Zamów próbkę. Przykładowa kolejność głowy Próbka listu z odpowiedzią

List z odpowiedzią to jeden z rodzajów dokumentów biznesowych. Jej opracowanie wynika z konieczności udzielenia jakiejkolwiek odpowiedzi na otrzymany wcześniej list z inicjatywą. Istnieją dwa rodzaje odpowiedzi: pozytywne i negatywne. List zawierający negatywną odpowiedź jest czasem nazywany listem odrzucającym.

Z reguły list z odpowiedzią składa się analogicznie do listu z inicjatywą, to znaczy używa tego samego słownictwa i podobnych zwrotów mowy. Oczywiście ta zasada obowiązuje tylko wtedy, gdy kod źródłowy został poprawnie skompilowany, zgodnie z wymogami korespondencji biznesowej. W większości przypadków przy tworzeniu tego typu listu używany jest papier firmowy organizacji kompilującej.

Redakcja

Najczęściej używane zwroty w liście zwrotnym to „Dziękujemy za interesującą ofertę”, „Potwierdzamy gotowość do…”, „Wyrażamy zgodę na…” lub „Niestety obecnie nie jesteśmy gotowi na…”.

W numerze ewidencyjnym odpowiedzi należy podać datę i numer pisma z inicjatywą. Wymóg ten wynika z konieczności, gdyż pozwala usprawnić przychodzącą i wychodzącą korespondencję biznesową. Nie zaleca się umieszczania tej informacji bezpośrednio w treści pisma. Naruszenie zasad sporządzania listu z odpowiedzią będzie frazą o następującej treści: „W odpowiedzi na Twój list numer… od… informujemy Cię…”.

Pisząc list odmowny, musisz podać przyczynę. Nieuzasadniona odmowa jest przejawem braku szacunku dla odbiorcy. Dlatego taki list powinien zaczynać się od wyrażenia „W związku z…”. Jeżeli sporządzający pismo odmowne posiada informacje o tym, kto, kiedy, w jakim przypadku i na jakich warunkach może udzielić pozytywnej odpowiedzi na oryginał pisma zawierającego wniosek lub wniosek, zaleca się podanie tej informacji w odmowie.

Na końcu listu odmownego umieszcza się podpis zleceniodawcy. W większości przypadków pismo podpisuje kierownik lub inna upoważniona osoba. Nie byłoby zbyteczne podanie również danych kontaktowych kompilatora, aby w razie potrzeby odbiorca mógł skontaktować się z tą osobą i uzyskać dodatkowe informacje.

(Rozmiar: 26,5 KiB | Pobrania: 27 229)

W korespondencji biznesowej każdy dokument ma swoje znaczenie i może w taki czy inny sposób wpływać na relacje między partnerami. Wśród ogromnej liczby różnych rodzajów takich dokumentów odpowiedź na list zajmuje szczególne miejsce.

Klasyfikacja dokumentów handlowych

W stosunkach między stronami większość spraw rozstrzygana jest na piśmie. A zgodnie z prawem, jak wiadomo, umowy ustne są nieważne. Dlatego każde przedsiębiorstwo musi prowadzić korespondencję biznesową. Jest to ogólnie przyjęty sposób wymiany informacji w wyniku oficjalnych kontaktów między różnymi organizacjami i przedsiębiorstwami.

Wszystkie listy biznesowe dzielą się na dwie kategorie:

Te, które wymagają obowiązkowej odpowiedzi.
Ci, którzy nie potrzebują takiej reakcji.

List z odpowiedzią należy do drugiej kategorii. Jest to jeden z handlowych rodzajów dokumentów wraz z zapytaniem ofertowym, informacją, ostrzeżeniem, ofertą, przypomnieniem czy prezentacją. Takie dokumenty są zwykle używane w momencie zawierania i dalszego wspierania różnych umów i innych porozumień między stronami. List z odpowiedzią, w przeciwieństwie do innych, o nic nie prosi i niczego nie oferuje. Zawiera tylko informacje, o które wcześniej poprosiła druga strona.

Potwierdzenie zgłoszenia

List z odpowiedzią jest opracowywany w różnych przypadkach. Może to być odpowiedź na konkretną skargę, roszczenie lub prośbę. I może być zarówno pozytywny, jak i negatywny. W drugim przypadku dokument będzie już rodzajem listu odmownego. Ale musi być podany ze szczegółowym wyjaśnieniem przyczyn, które doprowadziły do takiej decyzji. Rozważmy na przykład przypadek, gdy firma otrzymała formalne pisemne zamówienie na produkcję określonego rodzaju produktu na określony czas. Jeżeli taka współpraca jest dla przedsiębiorstwa pożądana, to konieczna jest natychmiastowa reakcja. Odpowiedź jest losowa. Może zaczynać się od słów: „Zróbmy to” lub „Zróbmy to”. Jako termin lepiej podać datę wysyłki uwzględniającą czas potrzebny na wyprodukowanie towaru i jego przekazanie do magazynu. Dodatkowo konieczne jest określenie warunków płatności, ponieważ klient może liczyć na kilka etapów. Następnie pozostaje już tylko wyliczyć łączną kwotę i podać swoje dane, na które klient będzie wykonywał przelewy. Dokument taki zwykle podpisuje dyrektor i główny księgowy, a na samym końcu podaje się współrzędne bezpośredniego wykonawcy.

Korespondencja z osobami fizycznymi

Niektóre przedsiębiorstwa ze względu na charakter swojej działalności mają bezpośredni kontakt z osobami fizycznymi. Może to być organizacja usługowa lub firma produkująca towary konsumpcyjne. Informacje o bardzo różnym charakterze, zarówno pozytywne, jak i negatywne, mogą przyjść na adres takiego przedsiębiorstwa od obywateli. Wymaga to jednak odpowiedniej i obowiązkowej odpowiedzi. W takich przypadkach nie należy ograniczać się do osobistej rozmowy lub rozmowy telefonicznej. Obywatelowi należy udzielić pełnych wyjaśnień we wszystkich interesujących go kwestiach. To powinna być szczegółowa odpowiedź na pismo.

Próbka takiego dokumentu musi spełniać określone wymagania:

Do wszelkiej korespondencji biznesowej najlepiej używać oficjalnego papieru firmowego.
Należy wziąć pod uwagę specyfikę sporządzania takich dokumentów. Najważniejsze, że muszą być napisane zgodnie ze znaną zasadą paralelizmu, czyli muszą zawierać to samo słownictwo i wyrażenia językowe, którymi posługiwał się autor inicjujący. Pozwoli to osiągnąć maksymalne wzajemne zrozumienie.
Pamiętaj, aby umieścić link do listu z prośbą, podać jego numer i datę.
Lepiej rozpocząć tekst od frazy: „Na Twój numer listu…”, „W odpowiedzi na Twoją prośbę…” lub „Informujemy Cię…”.

Ściśle oficjalne

Jeśli musisz odpowiedzieć na oficjalne pismo, musisz zrobić to poprawnie. Trzeba pamiętać, że takie odwołanie z pewnością musi być grzeczne i poprawne. Nie zapomnij również o umiejętności czytania i pisania. To śmieszne widzieć oczywiste błędy w informacjach dostarczonych przez renomowaną organizację.

Od samego początku adres jest drukowany w prawym górnym rogu. Jest to dokładna kopia tego, co widnieje na kopercie. Odpowiedź jest zawsze udzielana na jakiś wniosek, dlatego na pieczątce rejestracyjnej w lewym górnym rogu należy odnotować jego początkowe dane (numer i datę wyjazdu). Potem następuje krótkie wezwanie do adresata (można po prostu podać nazwisko bez inicjałów). Tekst powinien zawierać szczegółowe wyjaśnienia dotyczące interesującego nas problemu. Jako argumentów należy używać wyłącznie zweryfikowanych danych. W żadnym wypadku nie należy polegać na plotkach i spekulacjach. W razie potrzeby można posłużyć się wyciągami z aktów normatywnych wskazującymi odpowiednie artykuły. Dyrektor przedsiębiorstwa podpisuje taki dokument, a notatka jest nieco niższa z danymi nazwiska i numeru telefonu odpowiedzialnego wykonawcy.

Usposobienie jest aktem prawnym wydawanym przez kierownika przedsiębiorstwa (zarówno prywatnego, jak i publicznego) w celu rozwiązywania przede wszystkim problemów operacyjnych i spraw związanych z działalnością przedsiębiorstwa, w szczególności wykonywaniem określonych poleceń, różnych instrukcji, dokumentów, a także w celu doprowadzenia decyzji podjętej przez pracodawcę pracownikom poszczególnych działów.

Taka ustawa jest wydawana w konkretnej, wąskiej sprawie iw żaden sposób nie może być sprzeczna z obowiązującą konstytucją i ustawodawstwem, ani dekretami prezydenta kraju.

Polecenie nie oznacza bezwzględnego wykonania/posłuszeństwa, jest jedynie wskazaniem pracownikom najwłaściwszego sposobu postępowania. Oznacza to, że w przeciwieństwie do rozkazów wymagających całkowitego posłuszeństwa, oznacza to jedynie zgodę.

Aby uniknąć błędnej interpretacji, w większości krajowych firm rozkazy mają taką samą moc jak instrukcje: muszą być przestrzegane i ściśle przestrzegane.
Jaka może być kolejność?

Następujące rodzaje zamówień:

Pisemny (zakłada akt złożony w wymaganej formie pisemnej).

Pisemne zamówienie może być skierowane nie do jednej osoby, ale do grupy pracowników. W tym drugim przypadku nazywa się to również okrągłym.
normatywny (ustala zadania dotyczące stosowania określonej formy i sposobu osiągania rezultatów);

Indywidualne (obejmuje zadania związane z realizacją określonego indywidualnego działania, które należy wykonać ściśle na czas wraz z dostarczeniem odpowiedniego raportu szefowi firmy).

Zasady wydawania zamówienia

Każde zlecenie musi zaczynać się od napisania tytułu, który powinien oddawać zwięzłą istotę całego dokumentu, odpowiadać na pytanie „co?” i zawierają rzeczownik w formie werbalnej (na przykład „na memoriał”, „spełnienie” itp.).

stwierdzenie;

Administracyjny.

Jeśli chodzi o pierwszy, cel i przyczyny publikacji zarządzenia są tutaj pokrótce podane, podane są linki do określonej dokumentacji. W tym miejscu można również umieścić wyciągi z tekstu decyzji podjętej przez organy administracji państwowej.

W większości przypadków część ustalająca zaczyna się od słów „zgodnie z…”, „na podstawie…”, „zgodnie z…”, „w celu…” i kończy się na „zarządzam:”.

Jeśli chodzi o część administracyjną, to można ją podzielić na osobne paragrafy/podpunkty (oznaczone cyframi arabskimi). Każda z nich powinna zawierać pojedynczą instrukcję dotyczącą jednego problemu, zagadnienia oraz podane są tutaj terminy wykonania (jeśli to konieczne).

Jeżeli kierownik zdecyduje się powierzyć kilka zadań jednej osobie, powinien tylko raz wskazać w akapicie nazwisko wykonawcy, natomiast w podpunktach podać wszystkie wymagane instrukcje.

Gdy polecenie dotyczy powołania komisji/grupy, w danym składzie na pierwszym miejscu wpisuje się przewodniczącego, po nim zastępcę, następnie pozostałych członków (ich nazwiska podaje się w porządku alfabetycznym, niezależnie od ich stanowisko).

Jeżeli nakaz zmienia / uzupełnia / anuluje jakąś wcześniej opublikowaną dokumentację, tekst musi zawierać odpowiedni paragraf (ze zwrotami „uznać za nieważne”, „dodać ..”, „dokonać zmian do ..”, ustalając datę przyjęcia , numery, nazwy anulowanych dokumentów).

Oprócz wszystkich powyższych, część administracyjna co do zasady zawiera dane dotyczące osoby, która powinna sprawować kontrolę nad wykonaniem zamówienia. Może to być na przykład: „Zastrzegam sobie kontrolę nad wykonaniem zamówienia” (gdy sam kierownik planuje sprawdzić wykonanie zamówienia).

Jeżeli występują osobne zadania wyjaśniające lub uzupełniające treść zlecenia, umieszcza się je w specjalnym aneksie (link do niego powinien znajdować się w tekście głównym). Jednocześnie na pierwszej stronie wniosku data i numer odpowiedniego zamówienia są wskazane w prawym górnym rogu.

Zarządzenie podpisuje dyrektor przedsiębiorstwa, jego zastępca (jeśli ma takie uprawnienia). W takim przypadku podpis musi zawierać stanowisko osoby, sam podpis, jego transkrypcję (nazwisko i inicjały).

Zamówienia muszą posiadać numery seryjne w ciągu roku kalendarzowego.

Warunki przechowywania zamówień:

- dla działalności przedsiębiorstw jako całości - od 10 lat do likwidacji przedsiębiorstwa (w przypadku gdy przedsiębiorstwo jest źródłem nabycia archiwum państwowego - na stałe);

Pismo z odpowiedzią jest sporządzone w dowolnej formie i ma wiele wspólnego z zaświadczeniem. Strona umożliwia bezpłatne pobranie próbki omawianego artykułu.

Pisemny wniosek wymaga umotywowanej szczegółowej odpowiedzi od adresata. List z odpowiedzią jest niezbędnym dokumentem, który należy sporządzić w takich przypadkach. Przesłanie ma formę swobodną i ma wiele wspólnego z pomocą. Arkusz informacyjny zawiera ograniczone ramy narracyjne i powinien odpowiadać jedynie na pytanie postawione w wymogu. Łatwo jest napisać odpowiedź nawet osobie niedoświadczonej, która ma pod ręką komputer i drukarkę. Strona tego zasobu umożliwia bezpłatne pobranie i zastosowanie w życiu próbki omawianego artykułu.

Rozważ główne cechy zawarte w koncepcji odpowiedzi na list. Znaczenie odpowiedzi leży w komunikacji biznesowej kontrahentów. Doskonały sposób pozasądowego rozwiązywania problemów pozwala zaoszczędzić znaczne pieniądze i czas uczestników stosunków prawnych. Zasadność komunikacji tkwi w papierowym nośniku informacji sporządzonym zgodnie z wszystkimi zasadami pracy biurowej i posiadającym autentyczną wizę przywódczą. E-mail nie jest wiarygodną opcją jako dowód w sądzie.

Obowiązkowe elementy składające się na list z odpowiedzią

Adres i nazwa instytucji, do której wysyłana jest odpowiedź na pismo;
Dane własne autora, numery kontaktowe;
Numer, data i tytuł opowiadania;
Krótkie streszczenie wniosku, na który przygotowywana jest odpowiedź;
Jasne i konkretne odpowiedzi na pytania. Nie ma potrzeby pisać za dużo;
Pełen szacunku ton jest mile widziany, ale rygor jest również ważny;
Ustalenie wykonawcy dokumentu, podpis i dekodowanie głowy, pieczęć instytucji.

Pismo z odpowiedzią najlepiej jest doręczyć osobiście adresatowi. Zamiast tego musisz otrzymać potwierdzenie odbioru na drugim egzemplarzu. Jeśli nie ma możliwości osobistego wysłania listu z odpowiedzią, należy skorzystać z usługi pocztowej, wysyłając dokument z powiadomieniem i opisem załącznika. Istniejąca próbka oraz zestaw innych formularzy i przykładów na stronie pomogą Ci samodzielnie złożyć właściwe odwołanie. Większość szablonów jest w najprostszym formacie i można je łatwo edytować w programie Microsoft Word. Szczęśliwe użytkowanie.

(jest to również odpowiedź na list) jest standardową normą etyki biznesu. Z reguły żądania są składane albo przez potencjalnych partnerów firmy z prośbą o udzielenie jakichkolwiek informacji o działalności przedsiębiorstwa, towarach, usługach, cenach i rabatach, albo przez istniejących kontrahentów, na przykład w celu uzyskania informacji o terminie dostawy, płatności, spedycji lub korekty dokumentów itp. .d.

AKTA

Odpowiedź na zapytanie ma charakter oficjalny i jest częścią obiegu dokumentów biznesowych firmy.

Ogólne zasady pisania odpowiedzi

Przede wszystkim należy pamiętać, że odpowiedź powinna być napisana dokładnie przez pracownika przedsiębiorstwa, w którego imieniu został napisany oryginał pisma. Wyjątki są możliwe tylko w tych przypadkach, gdy ten pracownik jest z jakiegoś powodu nieobecny (zwolnienie chorobowe, podróż służbowa, zwolnienie) - wtedy odpowiedź może napisać ten, który w tej chwili zastępuje nieobecnego.

Język i prezentacja wiadomości powinny odzwierciedlać pismo z prośbą. Innymi słowy, pożądane jest użycie w tekście tej samej formy zwracania się, jakiej użył nadawca zapytania, tego samego słownictwa, terminologii, zwrotów językowych i kolejności prezentacji, oczywiście pod warunkiem, że autor inicjatywy wiadomość okazała się kompetentną i poprawną osobą.

Konieczne jest wskazanie numeru i daty nadchodzącej wiadomości, ale jednocześnie nie jest możliwe powtórzenie błędów popełnionych przez autora wezwania i niepożądane jest ich wskazanie w liście zwrotnym (tylko w przypadku nie dotyczy to specyfiki działalności spółki).

Odpowiedź na żądanie może być pozytywna lub negatywna.

Pozytywna odpowiedź powinna być jak najbardziej szczegółowa,
i negatywna – uzasadniona i nad wyraz poprawna.

Ponadto, w przypadku odrzucenia wniosku, dobrą praktyką jest poinformowanie autora informacji o okolicznościach, w których odpowiedź może być pozytywna.

W każdym razie list z odpowiedzią powinien być napisany w jak najbardziej uprzejmy sposób. Wskazane jest unikanie pustych odpowiedzi, a nawet w przypadku braku niezbędnych informacji należy napisać odpowiedź powściągliwy, uprzejmy i pełen szacunku w stosunku do autora wniosku. Chamstwo, podobnie jak świadomie nieprawdziwe informacje, jest całkowicie niedopuszczalne.

Jak napisać odpowiedź na prośbę

Forma, w jakiej składana i wykonywana jest odpowiedź na zapytanie ofertowe, może odgrywać decydującą rolę w relacjach między organizacjami. Dlatego do jego kompilacji należy podchodzić bardzo ostrożnie, przestrzegając pewnych zasad.

Przede wszystkim przed napisaniem listu z odpowiedzią należy w dogodny dla siebie sposób poinformować nadawcę o otrzymaniu wezwania. Następnie, jeśli masz wszystkie niezbędne informacje, możesz przejść do odpowiedzi. Im szybciej zostanie napisana wiadomość zwrotna, tym lepiej, ale jeśli żądane informacje nie są w danym momencie dostępne, lepiej poczekać z listem.

Struktura odpowiedzi jest dość standardowa jak na pracę biurową.

U góry wiadomości (po prawej lub lewej stronie) należy wpisać nazwę firmy wysyłającej (wraz z adresem i numerem telefonu), a także konkretnego pracownika, w imieniu którego ma być dokonywana odpowiedź.
Ponadto w ten sam sposób wprowadza się informacje o odbiorcy.
Następnie sama odpowiedź jest napisana. Musi w pełni odpowiadać istocie prośby, a jeśli wnioskodawca w swoim liście zadał jednocześnie kilka pytań podzielonych na osobne akapity, odpowiedź musi być napisana dokładnie w tym samym formacie. Jeżeli do odpowiedzi dołączone są jakiekolwiek dodatkowe informacje, muszą one znaleźć odzwierciedlenie w treści pisma, zaznaczając je oddzielnie.
W ten sam sposób, jeśli wymagają tego okoliczności, w odpowiedzi można zawrzeć odniesienia do niektórych ustaw, rozporządzeń i aktów prawnych.

Jak napisać list z odpowiedzią

Odpowiedź można napisać

jak w formie odręcznej (przeważnie robią to, gdy sama prośba ma podobny format),
oraz w druku (ta metoda znacznie oszczędza czas).

Można go sporządzić na prostym arkuszu formatu A4 lub na papierze firmowym organizacji - druga opcja pozwala nie wprowadzać ręcznie danych firmy i wygląda znacznie solidniej. Odpowiedź musi być zawierać podpis pracownik reprezentujący organizację ze wskazaniem zajmowanego stanowiska. Nie ma potrzeby umieszczania pieczęci, ponieważ. od 2016 r. stracił ważność wymóg ustawy o używaniu pieczęci i pieczęci przez osoby prawne.

Kompilowanie odpowiedzi w jednym egzemplarzu, przed wysłaniem należy go ponumerować (zgodnie z wewnętrznym obiegiem dokumentów firmy), a także opatrzyć datą.

Informację o piśmie należy wpisać do dziennika dokumentacji wychodzącej - w przypadku utraty odpowiedzi na wniosek lub nieporozumień z kontrahentem pozwoli to szybko uporządkować sytuację.

Jak wysłać list

Odpowiedź można wysłać na różne sposoby. E-mail Lub Faks pozwalają na znaczną oszczędność czasu. Ale jeśli list zawiera szczególnie cenne informacje lub oryginalne dokumenty, a nadawca jest zainteresowany gwarantowanym otrzymaniem wiadomości, powinieneś skorzystać z usług Poczty Rosyjskiej, wysyłając odpowiedź listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.

Czy czekać na odpowiedź na list-odpowiedź

Prawie wszystkie pisma biznesowe wymagają odpowiedzi, ale istnieje wyjątek od tej reguły.

Pismo z odpowiedzią nie wymaga żadnej odpowiedzi, ponieważ początkowo nie zawiera żadnych próśb, próśb ani propozycji. W rzeczywistości zawiera tylko te informacje, które były wymagane przez drugą stronę.

Jednocześnie jest to odpowiedź, która może stać się punktem wyjścia do zawarcia korzystnej umowy lub transakcji, a także prostym i niedrogim sposobem rozwiązania wszelkich problemów i trudności w relacjach między partnerami.