Muster bestellen. Musterbestellung des Head-Response-Briefmusters

Antwortschreiben gehören zu den Arten von Geschäftsdokumenten. Seine Zusammenstellung ist auf die Notwendigkeit zurückzuführen, auf das zuvor erhaltene Initiativschreiben eine Antwort zu geben. Es gibt zwei Arten von Antworten: positiv und negativ. Ein Brief, der eine negative Antwort enthält, wird manchmal als Ablehnungsbrief bezeichnet.

In der Regel ist ein Antwortschreiben analog zu einem Initiativschreiben verfasst, d. h. es werden der gleiche Wortschatz und ähnliche Redewendungen verwendet. Diese Regel gilt natürlich nur, wenn der Quellcode entsprechend den Anforderungen der Geschäftskorrespondenz korrekt kompiliert wurde. In den meisten Fällen wird bei der Erstellung dieser Art von Briefen der Briefkopf der verfassenden Organisation verwendet.

Abfassung

Die am häufigsten verwendeten Formulierungen im Antwortschreiben lauten „Vielen Dank für Ihr interessantes Angebot“, „Wir bestätigen unsere Bereitschaft für…“, „Wir erklären unser Einverständnis für…“ oder „Leider sind wir derzeit nicht bereit für…“.

In der Registrierungsnummer der Antwort müssen Datum und Nummer des Initiativschreibens angegeben werden. Diese Anforderung ist notwendig, da Sie so die eingehende und ausgehende Geschäftskorrespondenz optimieren können. Es wird nicht empfohlen, diese Informationen direkt in den Brieftext aufzunehmen. Ein Verstoß gegen die Regeln für die Erstellung eines Antwortschreibens ist der Satz mit folgendem Inhalt: „Als Antwort auf Ihr Schreiben die Nummer ... von ... wir informieren Sie ...“.

Wenn Sie ein Ablehnungsschreiben schreiben, müssen Sie den Grund dafür angeben. Eine unangemessene Ablehnung ist Ausdruck von Respektlosigkeit gegenüber dem Empfänger. Daher sollte ein solcher Brief mit der Formulierung „Im Zusammenhang mit ...“ beginnen. Liegen dem Verfasser des Ablehnungsschreibens Informationen darüber vor, wer, wann, in welchem ​​Fall und unter welchen Voraussetzungen positiv auf das ursprüngliche Schreiben mit einer Bitte oder Bitte reagiert werden kann, empfiehlt es sich, diese Informationen in der Ablehnung anzugeben.

Am Ende des Ablehnungsschreibens steht die Unterschrift des Absenders. In den meisten Fällen wird der Brief vom Leiter oder einer anderen bevollmächtigten Person unterzeichnet. Es wäre nicht überflüssig, auch die Kontaktdaten des Erstellers anzugeben, damit der Empfänger bei Bedarf Kontakt zu dieser Person aufnehmen und zusätzliche Informationen einholen kann.

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In der Geschäftskorrespondenz hat jedes Dokument seine eigene Bedeutung und kann auf die eine oder andere Weise die Beziehung zwischen Partnern beeinflussen. Unter der Vielzahl unterschiedlicher Arten solcher Dokumente nimmt ein Antwortbrief einen besonderen Platz ein.

Klassifizierung von Geschäftspapieren

In den Beziehungen zwischen den Parteien werden die meisten Probleme schriftlich gelöst. Und wie Sie wissen, sind mündliche Vereinbarungen laut Gesetz nicht gültig. Daher muss jedes Unternehmen Geschäftskorrespondenz führen. Es ist ein allgemein anerkanntes Mittel zum Informationsaustausch als Ergebnis offizieller Kontakte zwischen verschiedenen Organisationen und Unternehmen.

Alle Geschäftsbriefe fallen in zwei Kategorien:

1. Diejenigen, die eine obligatorische Antwort erfordern.
2. Diejenigen, die eine solche Reaktion nicht brauchen.

Das Antwortschreiben gehört zur zweiten Kategorie. Es zählt neben einem Anfrage-, Informations-, Warn-, Angebots-, Erinnerungs- oder Präsentationsschreiben zu den kaufmännischen Dokumentenarten. Solche Papiere werden in der Regel zum Zeitpunkt des Abschlusses und der weiteren Unterstützung verschiedener Verträge und anderer Vereinbarungen zwischen den Parteien verwendet. Im Antwortschreiben wird im Gegensatz zu den anderen nichts verlangt und nichts angeboten. Es enthält nur Informationen, die zuvor von der anderen Partei angefordert wurden.

Bewerbungsbestätigung

Das Antwortschreiben wird in verschiedenen Fällen erstellt. Dies kann eine Antwort auf eine bestimmte Beschwerde, einen Anspruch oder eine Anfrage sein. Und es kann sowohl positiv als auch negativ sein. Im zweiten Fall handelt es sich bei dem Dokument bereits um eine Art Ablehnungsschreiben. Es muss jedoch eine detaillierte Erläuterung der Gründe erfolgen, die zu einer solchen Entscheidung geführt haben. Stellen Sie sich beispielsweise den Fall vor, dass ein Unternehmen einen formellen schriftlichen Auftrag zur Herstellung eines bestimmten Produkttyps für einen bestimmten Zeitraum erhalten hat. Wenn eine solche Zusammenarbeit für das Unternehmen wünschenswert ist, muss umgehend reagiert werden. Die Antwort ist zufällig. Es kann mit den Worten beginnen: „Lass es uns tun“ oder „Lass es uns tun.“ Als Laufzeit ist es besser, das Versanddatum anzugeben und dabei die Zeit zu berücksichtigen, die für die Produktion der Ware und deren Übergabe an das Lager erforderlich ist. Darüber hinaus ist es notwendig, die Zahlungsbedingungen festzulegen, da der Kunde mit mehreren Stufen rechnen kann. Anschließend müssen Sie nur noch den Gesamtbetrag berechnen und Ihre Daten angeben, an die der Kunde Geld überweisen wird. Ein solches Dokument wird in der Regel vom Direktor und dem Hauptbuchhalter unterzeichnet und ganz am Ende werden die Koordinaten des direkten Testamentsvollstreckers angegeben.

Korrespondenz mit Einzelpersonen

Einige Unternehmen haben aufgrund ihrer Tätigkeit direkten Kontakt zu Einzelpersonen. Dies kann ein Dienstleistungsunternehmen oder ein Konsumgüterunternehmen sein. Von den Bürgern können Informationen ganz unterschiedlicher Art, sowohl positiver als auch negativer Art, an die Adresse eines solchen Unternehmens gelangen. Dennoch bedarf es einer angemessenen Reaktion und einer verbindlichen Reaktion. In solchen Fällen sollte man sich nicht auf ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat beschränken. Dem Bürger sind zu allen ihn interessierenden Fragen umfassende Erläuterungen zu geben. Dies sollte eine ausführliche Antwort auf den Brief sein.

Ein Muster eines solchen Dokuments muss bestimmte Anforderungen erfüllen:

1. Für jegliche Geschäftskorrespondenz verwenden Sie am besten den offiziellen Briefkopf.
2. Es ist notwendig, die Besonderheiten bei der Erstellung solcher Dokumente zu berücksichtigen. Die Hauptsache ist, dass sie nach der bekannten Parallelitätsregel verfasst sein müssen, das heißt, sie müssen denselben Wortschatz und dieselben Sprachausdrücke enthalten, die vom initiierenden Autor verwendet wurden. Dadurch wird ein maximales gegenseitiges Verständnis erreicht.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Link zum Anforderungsschreiben erstellen und dessen Nummer und Datum angeben.
4. Beginnen Sie den Text besser mit dem Satz: „An Ihre Briefnummer …“, „Als Antwort auf Ihre Anfrage …“ oder „Wir informieren Sie …“.

Streng offiziell

Wenn Sie auf ein offizielles Schreiben antworten müssen, müssen Sie es richtig machen. Es muss daran erinnert werden, dass ein solcher Appell auf jeden Fall höflich und korrekt sein muss. Vergessen Sie auch nicht die Alphabetisierung. Es ist lächerlich, offensichtliche Fehler in den Informationen einer seriösen Organisation zu sehen.

Von Anfang an wird die Adresse in der oberen rechten Ecke gedruckt. Es handelt sich um eine exakte Kopie dessen, was auf dem Umschlag angegeben ist. Die Antwort erfolgt immer auf irgendeine Art von Anfrage, daher müssen im Anmeldestempel oben links dessen erste Angaben (Nummer und Datum der Abreise) vermerkt werden. Dann folgt ein kurzer Appell an den Adressaten (Sie können einfach den Nachnamen ohne Initialen angeben). Der Text sollte detaillierte Erläuterungen zum interessierenden Problem enthalten. Als Argumente sollten nur verifizierte Daten verwendet werden. Auf keinen Fall sollten Sie sich auf Gerüchte und Spekulationen verlassen. Bei Bedarf können Sie Auszüge aus normativen Rechtsakten mit Angabe der entsprechenden Artikel verwenden. Der Geschäftsführer des Unternehmens unterschreibt ein solches Dokument, und etwas darunter wird ein Vermerk mit den Daten des Nachnamens und der Telefonnummer des verantwortlichen Testamentsvollstreckers angebracht.

Anordnung- Hierbei handelt es sich um einen Rechtsakt, der vom Leiter eines (privaten oder öffentlichen) Unternehmens erlassen wird, um hauptsächlich betriebliche Probleme und Probleme im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Unternehmens zu lösen, insbesondere die Ausführung bestimmter Aufträge, verschiedener Anweisungen, Dokumente sowie die Übermittlung der vom Arbeitgeber getroffenen Entscheidung an die Mitarbeiter einzelner Abteilungen.

Ein solches Gesetz wird zu einem bestimmten, eng gefassten Thema erlassen und darf in keiner Weise im Widerspruch zur aktuellen Verfassung und Gesetzgebung oder den Dekreten des Präsidenten des Landes stehen.

Die Anordnung impliziert keine bedingungslose Ausführung/Gehorsam, sondern ist lediglich ein Hinweis für die Mitarbeiter auf die am besten geeignete Vorgehensweise. Das heißt, im Gegensatz zu Befehlen, die völligen Gehorsam erfordern, bedeutet dies nur Zustimmung.

Um Fehlinterpretationen zu vermeiden, haben Anweisungen in den meisten inländischen Unternehmen die gleiche Macht wie Anweisungen: Sie müssen befolgt und strikt befolgt werden.
Wie könnte die Reihenfolge lauten?

Die folgende Auftragsarten:

Schriftlich (setzt eine in der vorgeschriebenen Schriftform eingereichte Handlung voraus).

Ein schriftlicher Auftrag kann nicht einer Person, sondern einer Gruppe von Mitarbeitern vorgelegt werden. Im letzteren Fall wird es auch Zirkular genannt.
normativ (stellt Aufgaben für die Anwendung einer bestimmten Form und Methode zur Erzielung von Ergebnissen);

Individuell (beinhaltet Aufgaben zur Umsetzung einer bestimmten Einzelmaßnahme, die unter Vorlage eines entsprechenden Berichts an den Unternehmensleiter unbedingt termingerecht erledigt werden müssen).

Regeln für die Erteilung einer Bestellung

Jede Bestellung muss mit dem Schreiben eines Titels beginnen, der den kurzen Kern des gesamten Dokuments widerspiegeln und die Frage „Was ist mit?“ beantworten sollte. und enthalten ein Substantiv in verbaler Form (z. B. „auf Abgrenzung“, „Erfüllung“ usw.).

angeben;

Administrativ.

Zum ersten werden hier kurz der Zweck und die Gründe für die Veröffentlichung der Anordnung dargelegt und Links zu bestimmten Dokumentationen bereitgestellt. Hier können Sie auch Auszüge aus dem Wortlaut des Beschlusses der Landesverwaltungsorgane einstellen.

In den meisten Fällen beginnt der Feststellungsteil mit den Worten „gemäß …“, „gemäß …“, „gemäß …“, „zu dem Zweck …“ und endet mit „Ich bestelle:“.

Der administrative Teil kann in einzelne Absätze/Unterabsätze (gekennzeichnet durch arabische Ziffern) unterteilt werden. Jeder von ihnen sollte eine einzelne Anweisung zu einem Problem oder Problem enthalten. Die Fristen für die Ausführung (falls erforderlich) sind hier angegeben.

Wenn der Leiter beschließt, einer Person mehrere Aufgaben zu übertragen, sollte er den Namen des Ausführenden im Absatz nur einmal angeben und in den Unterabsätzen alle erforderlichen Anweisungen geben.

Wenn der Auftrag die Bildung einer Kommission/Gruppe vorsieht, wird in der angegebenen Zusammensetzung an erster Stelle der Vorsitzende geschrieben, nach ihm der Stellvertreter und dann die übrigen Mitglieder (ihre Namen werden unabhängig von ihrer Position in alphabetischer Reihenfolge geschrieben).

Wenn die Bestellung eine zuvor veröffentlichte Dokumentation ändert / ergänzt / storniert, muss der Text einen entsprechenden Absatz enthalten (mit den Formulierungen „ungültig anerkennen“, „hinzufügen ...“, „Änderungen vornehmen an ...“, Festlegung des Datums der Annahme, Nummer, Name der stornierten Dokumente).

Darüber hinaus umfasst der administrative Teil in der Regel Daten über die Person, die die Kontrolle über die Ausführung des Auftrags ausüben soll. Es kann zum Beispiel sein: „Ich behalte mir die Kontrolle über die Ausführung des Auftrags vor“ (wenn der Manager selbst plant, die Ausführung des Auftrags zu überprüfen).

Sofern gesonderte Aufgaben zur Erläuterung oder Ergänzung des Auftragstextes vorliegen, werden diese in einem gesonderten Anhang aufgeführt (im Haupttext sollte ein Link dazu vorhanden sein). Gleichzeitig werden auf der ersten Seite des Antrags oben rechts das Datum und die Nummer der entsprechenden Bestellung angegeben.

Die Anordnung wird vom Direktor des Unternehmens, seinem Stellvertreter (sofern er über solche Befugnisse verfügt), unterzeichnet. In diesem Fall muss die Unterschrift die Position der Person, die Unterschrift selbst und ihre Niederschrift (Nachname und Initialen) enthalten.

Bestellungen müssen innerhalb des Kalenderjahres Seriennummern haben.

Aufbewahrungsbedingungen für Bestellungen:

- für die Tätigkeit von Unternehmen als Ganzes – von 10 Jahren bis zur Liquidation des Unternehmens (falls das Unternehmen eine Erwerbsquelle des Staatsarchivs ist – dauerhaft);

Das Antwortschreiben ist in freier Form verfasst und hat viele Gemeinsamkeiten mit dem Zertifikat. Die Seite bietet die Möglichkeit, ein Beispiel des besprochenen Artikels kostenlos herunterzuladen.

Eine schriftliche Anfrage erfordert eine motivierte ausführliche Antwort des Adressaten. Ein Antwortschreiben ist das notwendige Dokument, das in solchen Fällen verfasst werden sollte. Die Nachricht ist in freier Form und hat viel mit Hilfe gemeinsam. Das Informationsblatt enthält einen begrenzten narrativen Rahmen und sollte nur die in der Anforderung gestellte Frage beantworten. Es ist selbst für eine unerfahrene Person einfach, einen Antwortbrief zu schreiben, wenn ein Computer und ein Drucker zur Hand sind. Die Seite dieser Ressource bietet die Möglichkeit, ein Beispiel des besprochenen Artikels kostenlos herunterzuladen und im Leben anzuwenden.

Betrachten Sie die Hauptmerkmale des Konzepts einer Briefantwort. Die Bedeutung der Antwort liegt in der geschäftlichen Kommunikation der Gegenparteien. Eine hervorragende Möglichkeit, Probleme außergerichtlich zu lösen, ermöglicht es Ihnen, den Teilnehmern an Rechtsbeziehungen viel Geld und Zeit zu sparen. Die Legitimität der Kommunikation liegt in einem Papierträger mit Informationen, der nach allen Regeln der Büroarbeit erstellt wurde und über ein echtes Führungsvisum verfügt. E-Mails sind keine verlässliche Beweismöglichkeit vor Gericht.

Obligatorische Elemente, aus denen ein Antwortschreiben besteht

:

• Adresse und Name der Institution, an die das Antwortschreiben gesendet wird;
• Eigene Daten des Autors, Kontaktnummern;
• Nummer, Datum und Titel der Geschichte;
• Eine kurze Zusammenfassung der Anfrage, auf die das Antwortschreiben verfasst wird;
• Klare und konkrete Antworten auf Fragen. Es besteht keine Notwendigkeit, zu viel zu schreiben;
• Ein respektvoller Umgangston ist willkommen, aber auch Strenge ist wichtig;
• Fixierung des Testamentsvollstreckers, Unterschrift und Entschlüsselung des Leiters, Siegel der Institution.

Das Antwortschreiben überbringen Sie dem Adressaten am besten persönlich. Stattdessen müssen Sie auf dem zweiten Exemplar einen Empfangsvermerk erhalten. Wenn es nicht möglich ist, ein Antwortschreiben persönlich zu versenden, müssen Sie den Postdienst nutzen, indem Sie ein Dokument mit einer Benachrichtigung und einer Beschreibung des Anhangs senden. Das vorhandene Muster und eine Reihe weiterer Formulare und Beispiele auf der Website helfen Ihnen dabei, selbst den richtigen Appell zu erstellen. Die meisten Vorlagen liegen im einfachsten Format vor und können problemlos in Microsoft Word bearbeitet werden. Gerne genutzt.

(es ist auch eine Briefantwort) ist die Standardnorm der Geschäftsethik. In der Regel werden Anfragen entweder von potenziellen Partnern des Unternehmens mit der Bitte gestellt, Auskunft über die Aktivitäten des Unternehmens, Waren, Dienstleistungen, Preise und Rabatte zu geben, oder von bestehenden Gegenparteien, beispielsweise um Informationen über den Zeitpunkt der Lieferung, Zahlung, Weiterleitung oder Korrektur von Dokumenten usw. zu erhalten.

DATEIEN

Die Antwort auf die Anfrage hat offiziellen Charakter und ist Teil des Geschäftsdokumentenflusses des Unternehmens.

Allgemeine Regeln zum Schreiben einer Antwort

Zunächst ist zu bedenken, dass die Antwort genau von dem Mitarbeiter des Unternehmens verfasst werden sollte, in dessen Namen der ursprüngliche Brief verfasst wurde. Ausnahmen sind nur in den Fällen möglich, in denen dieser Mitarbeiter aus irgendeinem Grund abwesend ist (Krankheit, Dienstreise, Entlassung) – dann kann die Antwort von demjenigen verfasst werden, der den abwesenden Mitarbeiter gerade vertritt.

Die Sprache und Aufmachung der Nachricht sollte dem Anforderungsschreiben entsprechen. Mit anderen Worten: Es ist wünschenswert, im Text dieselbe Anrede zu verwenden, die der Absender der Anfrage verwendet hat, dasselbe Vokabular, dieselbe Terminologie, dieselben Sprachwendungen und dieselbe Reihenfolge der Präsentation, natürlich unter der Voraussetzung, dass sich der Verfasser der Initiativnachricht als kompetente und korrekte Person erwiesen hat.

Es ist notwendig, den Hinweis auf die Nummer und das Datum der eingehenden Nachricht anzugeben, gleichzeitig ist es jedoch unmöglich, die vom Verfasser der Anfrage gemachten Fehler zu wiederholen, und es ist unerwünscht, sie im Antwortschreiben anzugeben (nur wenn dies nicht auf die spezifischen Aktivitäten des Unternehmens zutrifft).

Die Antwort auf die Anfrage kann entweder positiv oder negativ sein.

• Eine positive Antwort sollte so detailliert wie möglich sein,
• und negativ - berechtigt und äußerst richtig.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, wenn ein Antrag abgelehnt wird, den Autor über die Umstände zu informieren, unter denen die Antwort positiv ausfallen kann.

In jedem Fall sollte das Antwortschreiben möglichst höflich verfasst sein. Es ist ratsam, leere Antworten zu vermeiden und auch wenn die erforderlichen Informationen fehlen, müssen Sie eine Antwort verfassen zurückhaltend, höflich und respektvoll in Bezug auf den Autor der Anfrage. Unhöflichkeit ist ebenso wie wissentlich falsche Informationen völlig inakzeptabel.

So schreiben Sie eine Antwort auf eine Anfrage

Die Form, in der eine Antwort auf ein Anfrageschreiben eingereicht und ausgeführt wird, kann in den Beziehungen zwischen Organisationen eine entscheidende Rolle spielen. Deshalb sollte bei der Zusammenstellung unter Einhaltung bestimmter Regeln sehr sorgfältig vorgegangen werden.

Bevor Sie ein Antwortschreiben verfassen, sollten Sie zunächst den Absender auf bequeme Weise über den Eingang der Anfrage informieren. Wenn Sie dann über alle erforderlichen Informationen verfügen, können Sie mit der Antwort fortfahren. Je früher eine Antwortnachricht verfasst wird, desto besser. Wenn die angeforderten Informationen jedoch im Moment nicht verfügbar sind, ist es besser, mit dem Brief zu warten.

Der Aufbau der Antwort ist im Büroalltag durchaus üblich.

1. Oben in der Nachricht (rechts oder links) müssen Sie den Namen des sendenden Unternehmens (mit Adresse und Telefonnummer) sowie den konkreten Mitarbeiter, in dessen Namen die Antwort erfolgt, angeben.
2. Darüber hinaus werden auf die gleiche Weise Informationen über den Empfänger eingegeben.
3. Danach wird die Antwort selbst geschrieben. Sie muss dem Kern der Anfrage vollständig entsprechen, und wenn der Antragsteller in seinem Brief mehrere Fragen gleichzeitig gestellt hat, die in einzelne Absätze unterteilt sind, muss die Antwort in genau demselben Format verfasst sein. Wenn der Antwort zusätzliche Informationen beigefügt sind, müssen diese im Text des Schreibens aufgeführt und gesondert vermerkt werden.
4. Ebenso können, sofern die Umstände dies erfordern, in die Antwort Hinweise auf bestimmte Gesetze, Verordnungen und Rechtsakte aufgenommen werden.

So schreiben Sie einen Antwortbrief

Die Antwort kann geschrieben werden

• B. in handschriftlicher Form (meistens tun sie dies, wenn die Anfrage selbst in einem ähnlichen Format vorliegt),
• und im Druck (diese Methode spart erheblich Zeit).

Es kann auf einem einfachen Blatt im A4-Format oder auf dem Briefkopf der Organisation erstellt werden – die zweite Option ermöglicht es Ihnen, die Details des Unternehmens nicht manuell einzutragen, und es sieht viel solider aus. Die Antwort muss sein eine Signatur enthalten ein Mitarbeiter, der die Organisation unter Angabe seiner Position vertritt. Es ist nicht notwendig, ein Siegel anzubringen, weil. Seit 2016 ist die gesetzliche Vorschrift zur Verwendung von Stempeln und Siegeln durch juristische Personen ungültig.

Eine Antwort zusammenstellen in einer einzigen Kopie, vor dem Versand muss es nummeriert (entsprechend dem internen Dokumentenfluss des Unternehmens) sowie das Datum angegeben werden.

Informationen zum Brief müssen in das Protokoll der ausgehenden Dokumentation eingetragen werden – falls die Antwort auf die Anfrage verloren geht oder es zu Meinungsverschiedenheiten mit der Gegenpartei kommt, können Sie die Situation schnell klären.

So versenden Sie einen Brief

Die Antwort kann auf verschiedene Arten gesendet werden. E-Mail oder Fax ermöglichen eine erhebliche Zeitersparnis. Wenn der Brief jedoch besonders wertvolle Informationen oder Originaldokumente enthält und der Absender an einem garantierten Erhalt der Nachricht interessiert ist, sollten Sie die Dienste der Russischen Post in Anspruch nehmen und eine Antwort senden per Einschreiben mit Empfangsbestätigung.

Ob auf eine Antwort auf den Antwortbrief gewartet werden soll

Fast alle Geschäftsbriefe erfordern eine Antwort, es gibt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel.

Das Antwortschreiben bedarf keiner Antwort, da es zunächst keine Wünsche, Bitten und Vorschläge enthält. Tatsächlich enthält es nur die Informationen, die von der zweiten Partei benötigt wurden.

Gleichzeitig kann das Antwortschreiben zum Ausgangspunkt für den Abschluss eines gewinnbringenden Vertrags oder Geschäfts sowie zu einer einfachen und kostengünstigen Möglichkeit werden, etwaige Probleme und Schwierigkeiten in den Beziehungen zwischen Partnern zu lösen.