auf folgenden Formularen erstellt werden müssen:
Gemäß Abschnitt 6.6 von GOST R 7.0.97-2016 können in einer Organisation drei Arten von Formularen verwendet werden:
Generelle Form;
Briefform (Struktureinheit, Beamter);
Ein Formular für eine bestimmte Art von Dokument (Auftrag, Anweisung, Protokoll).
In großen Organisationen entwickelt, genehmigt und setzt der Büromanagementdienst im Auftrag die Formen bestimmter Dokumente in Kraft und nimmt sie in einigen Fällen in das Corporate Style Book (Markenbuch) auf.
In kleinen Organisationen werden Dokumentenformulare auf Anordnung genehmigt und in Kraft gesetzt, in der Büroarbeitsordnung vorgeschrieben und den Mitarbeitern zur Kenntnis gebracht.
GOST stellt separate Formulare für Briefe zur Verfügung. Als nächstes betrachten wir jeden Formulartyp separat. Schauen wir uns aber zunächst die Optionen Winkel, Längsrichtung, Zentrierung und Flagge für die Anordnung der Details auf dem Briefkopf an.
POSITION DER DETAILS: ECKE UND LÄNGSLAGE, ZENTRIERT UND FLAGGE
Gemäß Abschnitt 6.4 von GOST R 7.0.97-2016 werden je nach Lage der Details und einschränkenden Markierungen zwei Möglichkeiten zur Gestaltung von Formen festgelegt – eckig (Beispiel 1) und längs (Beispiel 2).
Bei der Erstellung von Briefformularen kann jede Organisation (Aktendienst) selbst entscheiden, wie sie die Details anordnen möchte. Dies hängt von den Anforderungen staatlicher Standards und von der Struktur der Organisation (Anwesenheit/Fehlen einer übergeordneten Struktur, umständliche Namen usw.) ab.
Die Länge der längsten Detaillinie beträgt bei schräger Anordnung der Details nicht mehr als 7,5 cm (zweiter Absatz von Abschnitt 3.5 von GOST R 7.0.97-2016).
Durch die Eckplatzierung von Details können bis zu 20 % der Fläche des Dokumentblatts eingespart werden.
Die Längsanordnung der Details eignet sich im Gegensatz zur Eckanordnung für Organisationen mit umfangreichen Namen. Gleichzeitig wird auch die Länge der längsten Leitung geregelt – nicht mehr als 12 cm (dritter Absatz von Abschnitt 3.5 von GOST R 7.0.97-2016).
Bei der Auswahl der Formularart ist das ästhetische Erscheinungsbild des Briefes zu berücksichtigen. Sie können die Position der Details auswählen, indem Sie einfach das allgemeine Erscheinungsbild der beiden Layouts vergleichen.
Details von Servicebriefen werden auf eine der folgenden Arten ausgerichtet:
. zentriert- Anfang und Ende jeder Detailzeile sind gleich weit von den Grenzen des Bereichs entfernt, in dem sich die Details befinden:
. Flagge- Jede Detailzeile beginnt am linken Rand des Bereichs, in dem sich die Details befinden:
Abschnitt 4 GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. „Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten“ legt dies fest die Organisation, ihre Strukturabteilungen und jeder der bevollmächtigten Beamten kann folgende Formen haben:
- generelle Form;
- Briefform;
- Form eines bestimmten Dokumenttyps.
Das Kriterium für die Wirtschaftlichkeit der Entwicklung und Nutzung einer Papierform oder einer einheitlichen Standardform eines Dokuments wurde im Prozess der Schaffung einheitlicher Dokumentationssysteme und deren Klassifizierung festgelegt und begründet. Dieses Kriterium ist einfach: Ein Formular dieser Art muss in der Organisation mehr als 100 Mal im Jahr verwendet werden.
Da die Korrespondenz etwa 80 % des Dokumentenflusses einer Organisation ausmacht, verfügt fast jede juristische Person über ein Briefformular (ein Papierformular oder eine genehmigte elektronische Briefformularvorlage als Pflichtformular zum Ausdrucken).
Wenn eine Organisation mehr als 100 Bestellungen pro Jahr erteilt, wird ein Bestellformular entwickelt, genehmigt und angewendet.
In kleinen Organisationen kann ein gemeinsames Formular entwickelt werden, das zur Erstellung aller internen Dokumente (Besetzungstabelle, Auftrag, Weisung, Verordnung, Vermerk, Handlung, Weisung, Regeln, Vorschriften, Vollmacht etc.) dient.
Somit entscheidet jede Organisation unabhängig, welche Arten von Formularen entwickelt und zur obligatorischen Verwendung freigegeben werden sollen. Selbstverständlich unterbreitet der Büroverwaltungsdienst entsprechende Vorschläge auf Basis einer Analyse der Dokumentationsprozesse und gibt in einer großen Organisation seine Empfehlungen im „Corporate Style“-Buch (Markenbuch) ab, da das Formular das „Gesicht einer juristischen Person“ ist Entity“ – ein Element seines Unternehmensstils.
Bei der Entscheidung über die Zweckmäßigkeit der Verwendung von Formularen für Beamte der Organisation, Folgende Aspekte sind zusätzlich zu berücksichtigen:
Erstens ein System der Delegation von Befugnissen und der Verteilung von Verantwortungsbereichen zwischen dem ersten Manager und seinen Stellvertretern. Wenn die Delegation klar geregelt ist und stellvertretende Führungskräfte Entscheidungsrechte, die Unterzeichnung von Anordnungen oder Weisungen und die Führung von Korrespondenz zu konkret festgelegten Themen erhalten (diese müssen in der entsprechenden Anordnung zur Geschäftsverteilung, den Positionsbestimmungen jedes Stellvertreters usw. verankert sein). in Vollmachten), dann kann die Organisation weiterentwickelt werden ein Briefformular eines stellvertretenden Managers und manchmal ein Bestell-/Anweisungsformular eines stellvertretenden Managers.
Die Verwendung eines Briefformulars eines stellvertretenden Geschäftsführers empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn mindestens einer der Stellvertreter umfangreiche Korrespondenz zu Themen führt, die in seine Zuständigkeit fallen:
Beispiel 1
Show einklappen
Und hier für den Leiter der Organisation Wer das Recht hat, im externen Umfeld im Namen einer juristischen Person auf der Grundlage der Satzung in allen Tätigkeitsbereichen der Organisation zu handeln, ist für einen Beamten unangemessen, ein Briefformular zu entwickeln – bei seinen Tätigkeiten muss das Briefformular der Organisation verwendet werden .
Zweitens bedeutet die standardmäßige Verwendung des Briefformulars eines Beamten, dass dieser Beamte das Recht hat, im Namen der juristischen Person zu handeln, deren Name auf dem Formular angegeben ist, und dass er befugt ist, Entscheidungen über das Thema/Thema und die Ausrichtung der Organisation zu treffen Aktivitäten, die sich in dem von ihm unterzeichneten Dokument widerspiegeln. Das Vorhandensein eines eigenen Briefformulars eines Beamten weist auf die Bedeutung seiner Befugnisse hin, und auch die Verwendung eines gedruckten Formulars, das über eine eigene Registrierungsnummer verfügt, ist ein Faktor, der die Rechtskraft des Dokuments unterstreicht.
